Đối với một doanh nghiệp sản xuất mới, việc chuẩn bị nhà máy, nhân sự và dây chuyền mới chỉ là một phần của quá trình đưa hoạt động vào vận hành. Song song với đó, doanh nghiệp cần hình thành một hệ thống quản trị đủ rõ ràng để theo dõi nguyên vật liệu, kiểm soát quá trình sản xuất, ghi nhận chi phí và đảm bảo dữ liệu cuối cùng được phản ánh chính xác vào kế toán.
Đây là bài toán Shoefabrik Manufacturing VN phải giải quyết khi thành lập nhà máy sản xuất mới tại Việt Nam.
Với đặc thù sản xuất giày gồm nhiều loại nguyên vật liệu và nhiều công đoạn, Shoefabrik cần một hệ thống không chỉ phục vụ kế toán mà còn tạo được mối liên kết giữa dữ liệu vận hành của nhà máy với dữ liệu tài chính. Bên cạnh yêu cầu trước mắt, hệ thống cũng phải đủ linh hoạt để mở rộng khi Shoefabrik tiếp tục bổ sung các nghiệp vụ về kế hoạch, mua hàng, kho và quản trị sản xuất chuyên sâu hơn trong tương lai.
Từ yêu cầu đó, Shoefabrik lựa chọn A1 Consulting làm đối tác triển khai Odoo cho pháp nhân sản xuất tại Việt Nam. Dự án được triển khai trong 03 tháng, tập trung vào nền tảng quản lý nguyên vật liệu, sản xuất, ghi nhận giá thành và kế toán theo chuẩn Việt Nam. Sau khi go-live, hệ thống tiếp tục được A1 Consulting bảo trì và hỗ trợ, đến nay đã bước sang năm vận hành thứ hai.
Về Shoefabrik Manufacturing VN
Shoefabrik là doanh nghiệp có trụ sở tại Thụy Sĩ, hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, phát triển, sourcing và sản xuất giày cho thị trường quốc tế. Với mô hình cung cấp dịch vụ toàn diện, Shoefabrik tham gia xuyên suốt quá trình từ phát triển ý tưởng, thiết kế sản phẩm đến tổ chức sản xuất nhiều dòng giày như thể thao, performance, outdoor, sneaker, casual và giày mùa đông.
Trong quá trình hoạt động, Shoefabrik đã tham gia chuỗi cung ứng cho nhiều thương hiệu quốc tế như On, Helly Hansen, Carhartt, Viking, Musto, Keds, Zara và Aldo. Điều này đồng nghĩa hoạt động sản xuất không chỉ cần đáp ứng yêu cầu về sản lượng mà còn phải phù hợp với một môi trường có nhiều dòng sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật và bên liên quan khác nhau.
Khi thành lập Shoefabrik Manufacturing VN với nhà máy tại Khu công nghiệp Long Hậ, doanh nghiệp bước sang một giai đoạn vận hành có mức độ phức tạp cao hơn. Nếu ở mô hình sourcing, trọng tâm thường nằm ở việc phối hợp giữa thương hiệu, nhà cung cấp và đơn vị sản xuất, thì khi trực tiếp vận hành một pháp nhân sản xuất, Shoefabrik phải kiểm soát thêm nhiều lớp dữ liệu liên quan đến nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, định mức, chi phí, giá thành và kế toán.
Đằng sau một đôi giày hoàn chỉnh là nhiều loại nguyên vật liệu và nhiều bước xử lý khác nhau. Vì vậy, đối với Shoefabrik, bài toán quản trị không dừng ở việc biết doanh nghiệp đã nhập hoặc xuất bao nhiêu nguyên vật liệu, mà còn cần hiểu lượng nguyên vật liệu đó được sử dụng cho hoạt động sản xuất nào, chi phí hình thành như thế nào và dữ liệu từ nhà máy cuối cùng được phản ánh ra sao trong hệ thống kế toán.
