Các ứng dụng Odoo tốt nhất cho ngành dược phẩm

Ngành dược phẩm vận hành trong một môi trường có yêu cầu cao về chất lượng, khả năng truy xuất và tính chính xác của dữ liệu. Từ khâu mua nguyên liệu, sản xuất, kiểm nghiệm, bảo quản đến phân phối sản phẩm ra thị trường, mỗi hoạt động đều cần được ghi nhận đầy đủ và liên kết với đúng sản phẩm, số lô, hạn sử dụng và chứng từ liên quan.

Nhu cầu xây dựng hệ thống quản trị tích hợp cũng trở nên cấp thiết hơn khi hoạt động kinh doanh dược qua phương thức E-Commerce đã được đưa vào khung pháp lý. Luật số 44/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, quy định rõ hơn về phạm vi, quyền và trách nhiệm của cơ sở kinh doanh dược khi bán hàng qua sàn E-Commerce, ứng dụng bán hàng hoặc website có chức năng đặt hàng trực tuyến.

Trong bối cảnh đó, Odoo có thể đóng vai trò là nền tảng quản trị trung tâm, giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu từ mua hàng, kho, sản xuất, kiểm soát chất lượng, bán hàng đến tài chính trên cùng một hệ thống.

Vì sao ngành dược cần một hệ thống ERP tích hợp?

Nhiều doanh nghiệp dược vẫn đang quản lý từng bộ phận trên các phần mềm hoặc file Excel riêng biệt. Bộ phận mua hàng theo dõi nhà cung cấp trên một hệ thống, kho quản lý lô và hạn sử dụng trên một file khác, trong khi bộ phận kinh doanh và kế toán tiếp tục sử dụng những nguồn dữ liệu riêng.

Mô hình quản lý phân tán này có thể dẫn đến nhiều vấn đề:

• Số liệu tồn kho giữa kho, kinh doanh và kế toán không đồng nhất.
• Khó xác định một lô sản phẩm đã được bán cho những khách hàng nào.
• Hàng sắp hết hạn không được phát hiện và xử lý kịp thời.
• Việc thu hồi sản phẩm mất nhiều thời gian do phải đối chiếu dữ liệu thủ công.
• Hồ sơ kiểm nghiệm, chứng nhận và tài liệu sản phẩm nằm rải rác.
• Báo cáo quản trị phụ thuộc vào nhiều thao tác tổng hợp Excel.
• Người dùng có thể truy cập hoặc chỉnh sửa dữ liệu ngoài phạm vi trách nhiệm.

Một hệ thống ERP tích hợp giúp doanh nghiệp xây dựng luồng dữ liệu xuyên suốt. Khi một lô nguyên liệu được nhập kho, thông tin của lô có thể tiếp tục được sử dụng trong kiểm tra chất lượng, sản xuất, nhập kho thành phẩm, giao hàng và hạch toán kế toán mà không cần nhập lại nhiều lần.

Odoo Inventory: quản lý lô, hạn sử dụng và tồn kho

Inventory là một trong những ứng dụng quan trọng nhất đối với doanh nghiệp dược phẩm. Odoo Inventory hoạt động đồng thời như một ứng dụng quản lý tồn kho và một hệ thống quản lý kho, hỗ trợ theo dõi sản phẩm theo lô hoặc số serial.

Những chức năng quan trọng

Doanh nghiệp có thể sử dụng Odoo Inventory để:

• Quản lý nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm và thành phẩm theo số lô.
• Ghi nhận ngày sản xuất, ngày hết hạn, ngày loại bỏ và ngày cảnh báo.
• Quản lý nhiều kho, nhiều khu vực và nhiều vị trí lưu trữ.
• Theo dõi lịch sử nhập, xuất và điều chuyển của từng lô.
• Kiểm kê tồn kho theo sản phẩm, vị trí hoặc hạn sử dụng.
• Phân tích số lượng và giá trị tồn kho theo từng sản phẩm.
• Thiết lập cảnh báo cho hàng sắp hết hạn.
• Liên kết lô hàng đầu vào với lô thành phẩm đầu ra.

Trong Odoo, thông tin hạn sử dụng chỉ được thiết lập cho những sản phẩm được theo dõi theo lô hoặc số serial. Doanh nghiệp có thể xem và nhóm các sản phẩm theo ngày hết hạn để hỗ trợ kế hoạch sử dụng, điều chuyển hoặc xử lý tồn kho.

