Hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) giúp tập trung hóa các quy trình rời rạc và nâng cao hiệu suất, nhưng khi một dự án ERP đình trệ, tất cả các lợi ích đó cũng bị trì hoãn. Việc phục hồi một quá trình triển khai phần mềm ERP thất bại là một thách thức, nhưng cần được thực hiện để thu hồi chi phí ban đầu và tận dụng những ưu điểm của hệ thống mới.
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến một dự án ERP lâm vào trạng thái khó khăn hoặc thất bại như kế hoạch yếu kém, mở rộng phạm vi (scope creep), thiếu nguồn lực, quản lý thay đổi không đầy đủ hoặc vấn đề di chuyển dữ liệu. Việc xoay chuyển thành công đòi hỏi kế hoạch chiến lược và toàn diện, đồng thời tránh các “bẫy” phổ biến dẫn đến trì hoãn nhiều hơn hoặc thậm chí thất bại hoàn toàn. Bài viết này sẽ điểm qua một số sai lầm thường gặp trong quá trình hồi phục dự án ERP cùng lời khuyên để tránh chúng.
Vì sao triển khai ERP thất bại
Một việc triển khai ERP không thành công có thể trở thành trải nghiệm tốn kém về thời gian và chi phí cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều quan trọng là dành thời gian để hiểu điều gì đã sai và xây dựng một kế hoạch phục hồi kỹ lưỡng trước khi bắt đầu quá trình thiết lập lại. Bằng cách nhận ra các thách thức và chuẩn bị chiến lược để vượt qua chúng, doanh nghiệp có thể quản lý độ phức tạp của hệ thống ERP một cách hiệu quả.
Việc thất bại trong triển khai ERP có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố, bao gồm:
- Lập kế hoạch và quản lý dự án yếu: thiếu kế hoạch rõ ràng và quản lý dự án hiệu quả khiến việc triển khai dự án ERP dễ đi lệch hướng nhanh chóng.
- Thiếu mục tiêu rõ ràng: dự án làm vì mục tiêu gì? Cần định ra mục tiêu rõ ràng cho hệ thống ERP mới để tránh nỗ lực lệch hướng và lãng phí nguồn lực.
- Đào tạo và hỗ trợ người dùng cuối không đủ: nếu người dùng không được đào tạo đầy đủ, họ có thể gặp khó khăn khi sử dụng hệ thống mới, dẫn đến tỉ lệ áp dụng thấp.
- Kiểm thử và đảm bảo chất lượng không đủ: bỏ qua hoặc đẩy nhanh giai đoạn kiểm thử có thể tạo ra lỗi không được phát hiện ảnh hưởng tới quy trình kinh doanh hàng ngày.
- Kỳ vọng và thời hạn không thực tế: thời hạn và kỳ vọng quá cao có thể gây áp lực cho nhóm triển khai, dẫn đến sai sót và thiếu sót.
- Quản lý thay đổi và truyền thông không hiệu quả: không quản lý thay đổi đúng cách và thiếu truyền thông có thể khiến nhân viên và các bên liên quan kháng cự.
- Ngân sách và nguồn lực không đủ: đánh giá thấp nhu cầu về nguồn lực và ngân sách có thể gây ra trì hoãn dự án và đánh đổi chất lượng.
- Thiếu cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo: nếu lãnh đạo cấp cao không tham gia và cam kết, dự án có thể mất phương hướng và mất động lực.
- Di chuyển dữ liệu và tích hợp sai sót: thực hiện di chuyển dữ liệu và tích hợp hệ thống cũ một cách kém có thể dẫn đến dữ liệu không nhất quán và gián đoạn vận hành.
- Bảo mật và kiểm soát truy cập kém: bỏ qua biện pháp bảo mật có thể làm tổ chức dễ bị vi phạm dữ liệu và rủi ro tuân thủ.
Hiểu các nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại trong triển khai ERP sẽ giúp doanh nghiệp chủ động giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng thành công khi triển khai.
“Tốn kém và phức tạp để giải quyết, việc trật đường ray của ERP xảy ra khi doanh nghiệp không xử lý các rủi ro tiềm ẩn phát sinh trong quá trình triển khai hệ thống.”
Lisa Schwartz | Netsuite
8 sai lầm khi phục hồi dự án ERP
Như câu nói rằng “Kế hoạch dù tốt đến đâu cũng có thể trật đường ray…” Kế hoạch bạn đã vạch sẵn có thể không dẫn đến triển khai ERP thành công như dự kiến. Nếu bạn thấy quá trình triển khai đã bị đình trệ và cần bắt đầu một kế hoạch phục hồi, dưới đây là một số sai lầm phổ biến cần tránh khi đưa dự án ERP trở lại đúng hướng.