Chính bối cảnh này khiến việc lựa chọn nền tảng ERP trở thành một quyết định quan trọng ngay từ giai đoạn đầu của pháp nhân mới.
Thách thức
Dự án tại Shoefabrik có một điểm khác biệt quan trọng so với nhiều dự án ERP truyền thống: hệ thống không được triển khai cho một doanh nghiệp đã vận hành ổn định trong nhiều năm, mà cần được xây dựng trong quá trình pháp nhân sản xuất mới bắt đầu hoạt động.
Với một doanh nghiệp đã vận hành lâu năm, dự án ERP thường bắt đầu bằng việc khảo sát những quy trình có sẵn, xác định điểm bất cập và quyết định nội dung nào cần được giữ lại hoặc thay đổi. Trong khi đó, ở Shoefabrik Manufacturing VN, nhiều quy trình vận hành, cấu trúc dữ liệu và nguyên tắc phối hợp giữa các bộ phận cần được hình thành gần như đồng thời với quá trình triển khai hệ thống.
Điều này vừa tạo ra cơ hội, vừa đặt ra thách thức. Shoefabrik có cơ hội xây dựng quy trình trên một nền tảng thống nhất ngay từ đầu, thay vì phải tháo gỡ nhiều quy trình rời rạc đã tồn tại trong thời gian dài. Tuy nhiên, các quyết định về dữ liệu, quy trình sản xuất, cách ghi nhận chi phí và kế toán cũng cần được tính toán cẩn thận, bởi những cấu trúc được thiết lập ở giai đoạn đầu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng mở rộng hệ thống về sau.
Theo dõi nguyên vật liệu trong một quy trình sản xuất nhiều công đoạn
Sản xuất giày là một quy trình có nhiều thành phần hơn việc đơn thuần nhập nguyên vật liệu rồi xuất thành phẩm. Một sản phẩm có thể liên quan đến nhiều loại vật tư khác nhau và trải qua nhiều công đoạn trước khi hoàn thiện, vì vậy việc kiểm soát nguyên vật liệu cần được đặt trong mối quan hệ với định mức và từng lệnh sản xuất cụ thể.
Nếu hệ thống chỉ dừng ở quản lý tồn kho, doanh nghiệp có thể biết một loại nguyên vật liệu đã nhập bao nhiêu, xuất bao nhiêu và còn lại bao nhiêu, nhưng chưa chắc đã có đủ dữ liệu để hiểu nguyên vật liệu đó được sử dụng cho đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nào. Khi quy mô tăng lên, khoảng trống này có thể khiến việc kiểm soát sử dụng nguyên liệu, tính giá thành và đối chiếu số liệu giữa vận hành với kế toán trở nên phức tạp hơn.
Với Shoefabrik, yêu cầu đặt ra là hệ thống cần tạo được mối liên kết giữa nguyên vật liệu, định mức và hoạt động sản xuất. Đây không chỉ là vấn đề phục vụ bộ phận nhà máy mà còn là bước đầu tiên để hình thành dữ liệu đáng tin cậy cho những nghiệp vụ tài chính phía sau.
Trong một hệ thống ERP, chất lượng của dữ liệu kế toán không thể tách rời chất lượng của dữ liệu vận hành. Nếu nguyên vật liệu được theo dõi không đầy đủ hoặc hoạt động sản xuất không được ghi nhận theo một cấu trúc thống nhất, bộ phận kế toán sẽ phải dành thêm thời gian để tổng hợp, giải thích hoặc điều chỉnh số liệu ở cuối kỳ.
Vì vậy, đối với A1 Consulting, việc thiết lập nền tảng sản xuất cho Shoefabrik ngay từ đầu không chỉ nhằm số hóa quy trình tại nhà máy mà còn nhằm tạo một nguồn dữ liệu có cấu trúc cho toàn bộ chuỗi quản trị tiếp theo.