Áp dụng nguyên tắc FEFO

Đối với dược phẩm và các sản phẩm chăm sóc sức khỏe, xuất kho theo FIFO chưa phải lúc nào cũng phù hợp. Doanh nghiệp thường cần ưu tiên lô có hạn sử dụng gần nhất, hay còn gọi là nguyên tắc FEFO – First Expired, First Out.

Odoo hỗ trợ chiến lược xuất kho FEFO. Khi tạo lệnh giao hàng, hệ thống có thể ưu tiên giữ chỗ cho các lô có ngày hết hạn gần nhất. Nếu một lô không đủ số lượng, hệ thống tiếp tục lấy hàng từ lô có hạn sử dụng gần kế tiếp.

Tuy nhiên, chiến lược FEFO chỉ hoạt động hiệu quả khi doanh nghiệp khai báo đầy đủ số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu trữ và quy tắc xuất kho.

Odoo Barcode: tăng độ chính xác khi nhập xuất kho

Việc nhập mã sản phẩm, số lô và số lượng bằng tay dễ tạo ra sai sót, đặc biệt tại những kho có hàng nghìn SKU hoặc phát sinh nhiều giao dịch mỗi ngày.

Odoo Barcode cho phép doanh nghiệp gắn mã vạch cho sản phẩm, bao bì, lô hoặc số serial và sử dụng thao tác quét để ghi nhận các chuyển động tồn kho.

Odoo Barcode có thể hỗ trợ

• Quét sản phẩm khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
• Quét số lô khi nhập kho hoặc xuất kho.
• Kiểm tra đúng sản phẩm và đúng số lượng trước khi giao.
• Điều chuyển hàng giữa các vị trí lưu trữ.
• Kiểm kê kho bằng thiết bị cầm tay.
• In nhãn sản phẩm, nhãn lô và mã vạch.
• Hạn chế nhập sai số lô hoặc nhầm sản phẩm.
• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng tại kho.

Đối với doanh nghiệp dược, triển khai Barcode không chỉ là mua thêm máy quét. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa đồng thời mã SKU, đơn vị tính, quy cách đóng gói, cấu trúc số lô và quy tắc in nhãn.

Ví dụ, cùng một loại thuốc có thể tồn tại dưới nhiều đơn vị như hộp, vỉ và viên. Hệ thống cần xác định rõ đơn vị mua hàng, đơn vị lưu kho, đơn vị bán và hệ số quy đổi để tránh sai lệch tồn kho.

Odoo Manufacturing: quản lý sản xuất theo công thức và lô

Đối với doanh nghiệp sản xuất dược phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, mỹ phẩm hoặc sản phẩm chăm sóc cá nhân, Odoo Manufacturing có thể được sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi quá trình sản xuất.

Odoo Manufacturing hỗ trợ lập kế hoạch, lên lịch và xử lý lệnh sản xuất. Người dùng có thể theo dõi công đoạn, trung tâm làm việc, nguyên liệu sử dụng và kết quả sản xuất trên cùng một hệ thống.

Các nghiệp vụ có thể quản lý

• Định mức nguyên vật liệu hoặc Bill of Materials.
• Công thức và phiên bản công thức.
• Lệnh sản xuất theo kế hoạch.
• Công đoạn và trung tâm làm việc.
• Nguyên liệu thực tế đã sử dụng.
• Bán thành phẩm, thành phẩm và phụ phẩm.
• Hao hụt và phế phẩm.
• Thời gian sản xuất thực tế.
• Chi phí sản xuất theo lệnh hoặc sản phẩm.
• Lô nguyên liệu đầu vào và lô thành phẩm đầu ra.

Một lệnh sản xuất có thể ghi nhận các lô nguyên liệu đã được sử dụng và số lô thành phẩm được tạo ra. Điều này giúp doanh nghiệp thiết lập khả năng truy xuất hai chiều.

Khi phát hiện vấn đề với một lô nguyên liệu, doanh nghiệp có thể xác định các lô thành phẩm liên quan. Ngược lại, khi một lô thành phẩm cần được kiểm tra hoặc thu hồi, doanh nghiệp có thể truy ngược về nguồn nguyên liệu và nhà cung cấp.

Với ngành dược, chức năng Manufacturing thường cần được cấu hình hoặc tùy chỉnh thêm để quản lý phiên bản công thức, tỷ lệ hao hụt, thông số công đoạn, điều kiện sản xuất và quy trình phê duyệt.