Không chẩn đoán gốc rễ của vấn đề
Nhiều quản lý dự án chỉ tập trung sửa triệu chứng mà không đi đến vấn đề gốc rễ. Nhưng bước đầu tiên trong bất kỳ phục hồi dự án nào là hiểu nguyên nhân cốt lõi.
Ví dụ: nếu dự án trễ tiến độ, nhóm có thể tăng giờ làm mà không hiểu nguyên nhân trễ là do yêu cầu không rõ ràng, kỳ vọng phi thực tế, truyền thông kém, hay thách thức kỹ thuật. Nếu không giải quyết gốc rễ, nỗ lực phục hồi sẽ hời hợt và dự án có thể tiếp tục gặp rủi ro.
Cách tránh: Dành thời gian thực hiện phân tích gốc rễ kỹ lưỡng. Sử dụng các kỹ thuật như “5 Whys” hoặc sơ đồ xương cá (Ishikawa) để xác định vấn đề. Hỏi các bên liên quan và thành viên nhóm để thu thập góc nhìn của họ về nơi có sai sót. Đừng chỉ xem xét khía cạnh kỹ thuật, mà phải bao gồm quy trình quản lý dự án và kế hoạch truyền thông.
Bỏ qua tầm quan trọng của truyền thông rõ ràng
Một sai lầm phổ biến khi phục hồi dự án ERP là giả định rằng tất cả người tham gia đều hiểu cùng một cách mà không xác minh thực tế. Truyền thông rõ ràng là điều kiện thiết yếu trong các dự án triển khai ERP. Thiếu truyền thông có thể dẫn đến hiểu lầm và căng thẳng nhóm, gây trì hoãn và sai sót, làm dự án vốn đã khó khăn càng thêm bất ổn.
Cách tránh: Đảm bảo truyền thông thường xuyên tới tất cả các bên liên quan. Tổ chức họp nhóm định kỳ để bàn tiến độ, rào cản và bất kỳ thay đổi nào của dự án. Cập nhật cho nhóm về các diễn biến và tham gia họ vào các quyết định ảnh hưởng tới tiến trình dự án. Sử dụng công cụ hợp tác để giữ mọi người cùng nhịp và cho phép cập nhật tức thì. Càng nhiều người cảm thấy được tham gia, khả năng ủng hộ phục hồi càng cao.
Bỏ qua đánh giá lại phạm vi và mục tiêu
Một trong những vấn đề lớn khi cố phục hồi dự án phần mềm thất bại là phạm vi dự án bị mở rộng (scope creep). Trong quá trình phục hồi, có thể xuất hiện cám dỗ thêm tính năng hoặc cố gắng hoàn thành tất cả yêu cầu ban đầu nhằm “cứu” dự án. Nhưng điều này có thể dẫn tới trì hoãn và gây áp lực thêm cho nhóm.
Cách tránh: Xem xét lại phạm vi dự án bằng cách hợp tác với các bên liên quan để xác định các chức năng ERP thiết yếu nhất. Ưu tiên các tính năng dựa trên giá trị kinh doanh và nhu cầu người dùng. Sẵn sàng loại bỏ các tính năng không thiết yếu hoặc hoãn chúng vào giai đoạn sau. Bằng cách tập trung vào những kết quả quan trọng nhất, bạn có thể tạo ra kế hoạch phục hồi khả thi và thực tế hơn.
Quá tải công việc cho nhóm
Khi dự án bị trễ, quản lý có thể cảm thấy áp lực để tăng khối lượng công việc của nhóm như cách “bắt kịp”. Nhưng quá tải nhóm có thể phản tác dụng, dẫn đến kiệt sức và lỗi.
Cách tránh: Làm việc thông minh hơn chứ không phải làm nhiều hơn. Thay vì tăng khối lượng, tập trung vào cải thiện hiệu quả. Đánh giá dự án để xác định khu vực tắc nghẽn. Cân nhắc chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ dễ quản lý hơn với thời hạn hợp lý. Tổ chức kiểm tra thường xuyên để đảm bảo nhóm đi đúng hướng.
Bỏ qua nợ kỹ thuật (technical debt)
Trong nhiều trường hợp, một dự án ERP thất bại tích tụ nợ kỹ thuật. Điều này xảy ra khi nhóm thực hiện các “lối tắt” như bỏ qua kiểm thử hoặc đẩy nhanh phát triển. Dù dường như chấp nhận được khi thời gian gấp, các lối tắt này tích tụ theo thời gian và gây ra vấn đề lớn hơn sau này. Trong quá trình phục hồi, áp lực “di chuyển nhanh” để đưa ra kết quả có thể dẫn đến tích tụ thêm nợ kỹ thuật.