Kết nối dữ liệu sản xuất với việc ghi nhận giá thành
Trước dự án Odoo, Shoefabrik đã sử dụng BRAVO cho một phần nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, trong bối cảnh thành lập pháp nhân sản xuất mới, hệ thống hiện tại mới đáp ứng một phần nhu cầu, trong khi dữ liệu giữa sản xuất và kế toán chưa được kết nối theo một luồng quản trị xuyên suốt.
Đây là một vấn đề đáng chú ý bởi trong doanh nghiệp sản xuất, giá thành không phải là một con số chỉ được tạo ra ở bộ phận kế toán vào cuối kỳ. Để việc ghi nhận giá thành phản ánh đúng hoạt động thực tế, dữ liệu tài chính cần có liên hệ với những gì đã diễn ra tại nhà máy, đặc biệt là nguyên vật liệu và lệnh sản xuất.
Khi hai lớp dữ liệu này được quản lý trên các hệ thống hoặc quy trình tách biệt, doanh nghiệp thường phải tạo ra thêm các bước trung gian để tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu thông tin. Một nghiệp vụ đã được ghi nhận ở bộ phận vận hành có thể cần được chuyển sang bảng tính hoặc nhập lại trước khi kế toán có thể sử dụng, từ đó làm tăng khối lượng công việc và tạo thêm những điểm có thể phát sinh chênh lệch.
Ở quy mô nhỏ, quá trình này vẫn có thể được xử lý bằng kinh nghiệm của đội ngũ nội bộ. Tuy nhiên, khi số lượng nguyên vật liệu, lệnh sản xuất và giao dịch tăng lên, việc phụ thuộc vào các bước đối chiếu thủ công sẽ khó duy trì một cách hiệu quả.
Do đó, nhu cầu của Shoefabrik không đơn thuần là tìm một phần mềm khác thay cho BRAVO. Bài toán cốt lõi là xây dựng một nền tảng trong đó dữ liệu sản xuất và dữ liệu kế toán có thể được tổ chức theo cùng một logic quản trị, qua đó giúp giảm khoảng cách giữa hoạt động thực tế tại nhà máy và cách các hoạt động đó được ghi nhận về mặt tài chính.
Đáp ứng đồng thời yêu cầu quốc tế và kế toán tại Việt Nam
Shoefabrik hoạt động trong môi trường quốc tế, trong khi Shoefabrik Manufacturing VN là một pháp nhân tại Việt Nam và cần đáp ứng các yêu cầu kế toán trong nước. Đây là bài toán thường gặp ở các doanh nghiệp nước ngoài khi mở rộng hoạt động sản xuất tại thị trường Việt Nam, bởi hệ thống được lựa chọn phải đồng thời phù hợp với hai nhóm nhu cầu khác nhau.
Ở góc độ địa phương, doanh nghiệp cần hoàn thiện nghiệp vụ kế toán và báo cáo theo chuẩn VAS. Ở góc độ vận hành, hệ thống cần phù hợp với môi trường làm việc có sự tham gia của đội ngũ Việt Nam và nước ngoài, đồng thời không tạo ra rào cản khi phạm vi quản trị mở rộng sang những pháp nhân khác.
Nếu lựa chọn một hệ thống chỉ giải quyết tốt yêu cầu kế toán tại Việt Nam nhưng hạn chế về khả năng mở rộng, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với một bài toán hệ thống khác khi mô hình vận hành trở nên phức tạp hơn. Ngược lại, nếu áp dụng một nền tảng quốc tế nhưng không xử lý tốt các yêu cầu tài chính và báo cáo địa phương, bộ phận kế toán có thể phải duy trì thêm những lớp công việc bên ngoài hệ thống.
Vì vậy, giải pháp cho Shoefabrik cần tạo được điểm cân bằng giữa khả năng vận hành theo một nền tảng ERP có thể mở rộng và yêu cầu kế toán của pháp nhân Việt Nam.
