Trong nhiều doanh nghiệp, dữ liệu bán hàng, kế toán, tồn kho, mua hàng hoặc hoạt động khách hàng được lưu trong hệ thống quản trị, nhưng khi cần phân tích hoặc lập báo cáo, người dùng vẫn phải xuất dữ liệu ra bảng tính riêng. Cách làm này quen thuộc nhưng dễ tạo ra nhiều phiên bản file, dữ liệu nhanh chóng lỗi thời và mất thêm thời gian mỗi khi cần cập nhật báo cáo.
Odoo Spreadsheet giúp giải quyết vấn đề này bằng cách đưa khả năng làm việc với bảng tính trực tiếp vào hệ sinh thái Odoo. Người dùng vẫn có thể sử dụng công thức, bảng tổng hợp, biểu đồ và các công cụ phân tích quen thuộc, nhưng dữ liệu có thể được liên kết trực tiếp với cơ sở dữ liệu Odoo thay vì phải liên tục xuất và nhập file.
Theo tài liệu Odoo hiện tại, Spreadsheet cho phép tổ chức, xử lý, phân tích và trực quan hóa dữ liệu, đồng thời kết nối trực tiếp với dữ liệu đang được lưu trong Odoo. Người dùng có thể tạo bảng tính mới, tải file lên, sử dụng mẫu, công thức, bảng tổng hợp, bộ lọc và biểu đồ trong cùng môi trường.
Odoo Spreadsheet là gì?
Odoo Spreadsheet là công cụ bảng tính được tích hợp trực tiếp với cơ sở dữ liệu Odoo, cho phép doanh nghiệp phân tích dữ liệu mà không phải tách hoàn toàn khỏi hệ thống quản trị đang sử dụng.
Về cách sử dụng, công cụ này tương tự các phần mềm bảng tính phổ biến: người dùng có thể nhập dữ liệu, thực hiện phép tính, sử dụng công thức, tạo bảng tổng hợp hoặc trực quan hóa thông tin bằng biểu đồ.
Điểm khác biệt quan trọng nằm ở khả năng kết nối với dữ liệu Odoo. Thay vì tải một file dữ liệu tĩnh rồi xử lý riêng, người dùng có thể đưa danh sách, bảng tổng hợp hoặc các nguồn dữ liệu Odoo vào bảng tính để tiếp tục tính toán và xây dựng báo cáo.
Odoo Spreadsheet cũng là nền tảng để xây dựng các bảng điều khiển trong Odoo. Khi một bảng tính được sử dụng làm bảng điều khiển, dữ liệu có thể được trình bày bằng bảng, biểu đồ và bộ lọc để theo dõi các chỉ số kinh doanh theo cách trực quan hơn.
Odoo Spreadsheet hoạt động như thế nào?
Odoo Spreadsheet có thể được sử dụng theo quy trình tương đối quen thuộc: đưa dữ liệu vào bảng tính, xử lý dữ liệu bằng công thức hoặc bảng tổng hợp, sau đó trình bày kết quả dưới dạng bảng hoặc biểu đồ.
Điểm đáng chú ý là nguồn dữ liệu có thể đến trực tiếp từ các ứng dụng Odoo, nhờ đó người dùng không phải xây dựng toàn bộ báo cáo từ những file xuất riêng biệt.
Đưa dữ liệu Odoo vào bảng tính
Người dùng có thể đưa dữ liệu từ nhiều chế độ xem trong Odoo vào bảng tính, bao gồm danh sách, bảng tổng hợp và biểu đồ.
Ví dụ, bộ phận bán hàng có thể đưa danh sách đơn hàng hoặc bảng phân tích doanh số vào Spreadsheet, trong khi bộ phận mua hàng có thể sử dụng dữ liệu đơn mua và nhà cung cấp để tiếp tục tính toán theo nhu cầu riêng.
Khi một danh sách Odoo được chèn vào bảng tính, Odoo sử dụng các hàm riêng để lấy tiêu đề và giá trị của từng trường từ nguồn dữ liệu tương ứng. Điều này giúp bảng tính duy trì mối liên hệ với dữ liệu trong hệ thống thay vì trở thành một bản sao hoàn toàn độc lập.
Tính toán và xử lý dữ liệu bằng công thức
Odoo Spreadsheet hỗ trợ nhiều hàm thường gặp trong các phần mềm bảng tính, giúp người dùng thực hiện phép tính, tìm kiếm dữ liệu và xử lý thông tin.
Bên cạnh các hàm phổ biến như VLOOKUP, XLOOKUP, INDEX hoặc MATCH, Odoo còn cung cấp những hàm riêng để lấy dữ liệu trực tiếp từ danh sách hoặc bảng tổng hợp trong hệ thống.
Điều này giúp doanh nghiệp vừa duy trì cách phân tích quen thuộc của bảng tính, vừa có thể kết nối trực tiếp với dữ liệu vận hành.
Chẳng hạn, người dùng có thể lấy doanh thu từ dữ liệu bán hàng, kết hợp với mục tiêu theo tháng rồi tính tỷ lệ hoàn thành hoặc chênh lệch mà không cần tạo thêm một hệ thống báo cáo riêng.