Odoo Quality: kiểm soát chất lượng trong toàn bộ quy trình

Kiểm soát chất lượng không nên được thực hiện tách biệt hoàn toàn khỏi mua hàng, kho và sản xuất. Khi dữ liệu chất lượng nằm trên một hệ thống riêng, doanh nghiệp khó liên kết kết quả kiểm tra với đúng lô nguyên liệu hoặc thành phẩm.

Odoo Quality hỗ trợ quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất và các hoạt động dịch chuyển tồn kho. Doanh nghiệp có thể thiết lập điểm kiểm soát chất lượng tại bước nhận hàng, trong từng công đoạn sản xuất hoặc trước khi nhập kho thành phẩm.

Các loại kiểm tra có thể thiết lập

• Xác nhận đạt hoặc không đạt.
• Nhập kết quả đo lường.
• Hiển thị hướng dẫn kiểm tra.
• Chụp ảnh làm bằng chứng.
• Ghi nhận ghi chú và kết quả.
• Tạo cảnh báo chất lượng khi phát hiện lỗi.
• Yêu cầu phê duyệt trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Quality check có thể được thực hiện cho một sản phẩm hoặc nhiều sản phẩm trong cùng một nghiệp vụ kho hay lệnh sản xuất. Khi phát hiện sản phẩm lỗi hoặc vấn đề chất lượng, người dùng có thể tạo quality alert để chuyển thông tin đến nhóm phụ trách.

>>> Xem thêm: AM PM Pharmacy: Xây dựng nền tảng vận hành chuỗi dược phẩm Data-Centric với Odoo

Ví dụ áp dụng trong ngành dược

Khi nhập một lô nguyên liệu, hệ thống có thể tự động yêu cầu kiểm tra:

• Tình trạng bao bì.
• Tên và mã nguyên liệu.
• Số lô.
• Hạn sử dụng.
• Nhà sản xuất và xuất xứ.
• Chứng nhận phân tích.
• Nhiệt độ hoặc điều kiện vận chuyển.
• Các chỉ tiêu kỹ thuật cần thiết.

Lô hàng chỉ được chuyển sang khu vực có thể sử dụng sau khi hoàn thành các bước kiểm tra và phê duyệt.

Odoo Quality hỗ trợ số hóa quy trình, nhưng doanh nghiệp vẫn phải tự xây dựng tiêu chuẩn, giới hạn chấp nhận, trách nhiệm phê duyệt và cách xử lý khi kết quả không đạt.

Odoo PLM và Maintenance: quản lý thay đổi và thiết bị

Odoo PLM

Trong môi trường sản xuất, công thức, định mức, quy trình đóng gói hoặc hướng dẫn thao tác có thể thay đổi theo thời gian.

Nếu doanh nghiệp ghi đè trực tiếp lên dữ liệu cũ, việc xác định phiên bản nào đã được sử dụng cho từng lô sản xuất sẽ trở nên khó khăn.

Odoo PLM sử dụng Engineering Change Order để quản lý thay đổi sản phẩm và lưu trữ các phiên bản Bill of Materials. Mỗi phiên bản có thể được kiểm thử và phê duyệt trước khi áp dụng vào hoạt động sản xuất chính thức.

Doanh nghiệp có thể sử dụng PLM để quản lý:

• Thay đổi công thức hoặc định mức.
• Thay đổi nhà cung cấp nguyên liệu.
• Thay đổi quy cách đóng gói.
• Thay đổi hướng dẫn sản xuất.
• Phê duyệt phiên bản mới.
• Lưu lại lịch sử thay đổi.
• Xác định người đề xuất và người phê duyệt.

Odoo Maintenance

Ứng dụng Maintenance có thể được sử dụng để theo dõi tình trạng máy sản xuất, máy đóng gói, thiết bị kho, máy in nhãn và các trung tâm làm việc.

Doanh nghiệp có thể lập kế hoạch bảo trì định kỳ, ghi nhận sự cố và theo dõi tiến độ xử lý. Khi Maintenance được kết nối với Manufacturing, người vận hành có thể tạo yêu cầu bảo trì ngay trong quá trình xử lý lệnh sản xuất.

Một số chỉ số có thể theo dõi gồm:

• Số lần thiết bị gặp sự cố.
• Thời gian ngừng máy.
• Chi phí bảo trì.
• Thời gian giữa hai lần hỏng.
• Lịch bảo trì tiếp theo.
• Thiết bị ảnh hưởng nhiều nhất đến sản xuất.

