Việc chuyển sang sử dụng một hệ thống ERP mới là một dự án lớn, đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực. Đối với các nhà sản xuất và phân phối, việc chọn và triển khai một hệ thống ERP thường là một trong những dự án ERP thách thức nhất. Nó yêu cầu đầu tư đáng kể để đạt được lợi tức đầu tư (ROI) mong muốn.
Thực tế, thời gian triển khai ERP không có một con số cố định cho mọi doanh nghiệp. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quy mô tổ chức, phạm vi các phân hệ được áp dụng, mức độ phức tạp của dữ liệu, cũng như khả năng quản trị thay đổi trong nội bộ. Tuy nhiên, việc nắm rõ các giai đoạn chính của một dự án ERP và những yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, lập kế hoạch sát thực tế và giảm thiểu rủi ro vượt chi phí hoặc chậm tiến độ.
Các giai đoạn triển khai ERP
Để triển khai một hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần đi qua một loạt các bước được sắp xếp theo trình tự logic. Mỗi giai đoạn đều đóng vai trò quan trọng, từ việc lên kế hoạch tổng thể cho đến khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động. Việc hiểu rõ các giai đoạn này không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn về nguồn lực, mà còn giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng hoàn thành dự án ERP đúng tiến độ.
Các giai đoạn của một dự án ERP cơ bản gồm:
- Lập kế hoạch dự án ERP
- Thiết kế hệ thống
- Cấu hình phần mềm ERP
- Chuyển đổi dữ liệu
- Kiểm thử hệ thống
- Đào tạo người dùng
- Triển khai chính thức
Mỗi giai đoạn có thể mất thời gian và công sức khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của kế hoạch triển khai ERP. Vậy làm sao để dự đoán thời gian và xây dựng lộ trình triển khai ERP hiệu quả? Các chuyên gia tư vấn ERP của chúng tôi, với hàng thập kỷ kinh nghiệm và hàng trăm dự án ERP đã thực hiện, chia sẻ cách họ trả lời câu hỏi về thời gian trung bình để triển khai ERP thành công.
Triển khai dự án ERP thực tế mất bao lâu?
Không có một “công thức chung” cho tất cả các dự án ERP, bởi mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng về quy mô, quy trình và mục tiêu triển khai. Thời gian để một hệ thống ERP hoàn thiện và đi vào vận hành thực tế thường bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau, từ con người, dữ liệu cho đến phạm vi và độ phức tạp của dự án ERP. Hiểu rõ những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp ước lượng sát hơn về tiến độ, đồng thời chủ động phân bổ nguồn lực phù hợp để đảm bảo dự án thành công.
Thời gian triển khai ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
- Sự sẵn có của nguồn lực
- Độ phức tạp trong chuyển đổi dữ liệu
- Yêu cầu về báo cáo hoặc bảng điều khiển tùy chỉnh
- Phạm vi của dự án ERP triển khai phần mềm
- Số lượng địa điểm triển khai
- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp
- Số lượng mô-đun ERP cần triển khai từ các nhà cung cấp
Thời gian triển khai trung bình theo quy mô doanh nghiệp
Mỗi dự án ERP đều mang những đặc thù riêng, song các chuyên gia vẫn có thể đưa ra những mốc thời gian trung bình dựa trên kinh nghiệm thực tiễn từ hàng trăm triển khai khác nhau. Những con số này không phải chuẩn mực tuyệt đối, nhưng sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan để lên kế hoạch và chuẩn bị nguồn lực phù hợp.
Dù mỗi dự án ERP có sự khác biệt, dưới đây là ước tính thời gian triển khai ERP:
- Doanh nghiệp nhỏ: 3-4 tháng
- Doanh nghiệp vừa: 6-9 tháng
- Doanh nghiệp lớn: 9-18 tháng
- Doanh nghiệp đa quốc gia: 12-36 tháng
Làm sao để rút ngắn thời gian triển khai ERP?