Trình bày dữ liệu bằng bảng và biểu đồ
Sau khi dữ liệu đã được xử lý, người dùng có thể sử dụng bảng, biểu đồ và định dạng để trình bày kết quả theo cách dễ theo dõi hơn.
Odoo Spreadsheet cho phép doanh nghiệp chuyển từ dữ liệu chi tiết sang các chỉ số tổng hợp như doanh thu theo tháng, doanh số theo nhân viên, chi phí theo bộ phận hoặc tồn kho theo nhóm sản phẩm.
Những bảng tính này sau đó cũng có thể được sử dụng làm cơ sở để xây dựng bảng điều khiển phục vụ theo dõi hoạt động kinh doanh.
Các tính năng chính của Odoo Spreadsheet
Kết nối trực tiếp với dữ liệu Odoo
Một trong những điểm quan trọng nhất của Odoo Spreadsheet là khả năng làm việc với dữ liệu đang có trong hệ thống.
Người dùng có thể lấy dữ liệu từ các ứng dụng và tiếp tục phân tích trong bảng tính mà không phải xuất file mỗi khi cần tạo báo cáo mới.
Điều này đặc biệt hữu ích đối với các báo cáo cần được xem thường xuyên, bởi dữ liệu có thể tiếp tục được cập nhật từ nguồn Odoo thay vì phải nhập lại thủ công.
Bảng tổng hợp để phân tích dữ liệu
Bảng tổng hợp giúp doanh nghiệp tổ chức và phân tích lượng dữ liệu lớn mà không cần xây dựng nhiều công thức phức tạp.
Người dùng có thể nhóm dữ liệu theo các chiều như thời gian, nhân viên, sản phẩm, đội nhóm hoặc khu vực, sau đó chọn chỉ số cần đo như doanh thu, số lượng hoặc giá trị đơn hàng.
Ví dụ, một bảng tổng hợp có thể hiển thị doanh số của từng nhân viên theo quý hoặc doanh thu của từng nhóm sản phẩm theo tháng. Odoo cho phép thay đổi cách nhóm, sắp xếp và tính toán để xem cùng một nguồn dữ liệu dưới nhiều góc độ khác nhau.
Odoo hiện hỗ trợ cả bảng tổng hợp tĩnh và động. Với bảng tổng hợp động, dữ liệu có thể mở rộng khi xuất hiện thêm thông tin mới và người dùng có thể điều chỉnh các chiều hoặc chỉ số ngay trong bảng tính.
Công thức quen thuộc và hàm riêng của Odoo
Người dùng không phải học lại hoàn toàn cách sử dụng bảng tính khi chuyển sang Odoo Spreadsheet.
Nhiều công thức quen thuộc vẫn được hỗ trợ, bên cạnh một nhóm hàm riêng của Odoo dùng để tham chiếu trực tiếp tới danh sách, bảng tổng hợp hoặc dữ liệu khảo sát trong hệ thống.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tạo các chỉ số riêng phù hợp với nhu cầu quản trị thay vì chỉ phụ thuộc vào những báo cáo mặc định.
Bộ lọc dùng chung
Khi một bảng tính chứa nhiều nguồn dữ liệu, người dùng có thể sử dụng bộ lọc chung để điều chỉnh nhiều bảng hoặc biểu đồ cùng lúc.
Chẳng hạn, một bảng điều khiển có thể chứa doanh thu, số lượng đơn hàng và kết quả theo nhóm bán hàng. Khi người dùng chọn một khoảng thời gian hoặc một đội bán hàng, các thành phần liên quan có thể được lọc theo cùng điều kiện.
Cách tiếp cận này giúp báo cáo dễ tương tác hơn và giảm nhu cầu tạo nhiều phiên bản riêng cho từng khoảng thời gian hoặc từng nhóm.
Tạo biểu đồ và bảng điều khiển
Odoo Spreadsheet không chỉ phục vụ tính toán mà còn là nền tảng để xây dựng các bảng điều khiển.
Theo tài liệu Odoo, một bảng điều khiển có thể được xây dựng bằng cách đưa dữ liệu Odoo vào bảng tính, xử lý thông tin rồi trình bày bằng bảng và biểu đồ. Các nguồn dữ liệu vẫn được kết nối với cơ sở dữ liệu để lấy thông tin mới khi bảng điều khiển được mở hoặc làm mới.
Doanh nghiệp vì vậy có thể sử dụng cùng một công cụ cho cả phân tích chi tiết và theo dõi các chỉ số quản trị ở mức tổng quan.
Tạo mẫu bảng tính
Đối với những báo cáo có cấu trúc lặp lại, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu để chuẩn hóa cách trình bày và tính toán.
Ví dụ, nếu tất cả phòng ban đều phải lập báo cáo tháng với cùng một cấu trúc, doanh nghiệp có thể chuẩn bị trước mẫu gồm các chỉ số, công thức và định dạng cần thiết thay vì để mỗi bộ phận tự tạo một file khác nhau.
Việc chuẩn hóa này giúp giảm sai lệch giữa các báo cáo và giúp người quản lý dễ so sánh hơn.