Chuẩn bị cho mô hình có nhiều pháp nhân cùng tương tác với nhà máy
Một yếu tố khác ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn nền tảng của Shoefabrik là mô hình nhiều pháp nhân. Trong tương lai, các pháp nhân tại Việt Nam và nước ngoài có thể cùng phát sinh nhu cầu đặt gia công tại nhà máy, đồng nghĩa hệ thống không nên được thiết kế chỉ cho các giao dịch đang tồn tại ở thời điểm triển khai.
Nếu cấu trúc ERP chỉ đủ đáp ứng nhu cầu của một pháp nhân độc lập, doanh nghiệp có thể phải thay đổi đáng kể khi bắt đầu xuất hiện các luồng giao dịch phức tạp hơn giữa những đơn vị khác nhau. Ngược lại, triển khai toàn bộ phạm vi của mô hình tương lai ngay trong giai đoạn đầu cũng có thể khiến dự án trở nên quá lớn so với nhu cầu vận hành thực tế tại thời điểm đó.
Bài toán vì vậy không phải là đưa càng nhiều quy trình lên ERP càng tốt, mà là xác định đúng những nền tảng dữ liệu cần được xây dựng trước để hệ thống có thể mở rộng sau này mà không phải thiết kế lại từ đầu.
Đây cũng là một trong những nguyên tắc quan trọng mà A1 Consulting áp dụng trong dự án Shoefabrik.
>>> Xem thêm: Giải pháp Odoo cho ngành sản xuất
Giải pháp
Sau khi xác định các yêu cầu vận hành, Shoefabrik và A1 Consulting thống nhất triển khai ERP trên nền tảng Odoo 18 cho pháp nhân sản xuất tại Việt Nam. Dự án được thực hiện trong vòng 03 tháng và tập trung vào những nghiệp vụ cần thiết để đưa pháp nhân mới vào hoạt động, thay vì cố gắng triển khai toàn bộ phạm vi ERP ngay trong giai đoạn đầu.
Định hướng của dự án là tạo ra một nền tảng có thể kết nối những dữ liệu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp sản xuất, gồm nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, giá thành và kế toán. Khi những lớp dữ liệu nền tảng này đã được hình thành và vận hành ổn định, Shoefabrik có thể tiếp tục phát triển hệ thống theo nhu cầu thực tế.
Xây dựng cấu trúc quản lý nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động dịch chuyển của hàng hóa/nguyên vật liệu trong kho
Một trong những phần trọng tâm của dự án là thiết lập nền tảng để quản lý nguyên vật liệu và ghi nhận hoạt động sản xuất trên Odoo.
Trong môi trường sản xuất, một danh mục nguyên vật liệu chỉ thực sự có giá trị khi nó được đặt trong mối quan hệ với sản phẩm, định mức và nhu cầu sản xuất. Vì vậy, việc đưa dữ liệu lên ERP không thể dừng ở bước chuyển danh sách vật tư từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, mà cần hình thành một cấu trúc giúp doanh nghiệp biết rõ nguyên vật liệu nào đang nằm ở đâu, số lượng bao nhiêu và đã được nhập, xuất hay điều chuyển như thế nào.
Khi các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và điều chuyển nội bộ được ghi nhận trên cùng một nền tảng, Shoefabrik có cơ sở rõ ràng hơn để theo dõi tồn kho theo thời gian thực, truy vết lịch sử dịch chuyển của từng mặt hàng, đồng thời tạo điều kiện cho việc ghi nhận giá trị tồn kho và mở rộng sang các nghiệp vụ khác ở những bước tiếp theo.
Điểm quan trọng đối với A1 Consulting không chỉ là đưa từng nghiệp vụ lên Odoo, mà là xây dựng mối quan hệ dữ liệu giữa chúng. Nếu mỗi module được triển khai như một hệ thống riêng, doanh nghiệp vẫn có thể gặp lại vấn đề phân mảnh dữ liệu dù đang sử dụng chung một nền tảng ERP.
