Giới thiệu về Kính mắt Anna
Kính Mắt Anna, thương hiệu thuộc Công ty Cổ phần ALC Phú Quý, là một trong những chuỗi bán lẻ kính mắt phát triển nhanh nhất Việt Nam những năm gần đây. Được thành lập vào năm 2015, sau 10 năm phát triển, hiện tại Anna đã có hơn 60 hệ thống cửa hàng trên toàn quốc và tạo được chỗ đứng không thể thay thế trong lòng giới trẻ nhờ sự kết hợp giữa chất lượng sản phẩm, thiết kế thời trang và dịch vụ tận tâm.
Vào đầu tháng 10/2024, khi dự án Odoo ERP cho ngành bán lẻ chính thức được khởi động tại Kính Mắt Anna, không ít người trong nội bộ công ty vẫn chưa hình dung được hết tầm vóc của sự thay đổi. Tuy nhiên, chỉ sau 7 tháng làm việc sát cánh cùng A1 Consulting, Kính mắt Anna không chỉ giải quyết được những bài toán thách thức về vận hành mà còn thiết lập một nền tảng vững chắc để mở rộng toàn bộ hệ sinh thái kinh doanh, từ bán lẻ đến chăm sóc sức khỏe mắt.
Thách thức của Kính mắt Anna trong vận hành chuỗi bán lẻ
Kính Mắt Anna vốn đã có một hành trình phát triển ấn tượng trong mảng bán lẻ kính mắt. Tuy nhiên, khi số lượng cửa hàng tăng lên, các điểm tiếp xúc với khách hàng ngày càng nhiều thì những công cụ phần mềm cũ lại trở thành lực cản.
Hệ thống bán hàng lúc đó chạy trên một nền tảng khác vốn phù hợp với những đơn vị nhỏ nhưng không đủ linh hoạt để xử lý các chương trình khuyến mãi phức tạp, một phần thiết yếu trong ngành bán lẻ hiện đại. Các chương trình khuyến mãi chồng chéo đều phải xử lý thủ công, nhân viên bán hàng phải tính toán bằng tay từng loại chiết khấu, vừa mất thời gian, vừa dễ sai sót.
Không chỉ vậy, dữ liệu của Anna thời điểm đó đang nằm rải rác trên nhiều hệ thống. Kho và bán hàng dùng một hệ thống trong khi bộ phận kế toán dùng một phần mềm chuyên dụng kế toán khác, giao việc và vận hành nội bộ lại tách biệt trên một công cụ phối hợp nội bộ chuyên biệt. Điều này khiến Ban giám đốc của Anna không thể có có được một bức tranh tổng thể để quản lý, ra quyết định trở nên thiếu dữ liệu và cảm tính.
“Mỗi lần cần tổng hợp doanh thu hay tồn kho, tôi phải chờ nhân viên ghép file Excel từ ba bốn hệ thống khác nhau, rất tốn thời gian và không chính xác.” - Ông Tuân Phạm - CEO của Kính mắt Anna chia sẻ.
Anna đã từng kỳ vọng phần mềm kế toán chuyên dụng có thể là giải pháp trung tâm cho tài chính nhưng khi nhu cầu vận hành vượt khỏi chức năng kế toán, công ty hiểu rằng họ cần một hệ thống ERP cho ngành bán lẻ toàn diện, tích hợp điều mà các hệ thống cũ đang dùng không thể đáp ứng.
Sau khi nhận ra giới hạn của các phần mềm rời rạc đang sử dụng, đội ngũ lãnh đạo của Kính mắt Anna bắt đầu chủ động tìm kiếm một giải pháp ERP cho ngành bán lẻ có thể thay đổi hoàn toàn cách doanh nghiệp vận hành. Ban đầu, họ thử tiếp cận nhiều phần mềm quản trị khác nhau trên thị trường, từ các giải pháp trong nước đến một vài nền tảng nước ngoài có tiếng. Tuy nhiên, phần lớn đều rơi vào hai trường hợp: hoặc là không đủ linh hoạt để tùy biến theo đặc thù ngành bán lẻ kính mắt hoặc là chi phí đầu tư và duy trì vượt xa ngân sách của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại.