Odoo Purchase: kiểm soát nguồn cung và nhà cung cấp

Doanh nghiệp dược thường cần quản lý nhiều thông tin hơn một đơn đặt hàng thông thường.

Ngoài giá và thời gian giao hàng, bộ phận mua hàng có thể cần theo dõi nhà sản xuất thực tế, xuất xứ, chứng nhận, thời hạn hồ sơ, điều kiện bảo quản và lịch sử chất lượng của từng nhà cung cấp.

Odoo Purchase có thể kết nối yêu cầu mua hàng, báo giá nhà cung cấp, đơn mua, nhận hàng, hóa đơn và thanh toán trong cùng một luồng dữ liệu.

Các trường thông tin nên quản lý

• Nhà sản xuất thực tế.
• Nước xuất xứ.
• Mã nguyên liệu nội bộ.
• Tiêu chuẩn chất lượng.
• Đơn vị tính và quy cách đóng gói.
• Tài liệu hoặc chứng nhận bắt buộc.
• Thời hạn hiệu lực của chứng nhận.
• Thời gian cung ứng.
• Số lượng đặt hàng tối thiểu.
• Điều kiện bảo quản và vận chuyển.
• Kết quả đánh giá nhà cung cấp.
• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
• Tỷ lệ lô hàng đạt kiểm tra chất lượng.

Khi Purchase được kết nối với Inventory và Quality, doanh nghiệp có thể đối chiếu đơn mua, lô hàng thực nhận, kết quả kiểm tra và hóa đơn nhà cung cấp mà không cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều file khác nhau.

Odoo Sales và CRM: quản lý hệ thống phân phối

Doanh nghiệp dược có thể bán hàng thông qua nhà phân phối, bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc, chuỗi bán lẻ hoặc khách hàng doanh nghiệp.

Odoo CRM giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng tiềm năng, cơ hội bán hàng, hoạt động chăm sóc và dự báo doanh thu.

Odoo Sales tiếp tục quản lý quá trình từ báo giá, xác nhận đơn hàng, giao hàng đến lập hóa đơn.

Những cấu hình hữu ích

• Bảng giá theo nhà phân phối hoặc nhóm khách hàng.
• Giá theo hợp đồng.
• Chiết khấu theo sản phẩm, số lượng hoặc chương trình.
• Hạn mức công nợ.
• Điều khoản thanh toán.
• Khu vực và nhân viên phụ trách.
• Phê duyệt đơn hàng vượt mức chiết khấu.
• Lịch sử giao dịch của khách hàng.
• Dự báo doanh thu theo sản phẩm hoặc địa bàn.
• Phân tích doanh thu và lợi nhuận theo kênh bán.

Khi Sales được kết nối với Inventory, hệ thống có thể kiểm tra tồn kho, đề xuất lô xuất theo FEFO và lưu lại lô hàng đã giao cho từng khách hàng.

Dữ liệu này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần xác định phạm vi phân phối của một lô sản phẩm hoặc tổ chức quy trình thu hồi.

Odoo Point of Sale và E-Commerce: quản lý bán lẻ đa kênh

Đối với chuỗi nhà thuốc hoặc doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm chăm sóc sức khỏe, Odoo Point of Sale có thể kết nối dữ liệu bán hàng tại cửa hàng với tồn kho, kế toán và thông tin khách hàng.

Bên cạnh kênh cửa hàng vật lý, doanh nghiệp có thể triển khai mô hình E-Commerce đa kênh, bao gồm:

• Website E-Commerce của doanh nghiệp.
• Gian hàng Shopee.
• Gian hàng TikTok Shop.
• Đơn hàng trực tiếp từ đội ngũ bán hàng.
• Bán hàng tại cửa hàng qua Point of Sale.

Thay vì quản lý riêng biệt từng kênh, Odoo có thể đóng vai trò là hệ thống trung tâm để tổng hợp đơn hàng, cập nhật tồn kho và theo dõi doanh thu.

Tích hợp Odoo với Shopee

Odoo 19 có Shopee Connector chính thức. Connector này hỗ trợ đồng bộ các đơn hàng đã xác nhận từ Shopee sang Odoo, bao gồm tên sản phẩm, mã SKU và số lượng.

Đối với đơn hàng do người bán thực hiện giao hàng, Odoo có thể đồng bộ số lượng khả dụng từ Odoo lên Shopee. Hệ thống cũng hỗ trợ nhiều tài khoản người bán và nhiều gian hàng Shopee. Việt Nam nằm trong danh sách marketplace được Shopee Connector của Odoo hỗ trợ.