Tạo luồng dữ liệu từ kho đến kế toán
Song song với việc quản lý nguyên vật liệu và các hoạt động dịch chuyển trong kho, dự án tập trung vào việc hỗ trợ Shoefabrik kết nối dữ liệu kho với hoạt động kế toán.
Trong vận hành hằng ngày, rất nhiều sự kiện diễn ra tại kho đồng thời là những sự kiện có ý nghĩa tài chính. Mỗi lần nguyên vật liệu được nhập về, xuất dùng hay điều chuyển không chỉ làm thay đổi số lượng tồn kho mà còn ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn và các khoản chi phí liên quan.
Nếu các sự kiện này được quản lý trên những luồng dữ liệu riêng, kế toán cần thực hiện thêm nhiều bước để đối chiếu và chuyển đổi dữ liệu kho thành thông tin có thể sử dụng cho báo cáo tài chính.
Do đó, giải pháp mà A1 Consulting xây dựng cho Shoefabrik hướng đến việc rút ngắn khoảng cách giữa hai lớp dữ liệu này. Mục tiêu không phải chỉ để kế toán nhìn thấy số liệu nhập xuất tồn, mà là giúp dữ liệu được tổ chức từ đầu theo cách có thể phục vụ xuyên suốt cho các nghiệp vụ phía sau, từ ghi nhận giá trị tồn kho đến lập báo cáo tài chính.
Đối với một pháp nhân mới, việc thiết kế luồng dữ liệu theo cách này ngay từ đầu mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Khi doanh nghiệp chưa hình thành quá nhiều quy trình thủ công cố định, đây là thời điểm thuận lợi để xây dựng một cách làm thống nhất hơn giữa các bộ phận, thay vì để mỗi phòng ban tự phát triển phương pháp quản lý riêng rồi mới tìm cách kết nối sau.
Hoàn thiện nghiệp vụ kế toán theo chuẩn VAS
Là pháp nhân hoạt động tại Việt Nam, Shoefabrik Manufacturing VN cần hệ thống đáp ứng các yêu cầu về kế toán và báo cáo theo chuẩn VAS. Vì vậy, A1 Consulting triển khai và cấu hình Odoo nhằm hỗ trợ Shoefabrik hoàn thiện các nghiệp vụ kế toán cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam.
Điểm quan trọng của cách tiếp cận này là kế toán không được xem như một lớp phần mềm đứng độc lập ở cuối quy trình. Thay vào đó, hệ thống được định hướng để dữ liệu từ hoạt động sản xuất trở thành một phần của dòng thông tin phục vụ ghi nhận tài chính.
Điều này giúp Shoefabrik xây dựng một nền tảng phù hợp hơn với đặc thù của doanh nghiệp sản xuất, nơi số liệu kế toán chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những gì xảy ra ở kho và tại nhà máy.
Đồng thời, Odoo cũng tạo ra một môi trường phù hợp hơn với mô hình vận hành có yếu tố quốc tế của Shoefabrik, giúp doanh nghiệp có thể tiếp tục mở rộng phạm vi sử dụng mà không phải xây dựng một nền tảng hoàn toàn mới chỉ vì xuất hiện thêm nhóm người dùng hoặc pháp nhân khác.
Triển khai trên Odoo.sh để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo
Hệ thống của Shoefabrik được triển khai trên Odoo.sh, với định hướng không chỉ phục vụ phạm vi của dự án hiện tại mà còn tạo môi trường để hệ thống tiếp tục được phát triển trong tương lai.
Đây là một yếu tố quan trọng bởi giai đoạn đầu của một dự án ERP hiếm khi cũng là trạng thái cuối cùng của hệ thống. Khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng Odoo trong công việc thực tế, nhiều nhu cầu mới có thể xuất hiện từ chính trải nghiệm vận hành, chẳng hạn yêu cầu kiểm soát sâu hơn ở khâu kế hoạch, kết nối nhu cầu nguyên vật liệu với mua hàng hoặc bổ sung những nghiệp vụ sản xuất chuyên sâu.