Chính trong quá trình đó, Anna biết đến Odoo, một hệ thống ERP mã nguồn mở đang được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu và đang được nhiều các doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng, đặc biệt mạnh ở khả năng tích hợp và mở rộng theo từng giai đoạn. Khả năng "all-in-one" các nghiệp vụ như bán hàng, POS, kế toán, kho, CRM, nhân sự… trong cùng một nền tảng mà vẫn cho phép tùy chỉnh sâu theo từng quy trình cụ thể là điểm cộng lớn khiến Odoo nổi bật hơn hẳn so với các giải pháp cùng phân khúc.
Tuy nhiên, công nghệ chỉ là một phần của bài toán. Điều khiến ban lãnh đạo Anna đưa ra quyết định cuối cùng lại nằm ở con người cụ thể là đội ngũ tư vấn của A1 Consulting, đối tác vàng duy nhất của Odoo tại Việt Nam. Ngay từ buổi làm việc đầu tiên, A1 Consulting đã không tiếp cận dự án như một đơn vị triển khai phần mềm đơn thuần mà như một đối tác hiểu ngành bán lẻ, biết đặt đúng câu hỏi và đồng hành để xây lại quy trình từ gốc.
“Chúng tôi chọn A1 Consulting không chỉ vì họ hiểu Odoo mà vì họ có khả năng nhìn thấy tầm nhìn của doanh nghiệp chúng tôi và biết cách chuyển hóa nó thành hệ thống vận hành thực tế.” - Ông Tuân Phạm - CEO của Kính mắt Anna nói.
Giải pháp số hóa và đồng bộ trên cùng một hệ thống Odoo ERP
Bắt tay vào dự án chuyển đổi số ngành bán lẻ của Kính mắt Anna, thay vì cố gắng thay đổi tất cả cùng lúc, A1 Consulting cùng đội ngũ lãnh đạo của Anna quyết định chia dự án thành hai giai đoạn rõ ràng một chiến lược giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo khả năng thích nghi của đội ngũ.
Trong giai đoạn đầu, dự án Odoo ERP của Anna tập trung vào các quy trình vận hành cốt lõi, đảm bảo sự ổn định và hiệu quả cho hoạt động hằng ngày. Hệ thống mới được xây dựng với tính linh hoạt cao, đồng thời tích hợp các công cụ cần thiết để đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình.
Bước đến giai đoạn tiếp theo của dự án, hệ thống Odoo ERP của Anna sẽ được mở rộng sang các mảng quản lý nâng cao liên quan tới quản lý khách hàng cũng như quả lý nhân sự, góp phần hoàn thiện nền tảng cho chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
Triển khai ERP đặc biệt là ERP cho ngành bán lẻ chưa bao giờ là chuyện đơn giản, nhất là trong ngành có mùa vụ rõ rệt như kính mắt. Dự án rơi đúng vào thời điểm cao điểm bán hàng dịp Tết, khi toàn bộ nhân sự đều quá tải. Tuy nhiên, thay vì trì hoãn, cả hai bên đã cùng nhau điều chỉnh lịch triển khai, đẩy nhanh các hạng mục quan trọng trong tháng thấp điểm, linh hoạt tổ chức đào tạo ca tối cho bộ phận bán hàng.
Chính sự linh hoạt, đồng hành và cam kết từ cả hai phía đã giúp dự án vượt qua giai đoạn khó khăn nhất mà không trễ tiến độ.
Thành quản đạt được sau 7 tháng
Dự án chính thức được Kick-off vào tháng 10/2024, tính đến giữa tháng 5/2025, khi hệ thống bước vào giai đoạn Go-live, Kính Mắt Anna không chỉ đưa vào vận hành một phần mềm mới mà còn tái cấu trúc cách doanh nghiệp hoạt động gọn gàng hơn, linh hoạt hơn và sẵn sàng cho tương lai.
Tại tất cả 60 cửa hàng của Anna trên toàn quốc, đội ngũ bán hàng giờ đây có thể phục vụ khách hàng hiệu quả hơn nhờ hệ thống POS hiện đại. Các chương trình khuyến mãi, trước đây phải tính toán thủ công, giờ được thiết lập sẵn và áp dụng tự động theo từng tình huống. Việc thanh toán diễn ra nhanh chóng, trơn tru. Nhân viên cảm thấy nhẹ nhàng hơn trong công việc, còn khách hàng thì hài lòng hơn với trải nghiệm mua sắm.