Khi đơn hàng Shopee được đưa về Odoo, doanh nghiệp có thể tiếp tục xử lý:

• Kiểm tra và giữ tồn kho.
• Tạo lệnh xuất kho.
• Chọn lô hàng theo FEFO.
• Theo dõi trạng thái giao hàng.
• Ghi nhận doanh thu theo kênh.
• Đối chiếu đơn hàng với dữ liệu kế toán.
• Phân tích doanh số theo gian hàng hoặc sản phẩm.

Đối với đơn hàng FBM – Fulfilled by Merchant, chuyển động tồn kho có thể được tạo tự động trong Odoo dựa trên trạng thái giao hàng của Shopee.

Tuy nhiên, Shopee Connector chủ yếu tập trung vào đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tồn kho. Một số hoạt động như xử lý tranh chấp, hoàn tiền hoặc tải báo cáo doanh thu và phí vẫn cần được thực hiện trên Shopee Seller Centre.

Tích hợp Odoo với TikTok Shop

Odoo 19 cũng có TikTok Shop Connector chính thức và hỗ trợ marketplace Việt Nam.

Connector có thể đồng bộ các đơn hàng TikTok Shop đã xác nhận về Odoo, đồng bộ số lượng sản phẩm khả dụng từ Odoo lên TikTok Shop và kết nối danh mục sản phẩm giữa hai hệ thống.

Một số chức năng được hỗ trợ gồm:

• Đồng bộ đơn hàng TikTok Shop về Odoo.
• Ghi nhận tên sản phẩm, mã tham chiếu và số lượng.
• Đồng bộ tồn kho khả dụng từ Odoo lên TikTok Shop.
• Đưa danh mục TikTok Shop vào Odoo.
• Liên kết sản phẩm có sẵn trong Odoo với Item ID trên TikTok Shop.
• Hỗ trợ nhiều tài khoản người bán.
• Sắp xếp lấy hàng với các đơn vị vận chuyển được hỗ trợ.
• Phân tích doanh thu TikTok Shop trong Odoo.

Theo tài liệu Odoo 19, Việt Nam nằm trong danh sách thị trường được TikTok Shop Connector hỗ trợ.

Tương tự Shopee, connector tập trung vào đồng bộ đơn hàng và tồn kho. Các hoạt động như xử lý tranh chấp, hoàn tiền hoặc tải báo cáo phí hàng tháng vẫn được quản lý trên TikTok Shop Partner Center.

Lợi ích của mô hình quản lý đa kênh

Khi website E-Commerce, Shopee, TikTok Shop, Point of Sale và đội ngũ bán hàng cùng kết nối với Odoo, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý tồn kho tập trung.
• Hạn chế tình trạng bán vượt tồn.
• Giảm thao tác nhập lại đơn hàng.
• Theo dõi doanh thu theo từng kênh.
• Chuẩn hóa quy trình đóng gói và giao hàng.
• Lựa chọn lô xuất theo FEFO.
• Đối chiếu đơn hàng với tồn kho và kế toán.
• Phân tích hiệu quả từng sản phẩm trên từng kênh.
• Quản lý nhiều cửa hàng và nhiều tài khoản người bán.

Lưu ý khi bán sản phẩm dược qua E-Commerce

Khả năng kỹ thuật của hệ thống không đồng nghĩa mọi sản phẩm đều được phép bán trên E-Commerce.

Theo Luật số 44/2024/QH15, cơ sở bán lẻ thuốc qua phương thức E-Commerce chỉ được bán thuốc không kê đơn, đồng thời thuốc đó không được thuộc nhóm phải kiểm soát đặc biệt hoặc danh mục hạn chế bán lẻ. Cơ sở kinh doanh cũng phải đáp ứng các yêu cầu liên quan đến điều kiện kinh doanh dược, công khai thông tin và tư vấn sử dụng thuốc.

Doanh nghiệp cần phân loại rõ:

• Sản phẩm được phép bán trực tuyến.
• Sản phẩm chỉ được giới thiệu nhưng không cho phép đặt hàng.
• Sản phẩm cần tư vấn trước khi xác nhận đơn.
• Sản phẩm bị hạn chế quảng cáo.
• Sản phẩm yêu cầu điều kiện bảo quản hoặc vận chuyển đặc biệt.