Thay vì cố dự đoán và triển khai tất cả các yêu cầu này ngay từ đầu, dự án Shoefabrik được thiết kế theo hướng tạo một nền tảng đủ vững để những thay đổi sau này có thể được bổ sung theo từng bước.
Trong lộ trình tiếp theo, hệ thống có thể mở rộng sang các nghiệp vụ Kế hoạch, Mua hàng, Kho và Sản xuất nâng cao. Khi những phần này được triển khai trên cùng cấu trúc hiện tại, Shoefabrik có thể tiếp tục kéo dài luồng dữ liệu từ nhu cầu sản xuất đến mua nguyên vật liệu, quản lý tồn kho, sản xuất và kế toán mà không cần tạo thêm những hệ thống rời rạc.
Triển khai theo giai đoạn để giảm áp lực thay đổi cho tổ chức
Một trong những insight đáng chú ý từ dự án Shoefabrik là một dự án ERP không nhất thiết phải có phạm vi lớn ngay từ giai đoạn đầu mới được xem là đầy đủ.
Đối với một pháp nhân mới, tổ chức đã phải đồng thời thích ứng với nhiều thay đổi liên quan đến nhân sự, quy trình, dữ liệu và hoạt động sản xuất. Nếu ERP cùng lúc bao phủ quá nhiều nghiệp vụ, người dùng có thể phải tiếp nhận một lượng thay đổi quá lớn trước khi những quy trình cơ bản kịp ổn định.
Vì vậy, thay vì triển khai toàn bộ kế hoạch, mua hàng, kho, sản xuất nâng cao và các nghiệp vụ liên quan trong một lần, A1 Consulting cùng Shoefabrik ưu tiên xây dựng phần “xương sống” của hệ thống trước.
Cách triển khai này không có nghĩa doanh nghiệp thu hẹp mục tiêu dài hạn. Ngược lại, mục tiêu dài hạn vẫn được tính đến trong cách thiết kế hệ thống, nhưng phạm vi triển khai được chia theo thứ tự phù hợp hơn với khả năng tiếp nhận và mức độ trưởng thành của tổ chức.
Khi nguyên vật liệu, sản xuất, giá thành và kế toán đã vận hành ổn định, Shoefabrik sẽ có nhiều dữ liệu thực tế hơn để quyết định giai đoạn tiếp theo nên ưu tiên quy trình nào. Nhờ đó, các quyết định mở rộng ERP có thể dựa trên nhu cầu vận hành thực sự thay vì chỉ dựa trên danh sách chức năng mà hệ thống có khả năng cung cấp.
>>> Xem thêm: Phương pháp triển khai ERP thành công của A1 Consulting
Kết quả
Sau 03 tháng triển khai, hệ thống Odoo 18 đã được đưa vào vận hành chính thức tại Shoefabrik Manufacturing VN. Đây là cột mốc quan trọng bởi doanh nghiệp đã hình thành được một nền tảng ERP ngay trong giai đoạn đầu của pháp nhân mới, thay vì để sản xuất và kế toán phát triển trên các hệ thống riêng biệt rồi mới giải quyết bài toán kết nối ở giai đoạn sau.
Tuy nhiên, với một dự án ERP, go-live không nên được xem là điểm kết thúc. Một hệ thống chỉ thực sự chứng minh được tính phù hợp khi người dùng bắt đầu sử dụng trong hoạt động hàng ngày, các tình huống thực tế xuất hiện và tổ chức có thể tiếp tục duy trì, điều chỉnh hệ thống dựa trên nhu cầu vận hành.
Hiện nay, Odoo tại Shoefabrik đã bước sang năm vận hành thứ hai và A1 Consulting tiếp tục đồng hành trong hoạt động bảo trì và hỗ trợ người dùng.