Ở phía sau hậu trường, quy trình kiểm soát tồn kho giờ đã được số hóa toàn diện. Mỗi sản phẩm, mỗi chi nhánh đều được theo dõi chính xác. Việc nhập hàng, xuất kho hay kiểm kê đều rõ ràng, nhất quán. Những sai lệch tồn kho vốn từng gây đau đầu gần như không còn xảy ra.
Với bộ phận kế toán, báo cáo tài chính không còn là nỗi lo mỗi cuối tháng. Dữ liệu từ mọi phòng ban được cập nhật theo thời gian thực, thống nhất trên một nền tảng duy nhất. Các báo cáo được chuẩn hóa theo đúng quy định kế toán Việt Nam, vừa đảm bảo tuân thủ, vừa phục vụ hiệu quả cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo.
Nhưng thành quả lớn nhất không chỉ nằm ở từng phòng ban. Với một hệ thống dữ liệu tập trung, ban lãnh đạo có thể truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tức thời. Từ đó, doanh nghiệp vận hành thống nhất như một thể hoàn chỉnh, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
Hơn 7 năm trước, khi chỉ mới bắt đầu Anna đã ấp ủ một ước mơ: sở hữu một hệ thống phần mềm riêng, được thiết kế đúng với nhu cầu và định hướng phát triển của chính mình. Hôm nay, ước mơ ấy đã trở thành hiện thực. Một chặng đường dài với biết bao nỗ lực, kiên trì và niềm tin vào tương lai.
Odoo giúp chúng tôi chuẩn hóa quy trình, kiểm soát chi tiết vận hành và quan trọng nhất hệ thống này không chỉ phục vụ hiện tại. Nó cũng giúp chúng tôi mở rộng linh hoạt, phù hợp với chiến lược dài hạn của Anna là xây dựng một hệ sinh thái chăm sóc mắt toàn diện.
Và A1 Consulting là đối tác đã giúp chúng tôi biến điều đó thành hiện thực. Họ không đơn thuần là triển khai phần mềm, A1 Consulting hiểu về kinh doanh và đồng hành với chúng tôi như một thành viên của gia đình Anna.
Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả những ai đã đồng hành cùng Anna trong suốt hành trình này, đặc biệt là đội ngũ đã góp phần đưa dự án phần mềm trong mơ về đích thành công.
- Ông Tuân Phạm, CEO Kính Mắt Anna xúc động chia sẽ trong buổi lễ Go-live dự án
Bài học từ dự án Odoo của Kính mắt Anna
Hành trình chuyển đổi số chuỗi bán lẻ của Kính mắt Anna không chỉ là câu chuyện về một hệ thống ERP mới mà đó còn là hành trình cả công ty cùng thay đổi cách suy nghĩ, cách làm để sẵn sàng cho giai đoạn phát triển triển theo.
Để dự án về đích thành công, vai trò của người đứng đầu doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Từ việc định hướng rõ ràng, trao quyền cụ thể cho từng phòng ban, đến việc luôn lắng nghe và ghi nhận những đóng góp để tạo ra một tinh thần đồng hành trong toàn công ty. Toàn bộ nhân sự đều hiểu vai trò và giá trị của việc chuyển đổi từ đó cùng hướng tới mục tiêu chung.
Kính mắt Anna cũng cho thấy một cách tiếp cận chuyển đổi số rất hiện đại. Đó là việc tạo ra văn hóa và cơ chế khuyến khích để nhân viên là nhân tố làm chủ, tham gia và tạo ra sự thay đổi trong quá trình chuyển đổi số. Chính cách tiếp cận này là yếu tố quyết định giúp cho quá trình triển khai hệ thống không chỉ diễn ra suôn sẻ mà còn được đón nhận với tinh thần tích cực từ đội ngũ nội bộ.
Hành trình chuyển đổi số của Kính Mắt Anna với giải pháp ERP cho ngành bán lẻ, ở đây cụ thể là Odoo, là ví dụ điển hình cho việc một doanh nghiệp bán lẻ theo chuỗi có thể đồng bộ về quản lý để vận hành chuyên nghiệp, đồng nhất.
Với một đội ngũ ngày càng gắn kết và đội ngũ lãnh đạo tâm huyết, luôn tin tưởng vào con người, đi cùng sự đồng hành về mặt công nghệ từ A1 Consulting và Odoo ERP, chúng tôi tin rằng Anna sẽ còn phát triển và bứt phá trong thời gian tới, trở thành một trong những hình mẫu chuyển đổi số thành công trong ngành bán lẻ tại Việt Nam.