Quy trình tích hợp Shopee và TikTok Shop vì vậy cần kết hợp giữa yêu cầu kỹ thuật, chính sách của nền tảng và quy định pháp luật áp dụng cho từng loại sản phẩm.

>>> Xem thêm: Y Tế Việt xây dựng nền tảng quản trị bền vững với Odoo ERP

Odoo Accounting và hóa đơn điện tử

Odoo Accounting kết nối dữ liệu từ đơn bán, đơn mua, tồn kho, chi phí, tài sản và thanh toán để tạo các bút toán liên quan.

Odoo có thể tự động tạo bút toán nền cho những nghiệp vụ như hóa đơn khách hàng, hóa đơn nhà cung cấp, giao dịch Point of Sale, chi phí và định giá tồn kho.

Các chỉ số tài chính nên theo dõi

• Giá vốn theo sản phẩm.
• Giá trị hàng tồn kho.
• Chi phí hàng hết hạn hoặc bị hủy.
• Chi phí sản xuất theo lô.
• Chi phí kiểm nghiệm.
• Chi phí theo phòng ban.
• Lợi nhuận theo khách hàng.
• Lợi nhuận theo kênh phân phối.
• Công nợ nhà phân phối.
• Công nợ nhà cung cấp.
• Dòng tiền dự kiến.
• Doanh thu từ Shopee và TikTok Shop.

Odoo 19 có gói bản địa hóa tài chính cho Việt Nam. Tài liệu Odoo cũng ghi nhận module tích hợp với SInvoice của Viettel để gửi các hóa đơn được tạo trong Odoo.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác, phạm vi tích hợp cần được khảo sát riêng.

Đối với đơn hàng từ Shopee và TikTok Shop, doanh nghiệp cũng cần thiết kế quy trình đối chiếu doanh thu, phí nền tảng, mã giảm giá, hoàn hàng, hoàn tiền và số tiền thực nhận.

Odoo Documents, Knowledge và Approval Rules

Ngành dược phát sinh nhiều loại tài liệu như:

• SOP.
• Phiếu kiểm nghiệm.
• Chứng nhận phân tích.
• Hợp đồng.
• Hồ sơ nhà cung cấp.
• Hướng dẫn sản xuất.
• Hồ sơ thiết bị.
• Tài liệu sản phẩm.
• Biên bản xử lý chất lượng.
• Hồ sơ thu hồi sản phẩm.

Odoo Documents có thể được sử dụng để lưu trữ và liên kết tài liệu với các bản ghi liên quan như sản phẩm, nhà cung cấp, đơn mua hoặc lệnh sản xuất.

Odoo Knowledge phù hợp để xây dựng kho kiến thức nội bộ, hướng dẫn công việc, quy trình và tài liệu đào tạo.

Approval Rules trong Odoo Studio cho phép thiết lập một hoặc nhiều bước phê duyệt trước khi người dùng thực hiện một hành động. Hệ thống có thể xác định người phê duyệt, thời hạn phê duyệt và người cần được thông báo.

Một số quy trình có thể số hóa

• Phê duyệt nhà cung cấp mới.
• Phê duyệt đơn mua vượt ngân sách.
• Phê duyệt thay đổi công thức.
• Phê duyệt sử dụng lô nguyên liệu.
• Phê duyệt xuất xưởng thành phẩm.
• Phê duyệt chiết khấu bán hàng.
• Phê duyệt tiêu hủy hàng.
• Phê duyệt thay đổi thông tin sản phẩm.
• Phê duyệt mở bán sản phẩm trên Shopee hoặc TikTok Shop.

Dashboard, báo cáo và kiểm soát quyền truy cập

Odoo 19 đã có sẵn Dashboards và Spreadsheet. Người dùng có quyền phù hợp có thể xây dựng dashboard mới hoặc tùy chỉnh dashboard hiện có theo nhu cầu quản trị.

Dashboard nên có cho doanh nghiệp dược

• Tồn kho theo lô và hạn sử dụng.
• Giá trị hàng sắp hết hạn.
• Tỷ lệ hàng hết hạn hoặc bị hủy.
• Sản lượng theo lệnh sản xuất.
• Tỷ lệ kiểm tra chất lượng đạt và không đạt.
• Danh sách quality alert chưa xử lý.
• Chênh lệch tiêu hao nguyên liệu.
• Hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp.
• Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng.
• Công nợ theo nhà phân phối.
• Doanh thu theo Shopee và TikTok Shop.
• Doanh thu theo cửa hàng.
• Lợi nhuận theo sản phẩm.
• Tình trạng bảo trì thiết bị.