Đưa pháp nhân mới vào vận hành trên một cấu trúc dữ liệu thống nhất hơn
Một trong những kết quả quan trọng của dự án là Shoefabrik Manufacturing VN có thể bắt đầu hoạt động với nền tảng quản trị được xây dựng xoay quanh các mối quan hệ giữa nguyên vật liệu, sản xuất, giá thành và kế toán.
Giá trị của việc này không nhất thiết phải được thể hiện ngay bằng một con số như tỷ lệ tiết kiệm chi phí hay số giờ giảm được mỗi tháng, đặc biệt khi dự án chưa có dữ liệu được xác nhận cho các chỉ số đó. Ý nghĩa dài hạn nằm ở việc doanh nghiệp không phải chờ đến khi quy mô trở nên lớn hơn mới bắt đầu xử lý tình trạng dữ liệu phân mảnh.
Khi một tổ chức đã vận hành nhiều năm bằng bảng tính và nhiều hệ thống riêng, việc chuyển sang ERP thường đi kèm với một quá trình đáng kể để chuẩn hóa dữ liệu, thay đổi thói quen người dùng và xử lý những quy trình thủ công đã trở thành một phần của hoạt động hàng ngày. Việc Shoefabrik xây dựng nền tảng ngay từ giai đoạn đầu giúp doanh nghiệp có cơ hội hình thành cách làm việc thống nhất hơn trong quá trình quy mô sản xuất tiếp tục phát triển.
Tạo nền tảng để Mua hàng - Kho và kế toán sử dụng dữ liệu có liên kết
Thông qua Odoo, các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu, số lượng tồn kho được đặt trong cùng một kiến trúc ERP với kế toán.
Điều này không có nghĩa toàn bộ bài toán quản trị sản xuất của Shoefabrik đã hoàn thiện sau giai đoạn đầu. Ngược lại, kế hoạch triển khai thêm các nghiệp vụ sản xuất nâng cao cho thấy doanh nghiệp vẫn còn những bước phát triển tiếp theo.
Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở chỗ những bước tiếp theo có thể được xây trên nền tảng hiện tại thay vì bắt đầu lại.
Một module sản xuất có thể giúp doanh nghiệp thực hiện một số giao dịch trên phần mềm, nhưng một nền tảng quản trị sản xuất cần tạo điều kiện để dữ liệu đó tiếp tục được sử dụng bởi kho, mua hàng, kế hoạch, giá thành và kế toán. Đây là hướng phát triển mà dự án Shoefabrik đang xây dựng theo từng giai đoạn.
Đồng hành cùng người dùng sau thời điểm go-live
Trong thực tế, nhiều thách thức của một dự án ERP chỉ thực sự xuất hiện sau khi hệ thống đi vào sử dụng. Dữ liệu thực tế thường đa dạng hơn dữ liệu kiểm thử, người dùng bắt đầu gặp các tình huống ngoại lệ và một số điểm trong quy trình cần được điều chỉnh dựa trên cách doanh nghiệp thực sự vận hành.
Vì vậy, hoạt động đào tạo và hỗ trợ người dùng được xem là một phần của quá trình triển khai chứ không phải công việc bổ sung sau dự án.
A1 Consulting hỗ trợ đội ngũ Shoefabrik trong quá trình làm quen với hệ thống và xử lý các vấn đề phát sinh khi Odoo được đưa vào hoạt động hàng ngày. Việc dự án hiện đã bước sang năm thứ hai trong giai đoạn bảo trì và hỗ trợ cũng phản ánh cách nhìn dài hạn hơn đối với ERP: hệ thống cần được quản trị và tiếp tục hoàn thiện sau go-live chứ không kết thúc ngay tại thời điểm bàn giao.
Sẵn sàng mở rộng sang kế hoạch, mua hàng, kho và sản xuất nâng cao
Nền tảng hiện tại cũng tạo ra một lộ trình rõ ràng hơn cho giai đoạn tiếp theo của Shoefabrik.