Thay vì chỉ hỏi “Triển khai ERP mất bao lâu?”, bạn nên nghĩ đến “Làm thế nào để rút ngắn thời gian đó?”. Một kế hoạch hiệu quả có thể giảm thời gian triển khai, hạn chế rủi ro và đẩy nhanh giá trị mang lại. Dưới đây là những cách giúp bạn tiết kiệm thời gian khi triển khai ERP:
Xác định rõ số lượng người dùng
Hãy cung cấp con số chính xác về người dùng để đội lập kế hoạch có thể dự đoán các vấn đề phức tạp và chi phí liên quan. Vì dự án ERP sẽ bao gồm đào tạo người dùng cuối, việc chọn một đối tác giàu kinh nghiệm sẽ đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng tiến độ.
Thu hẹp phạm vi dự án ERP
Phạm vi dự án ERP là yếu tố lớn nhất ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP. Ví dụ, nếu bạn triển khai ERP cho nhiều bộ phận như tài chính, kế toán, quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng, mua sắm, sản xuất, bán hàng và CRM, dự án ERP sẽ kéo dài hơn so với khi chỉ triển khai cho một vài chức năng như mua sắm và tài chính. Tương tự, triển khai ERP trên nhiều địa điểm, văn phòng bán hàng hoặc nhà máy sẽ mất nhiều thời gian hơn so với triển khai tại một địa điểm duy nhất.
Triển khai theo từng giai đoạn
Để rút ngắn thời gian đưa hệ thống vào hoạt động, hãy cân nhắc thu hẹp phạm vi hoặc chia dự án ERP thành các phần nhỏ hơn. Triển khai ERP theo giai đoạn có thể phù hợp trong một số trường hợp, nhưng cần tham khảo ý kiến từ chuyên gia tư vấn và nhà cung cấp phần mềm trước khi áp dụng.
Ưu tiên cấu hình thay vì tùy chỉnh
Hầu hết các hệ thống ERP hiện nay đều có các tính năng cốt lõi đáp ứng được nhu cầu kinh doanh cơ bản. Nếu bạn có thể điều chỉnh quy trình kinh doanh để phù hợp với phần mềm ERP, khả năng hoàn thành dự án ERP đúng hạn và trong ngân sách sẽ cao hơn. Tùy chỉnh quá nhiều không chỉ làm kéo dài thời gian mà còn có thể để lại các quy trình lỗi thời và nợ công nghệ.
Tăng cường nguồn lực
Hãy phân bổ thêm nhân sự cho dự án ERP. Trong nội bộ, đảm bảo đội dự án ERP, người dùng chính, lãnh đạo và các bên liên quan sẵn sàng tham gia để đưa ra quyết định, kiểm thử ý tưởng và cấu hình hệ thống.
Chọn đối tác tư vấn cẩn thận
Việc quản lý các nguồn lực bên ngoài cũng cần được chú trọng. Đừng chọn đối tác tư vấn ERP không ưu tiên dự án của bạn. Nhiều dự án ERP bị kéo dài do tư vấn viên bận rộn với các dự án khác. Tại Ultra, chúng tôi tự hào với tỷ lệ hoàn thành đúng hạn và đúng ngân sách trên 93%. Kinh nghiệm là một lợi thế lớn.
Chọn thời điểm phù hợp
Hãy lên lịch triển khai cẩn thận, tránh các thời điểm bận rộn như mùa lễ hoặc cuối năm tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp giảm thiểu gián đoạn và đảm bảo tiến độ.
Hạn chế tích hợp
Việc tích hợp ERP với các ứng dụng cũ có thể tốn thời gian và chi phí đáng kể. Hãy thực hiện phân tích chi phí/lợi ích trước khi quyết định giữ lại các hệ thống cũ. Tránh tích hợp ERP với các hệ thống không mang lại giá trị kinh doanh rõ ràng.