Odoo cũng hỗ trợ kiểm soát quyền theo người dùng và nhóm người dùng. Quyền truy cập xác định người dùng có thể thực hiện thao tác nào, trong khi record rules giới hạn các bản ghi mà người dùng được xem hoặc chỉnh sửa.

Ví dụ:

• Nhân viên kho được xem số lô nhưng không được sửa công thức sản xuất.
• Nhân viên bán hàng chỉ được xem khách hàng và đơn hàng thuộc phạm vi phụ trách.
• Nhân viên E-Commerce chỉ được quản lý đơn hàng Shopee và TikTok Shop.
• Bộ phận chất lượng được phép phê duyệt lô nhưng không được sửa dữ liệu kế toán.
• Kế toán được xem hóa đơn và công nợ nhưng không được điều chỉnh kết quả kiểm nghiệm.

Doanh nghiệp chỉ nên sử dụng add-on phân quyền nâng cao khi yêu cầu thực tế vượt ra ngoài khả năng cấu hình tiêu chuẩn.

Nên chọn ứng dụng Odoo nào theo từng mô hình doanh nghiệp?

Mô hình doanh nghiệp	Ứng dụng nên ưu tiên
Nhà sản xuất dược phẩm	Manufacturing, Inventory, Barcode, Quality, PLM, Maintenance, Purchase, Accounting và Documents
Doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối	Purchase, Inventory, Barcode, Sales, CRM, Accounting, Documents và Dashboards
Chuỗi nhà thuốc	Point of Sale, Inventory, Barcode, Purchase, CRM, Accounting và E-Commerce
Doanh nghiệp OTC và chăm sóc sức khỏe	Sales, Inventory, CRM, Accounting, Website, E-Commerce, Shopee Connector và TikTok Shop Connector
Doanh nghiệp vừa sản xuất vừa phân phối	Manufacturing, Quality, Inventory, Purchase, Sales, CRM, Accounting, PLM và Maintenance
Doanh nghiệp đa công ty hoặc đa chi nhánh	Multi-Company, Inventory, Sales, Purchase, Accounting, Dashboards và phân quyền nâng cao

Danh sách trên chỉ mang tính định hướng. Phạm vi triển khai cần dựa trên quy mô doanh nghiệp, loại sản phẩm, số lượng kho, mô hình phân phối, hệ thống hiện có và yêu cầu pháp lý áp dụng cho từng hoạt động.

Lộ trình triển khai Odoo cho doanh nghiệp dược

Giai đoạn 1: khảo sát quy trình và dữ liệu

Doanh nghiệp cần xác định rõ mô hình hoạt động, yêu cầu kiểm soát, hệ thống hiện có và trách nhiệm của từng bộ phận.

Dữ liệu cần được làm sạch gồm:

• Mã sản phẩm.
• Mã nguyên liệu.
• Đơn vị tính.
• Quy cách đóng gói.
• Danh sách nhà cung cấp.
• Danh sách khách hàng.
• Kho và vị trí lưu trữ.
• Tồn kho đầu kỳ.
• Công nợ đầu kỳ.
• Danh mục sản phẩm trên Shopee và TikTok Shop.

Giai đoạn 2: xây dựng nền tảng chuỗi cung ứng

Doanh nghiệp nên ưu tiên triển khai:

• Purchase.
• Inventory.
• Barcode.
• Sales.
• Accounting.

Mục tiêu của giai đoạn này là hình thành luồng dữ liệu xuyên suốt từ mua hàng, nhập kho, bán hàng, giao hàng đến kế toán.

Giai đoạn 3: bổ sung sản xuất và chất lượng

Đối với doanh nghiệp sản xuất, tiếp tục triển khai:

• Manufacturing.
• Quality.
• PLM.
• Maintenance.

Các biểu mẫu, điểm kiểm tra, thông số sản xuất và bước phê duyệt cần được xây dựng dựa trên quy trình thực tế.

Giai đoạn 4: triển khai bán hàng đa kênh

Sau khi dữ liệu sản phẩm và tồn kho đã ổn định, doanh nghiệp có thể kết nối:

• Website E-Commerce.
• Shopee.
• TikTok Shop.
• Point of Sale.
• Các kênh bán hàng trực tiếp.

Doanh nghiệp cần kiểm thử kỹ việc đồng bộ SKU, tồn kho, đơn hàng, trạng thái giao hàng và hoàn trả trước khi vận hành chính thức.