Khi dữ liệu sản xuất cơ bản và kế toán đã được thiết lập, doanh nghiệp có thể tiếp tục bổ sung các lớp quản trị khác theo nhu cầu. Kế hoạch sản xuất có thể được xây dựng dựa trên cấu trúc sản phẩm và hoạt động sản xuất hiện có, trong khi Mua hàng và Kho có thể tiếp tục kết nối nhu cầu nguyên vật liệu từ phía nhà máy với quá trình cung ứng.
Nếu được triển khai trên cùng một nền tảng, những nghiệp vụ này sẽ giúp Shoefabrik dần mở rộng chuỗi dữ liệu từ lập kế hoạch, mua nguyên vật liệu, quản lý tồn kho, sản xuất đến ghi nhận tài chính.
Đối với mô hình có nhiều pháp nhân, khả năng mở rộng này càng có ý nghĩa bởi doanh nghiệp cần một hệ thống đủ linh hoạt để thích ứng khi phạm vi giao dịch và số lượng bên tham gia tăng lên trong tương lai.
Kết luận
Câu chuyện của Shoefabrik Manufacturing VN cho thấy triển khai ERP cho một nhà máy mới không đơn thuần là lựa chọn phần mềm nào có nhiều tính năng hơn, mà quan trọng hơn là xác định những dữ liệu và quy trình nào cần được kết nối ngay từ đầu để tạo nền tảng cho hoạt động dài hạn.
Trong trường hợp của Shoefabrik, bài toán quan trọng nhất nằm ở mối quan hệ giữa nguyên vật liệu, sản xuất, giá thành và kế toán. Nếu những lớp dữ liệu này được hình thành độc lập, doanh nghiệp có thể phải dành nhiều nguồn lực để đối chiếu và kết nối khi quy mô hoạt động tăng lên. Ngược lại, nếu đưa quá nhiều quy trình vào ERP ngay trong giai đoạn đầu, tổ chức có thể phải tiếp nhận mức độ thay đổi quá lớn trong khi pháp nhân mới vẫn đang ổn định hoạt động.
Vì vậy, Shoefabrik và A1 Consulting lựa chọn cách tiếp cận theo từng giai đoạn. Trong 03 tháng đầu, dự án tập trung xây dựng nền tảng phục vụ quản lý nguyên vật liệu, sản xuất, ghi nhận giá thành và kế toán theo chuẩn VAS, đồng thời triển khai hệ thống trên Odoo.sh để duy trì khả năng phát triển lâu dài.
Sau khi go-live, hệ thống tiếp tục được sử dụng và hiện đã bước sang năm vận hành thứ hai, với A1 Consulting đồng hành trong hoạt động bảo trì và hỗ trợ người dùng. Từ nền tảng này, Shoefabrik có thể tiếp tục mở rộng sang Kế hoạch, Mua hàng, Kho và Sản xuất nâng cao theo nhu cầu thực tế.
Đây cũng là cách A1 Consulting tiếp cận các dự án ERP cho doanh nghiệp sản xuất: thay vì bắt đầu từ câu hỏi doanh nghiệp có thể triển khai bao nhiêu module, dự án nên bắt đầu từ việc xác định những luồng dữ liệu nào cần được kết nối để giải quyết bài toán vận hành quan trọng nhất.
Khi nền tảng ban đầu được thiết kế đúng, mỗi giai đoạn tiếp theo không còn là một dự án riêng biệt mà trở thành bước mở rộng tự nhiên của cùng một hệ thống. Với Shoefabrik Manufacturing VN, Odoo vì vậy không chỉ đóng vai trò là công cụ phục vụ hoạt động hiện tại mà còn là nền tảng để doanh nghiệp từng bước hoàn thiện mô hình quản trị sản xuất và tài chính khi quy mô tiếp tục phát triển.