Cách tránh: Bỏ qua nợ kỹ thuật trong quá trình phục hồi chỉ khiến việc hoàn thành dự án càng bị trì hoãn. Quy trình ERP không tốt có thể gây ra vấn đề sau khi hệ thống hoạt động chính thức (go-live), bao gồm tổn thất tài chính và hiệu quả vận hành kém. Dù có cám dỗ hoãn việc xử lý các vấn đề kỹ thuật, nợ kỹ thuật có thể dẫn đến vấn đề dài hạn ảnh hưởng đến tính ổn định và khả năng bảo trì của giải pháp ERP.
Phục hồi không chỉ là đưa dự án trở lại đúng hướng mà còn đảm bảo dự án mang lại kết quả lâu dài.
Thiếu sự tham gia và đồng thuận của các bên liên quan
Việc triển khai dự án ERP là công việc lớn đối với bất kỳ công ty nào, ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực của doanh nghiệp. Việc có sự đồng thuận và tham gia xuyên suốt của tổ chức là rất quan trọng, đặc biệt trong giai đoạn phục hồi. Các bên liên quan có thể là lãnh đạo, trưởng phòng hoặc người dùng cuối; sự ủng hộ của họ là yếu tố quyết định để phục hồi dự án thành công. Nếu không có sự hỗ trợ, kế hoạch phục hồi có thể không phù hợp với nhu cầu kinh doanh, dẫn đến sự thất vọng và thiếu cam kết từ nhóm.
Cách tránh: Xây dựng kênh truyền thông rõ ràng với các bên liên quan ngay từ đầu quá trình phục hồi. Cập nhật định kỳ các thông tin tiến độ và mời họ tham gia vào các quyết định quan trọng, đặc biệt khi có điều chỉnh phạm vi, thời hạn và ưu tiên. Tham gia họ vào thảo luận về tầm nhìn dài hạn và yêu cầu hệ thống, đảm bảo kế hoạch phục hồi phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Không thích ứng với hoàn cảnh thay đổi
Việc triển khai ERP hiếm khi diễn ra đúng y như kế hoạch, và việc thiết lập lại dự án ERP cũng không phải là ngoại lệ. Trong giai đoạn phục hồi, tính linh hoạt và khả năng thích nghi là rất quan trọng. Việc phục hồi không thể áp dụng một cách “cứng nhắc”, và kế hoạch cần có khả năng điều chỉnh khi phát sinh thách thức không lường trước. Việc cứng nhắc giữ kế hoạch ban đầu mà không xem xét các yếu tố mới có thể cản trở khả năng điều chỉnh hiệu quả.
Cách tránh: Thường xuyên đánh giá lại dự án và môi trường xung quanh. Chủ động xác định rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng thay đổi hướng đi khi cần thiết. Áp dụng các phương pháp linh hoạt (như agile) để đón nhận thay đổi và tích hợp phản hồi nhanh, đảm bảo kế hoạch phục hồi linh hoạt và phù hợp với thông tin mới phát sinh.
Bỏ qua kiểm thử và đảm bảo chất lượng
Khi triển khai ERP bắt đầu trễ tiến độ, kiểm thử thường là lĩnh vực bị bỏ qua trong nỗ lực đẩy nhanh tiến độ dự án. Tuy nhiên, việc bỏ qua kiểm thử hoặc QA có thể dẫn đến nhiều vấn đề sau này. Lỗi không được phát hiện và vấn đề tích hợp có thể gây ra trì hoãn thêm và ảnh hưởng đến thành công dài hạn của hệ thống mới.
Cách tránh: Không bỏ qua kiểm thử và đảm bảo chất lượng trong quá trình phục hồi dự án. Ưu tiên kiểm thử các thành phần và chức năng quan trọng và xử lý ngay các vấn đề để ngăn chúng trở thành những vấn đề lớn hơn sau này.
Kết luận
Việc phục hồi dự án ERP đòi hỏi kế hoạch cẩn trọng, hiểu rõ các vấn đề gốc rễ và phương pháp tiếp cận hợp tác. Bằng cách tránh các sai lầm đã nêu trong bài viết này, các quản lý dự án có thể tăng khả năng phục hồi thành công.
Nếu bạn cần hướng dẫn để đưa dự án ERP của mình trở lại quỹ đạo, các chuyên gia ERP của A1 Consulting có thể giúp xác định các vấn đề then chốt và đảm bảo thành công lâu dài.
Hãy bắt đầu bằng cách lên lịch cuộc gọi khám phá miễn phí với đội ngũ A1 Consulting ngay hôm nay.