Giai đoạn 5: báo cáo, phân quyền và tự động hóa

Doanh nghiệp tiếp tục phát triển:

• Dashboard quản trị.
• Cảnh báo hàng sắp hết hạn.
• Quy trình phê duyệt.
• Báo cáo chất lượng.
• Báo cáo doanh thu theo kênh.
• Đối soát đơn hàng sàn E-Commerce.
• Quy tắc phân quyền theo vai trò.

Giai đoạn 6: tích hợp hệ thống bên ngoài

Các kết nối với hóa đơn điện tử, đơn vị vận chuyển, thiết bị, hệ thống kiểm nghiệm hoặc phần mềm chuyên ngành nên được triển khai sau khi quy trình lõi đã được chuẩn hóa.

Odoo có giúp doanh nghiệp đạt GMP, GDP hoặc GSP không?

Odoo có thể hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình, quản lý truy xuất, kiểm soát quyền, lưu trữ dữ liệu và chuẩn hóa phê duyệt.

Tuy nhiên, việc triển khai Odoo không tự động đồng nghĩa doanh nghiệp đã đáp ứng GMP, GDP, GSP hoặc các tiêu chuẩn chuyên ngành khác.

Mức độ đáp ứng phụ thuộc vào:

• Thiết kế quy trình.
• Cách cấu hình hệ thống.
• Tính đầy đủ của dữ liệu.
• Phân quyền người dùng.
• Quy trình quản lý thay đổi.
• SOP nội bộ.
• Hoạt động kiểm thử và thẩm định.
• Hồ sơ triển khai.
• Khả năng kiểm soát tùy chỉnh và tích hợp.

Doanh nghiệp cần phối hợp giữa đội ngũ nghiệp vụ, chất lượng, công nghệ thông tin, pháp chế và đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống phù hợp.

A1 Consulting hỗ trợ doanh nghiệp dược triển khai Odoo như thế nào?

Thay vì bắt đầu bằng danh sách module, A1 Consulting tiếp cận dự án từ quy trình và mục tiêu quản trị của doanh nghiệp.

Phạm vi tư vấn có thể bao gồm:

• Khảo sát quy trình mua hàng, kho, sản xuất, chất lượng, bán hàng và kế toán.
• Xác định khoảng trống giữa quy trình hiện tại và chức năng tiêu chuẩn của Odoo.
• Thiết kế quản lý lô, hạn sử dụng và FEFO.
• Xây dựng quy trình kiểm tra và phê duyệt chất lượng.
• Cấu hình kho nhiều vị trí, nhiều chi nhánh hoặc nhiều công ty.
• Thiết lập phân quyền theo vai trò.
• Phát triển báo cáo và dashboard quản trị.
• Tích hợp Shopee và TikTok Shop.
• Tích hợp hóa đơn điện tử.
• Đào tạo người dùng.
• Hỗ trợ vận hành sau triển khai.

Mục tiêu không phải là cài đặt càng nhiều ứng dụng càng tốt, mà là xây dựng một hệ thống đủ kiểm soát, dễ vận hành và có khả năng mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp.

Kết luận

Odoo cung cấp một hệ sinh thái ứng dụng có thể hỗ trợ nhiều hoạt động quan trọng của doanh nghiệp dược phẩm, từ quản lý lô, hạn sử dụng, FEFO, sản xuất và kiểm soát chất lượng đến bán hàng, tài chính và E-Commerce.

Với Shopee Connector và TikTok Shop Connector trong Odoo 19, doanh nghiệp tại Việt Nam có thêm khả năng kết nối các kênh bán hàng phổ biến với hệ thống ERP trung tâm, qua đó giảm thao tác nhập liệu, đồng bộ tồn kho và theo dõi doanh thu theo từng kênh.

Tuy nhiên, giá trị thực tế không nằm ở số lượng ứng dụng được cài đặt. Giá trị nằm ở việc các ứng dụng được kết nối thành một quy trình thống nhất, dữ liệu được chuẩn hóa và người dùng thực hiện đúng trách nhiệm trên hệ thống.

Doanh nghiệp nên ưu tiên các chức năng lõi trước, sau đó mới bổ sung dashboard nâng cao, add-on hoặc tích hợp bên ngoài. Một lộ trình phù hợp sẽ giúp Odoo trở thành nền tảng quản trị dài hạn thay vì chỉ là một phần mềm thay thế Excel.

Liên hệ A1 Consulting để được tư vấn