Yếu tố thành công cho triển khai ERP
Triển khai ERP là một dự án lớn, đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực, và tốt nhất nên được quản lý bởi một chuyên gia có kinh nghiệm trong các dự án phần mềm quy mô lớn. Nếu công ty bạn đã có người như vậy, bạn có thể không cần thêm thông tin. Nhưng nếu không, những gợi ý dưới đây sẽ hữu ích để đảm bảo triển khai thành công:
- Lập kế hoạch dự án ERP chi tiết và rõ ràng
- Thành lập một đội triển khai chuyên trách
- Tạo kênh giao tiếp cởi mở và hiệu quả
- Đặt kỳ vọng, thời gian và cột mốc thực tế
Những vấn đề gây trì hoãn trong triển khai dự án ERP
Mặc dù doanh nghiệp có thể lập kế hoạch chi tiết và lựa chọn đối tác giàu kinh nghiệm, trên thực tế vẫn tồn tại nhiều rào cản khiến tiến độ triển khai ERP bị chậm lại. Những vấn đề này thường không đến từ công nghệ, mà bắt nguồn từ yếu tố con người, quy trình và sự phối hợp giữa các phòng ban. Nhận diện sớm các nguyên nhân phổ biến gây trì hoãn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc phòng tránh và xử lý, đảm bảo dự án ERP đi đúng quỹ đạo.
Thiếu giao tiếp
Nếu lãnh đạo doanh nghiệp không trao đổi thường xuyên (ít nhất mỗi tuần) với quản lý dự án ERP về tiến độ và khó khăn, sẽ khó quy trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Cô lập bộ phận công nghệ thông tin
Bộ phận IT có thể không đủ khả năng quản lý toàn bộ dự án ERP mà không có sự hỗ trợ từ các phòng ban khác. Các lãnh đạo từ mọi bộ phận cần tham gia tích cực để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Dữ liệu không sạch
Dữ liệu cần chuyển đổi phải không có bản sao hoặc lỗi. Dữ liệu sạch giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Việc quyết định dữ liệu nào quan trọng là rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả. Nếu dữ liệu không sạch, việc nâng cấp hệ thống sẽ tốn nhiều tài nguyên hơn, bất kể nhà cung cấp ERP là ai.
Thiếu nguồn lực
Dự án ERP không thể chỉ dựa vào một người hay một phòng ban. Đội dự án, người dùng chính, lãnh đạo và các bên liên quan cần sẵn sàng để đưa ra quyết định, kiểm thử và hỗ trợ dự án. Nếu thiếu sự tập trung, thời gian và năng lượng từ các bên này, khả năng hoàn thành đúng hạn sẽ rất thấp.
Quản lý thay đổi kém
Tất cả người dùng cần được đào tạo về hệ thống mới và các quy trình hàng ngày. Hơn nữa, một đối tác triển khai ERP tốt sẽ hỗ trợ quản lý thay đổi, giúp mọi người hiểu và chấp nhận các thay đổi về hệ thống và quy trình. Nếu không có sự đồng thuận, người dùng có thể phản đối, gây khó khăn trong việc đạt được ROI tối đa từ hệ thống ERP.
Kết luận
Thời gian triển khai ERP có thể khác nhau đáng kể giữa các doanh nghiệp, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu tổ chức chủ động quản trị rủi ro và phân bổ nguồn lực hợp lý. Cách tốt nhất để đảm bảo thành công là hợp tác với những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong quản lý dự án ERP và chuyển đổi số. Với một dự án lớn như vậy, khi được triển khai đúng tiến độ, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được nguồn lực quý giá mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, sẵn sàng cho sự phát triển dài hạn.
Với vai trò đối tác tư vấn triển khai ERP hàng đầu tại Việt Nam và khu vực, A1 Consulting đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch chi tiết và xây dựng lộ trình triển khai phù hợp. Nếu doanh nghiệp cần hệ thống ERP sẵn sàng vào một mốc thời gian cụ thể, đội ngũ A1 Consulting sẽ giúp xác định các công việc khả thi, ưu tiên mục tiêu kinh doanh then chốt và đề xuất phương án triển khai theo giai đoạn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đặt kỳ vọng rõ ràng hơn về tiến độ, phạm vi và những kết quả đạt được, đảm bảo dự án ERP đi đến thành công đúng như mong đợi.