Odoo Spreadsheet khác gì bảng tính thông thường?
Điểm khác biệt lớn nhất không nằm ở cách nhập công thức hay tạo biểu đồ mà nằm ở mối liên hệ với dữ liệu vận hành.
Với một bảng tính được xuất ra từ hệ thống rồi lưu riêng, dữ liệu tại thời điểm xuất sẽ nhanh chóng trở thành dữ liệu cũ khi có thêm đơn hàng, hóa đơn hoặc giao dịch mới.
Người dùng thường phải lặp lại chu trình tải file mới, sao chép dữ liệu, cập nhật công thức và kiểm tra xem cấu trúc báo cáo có bị thay đổi hay không.
Odoo Spreadsheet giúp giảm sự phụ thuộc vào quá trình này bằng cách cho phép một số nguồn dữ liệu tiếp tục liên kết trực tiếp với cơ sở dữ liệu Odoo. Bảng tổng hợp, danh sách và các nguồn dữ liệu khác có thể được sử dụng để tạo báo cáo mà không phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.
Điều này không có nghĩa Odoo Spreadsheet thay thế mọi trường hợp sử dụng Excel hoặc Google Sheets. Những bảng tính độc lập vẫn phù hợp khi doanh nghiệp cần làm việc với dữ liệu ngoài Odoo hoặc chia sẻ theo những yêu cầu đặc biệt. Tuy nhiên, đối với các báo cáo dựa chủ yếu trên dữ liệu Odoo, việc phân tích ngay trong hệ thống có thể giúp giảm bớt nhiều bước trung gian.
Odoo Spreadsheet trong các quy trình kinh doanh
Theo dõi bán hàng
Đội ngũ bán hàng có thể sử dụng Spreadsheet để tổng hợp doanh thu, số lượng đơn hàng, kết quả theo nhân viên hoặc hiệu suất theo từng khoảng thời gian.
Dữ liệu từ đơn bán hoặc báo cáo bán hàng có thể được đưa vào bảng tính rồi kết hợp với mục tiêu để tính tỷ lệ hoàn thành.
Thay vì chỉ xem các con số tổng thể, quản lý có thể phân tích sâu hơn theo khách hàng, nhóm sản phẩm, nhân viên hoặc khu vực tùy theo dữ liệu đang được quản lý trong Odoo.
Phân tích tài chính
Đối với kế toán và tài chính, bảng tính thường được sử dụng để thực hiện các phép tính bổ sung ngoài những báo cáo chuẩn.
Odoo Spreadsheet có thể hỗ trợ xây dựng các bảng phân tích chi phí, theo dõi ngân sách hoặc so sánh số liệu giữa các kỳ khi dữ liệu nguồn được quản lý trong Odoo.
Giá trị ở đây nằm ở việc giảm bước xuất dữ liệu trước khi thực hiện phân tích, đặc biệt với những báo cáo được sử dụng nhiều lần.
Theo dõi tồn kho và mua hàng
Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu tồn kho hoặc mua hàng để xây dựng các bảng phân tích phục vụ việc theo dõi sản phẩm, nhà cung cấp hoặc nhu cầu bổ sung hàng.
Ví dụ, quản lý có thể tổng hợp lượng mua theo nhà cung cấp, giá trị đơn mua theo tháng hoặc phân tích một nhóm sản phẩm cụ thể bằng bảng tổng hợp.
Khi kết hợp với bộ lọc, cùng một báo cáo có thể được sử dụng để xem dữ liệu theo từng giai đoạn hoặc từng nhóm mà không cần tạo nhiều file riêng biệt.
Theo dõi hiệu quả hoạt động
Ngoài các bộ phận nghiệp vụ riêng lẻ, Spreadsheet còn phù hợp với các báo cáo quản trị tổng hợp.
Doanh nghiệp có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để tạo một bảng theo dõi các chỉ số quan trọng, sau đó sử dụng biểu đồ hoặc bảng điều khiển để giúp người quản lý nhận biết xu hướng và vấn đề cần chú ý.
Với Odoo Dashboards, các bảng tính có thể trở thành nền tảng cho những bảng điều khiển tương tác, tập hợp dữ liệu từ nhiều nguồn Odoo tại một nơi.
Odoo Spreadsheet và bảng điều khiển khác nhau như thế nào?
Odoo Spreadsheet là môi trường để xử lý, tính toán và tổ chức dữ liệu, trong khi Odoo Dashboards tập trung nhiều hơn vào việc trình bày và theo dõi các chỉ số theo cách trực quan.
Hai công cụ có mối liên hệ chặt chẽ vì bảng tính chính là nền tảng của các bảng điều khiển trong Odoo.
Khi xây dựng một bảng điều khiển tùy chỉnh, người dùng thường bắt đầu bằng việc xác định dữ liệu cần theo dõi, đưa danh sách, bảng tổng hợp hoặc biểu đồ vào Spreadsheet, thực hiện các phép tính cần thiết rồi sắp xếp dữ liệu thành giao diện dễ đọc.
Vì vậy, có thể hiểu Spreadsheet là lớp phân tích và tính toán phía sau, còn Dashboard là lớp trình bày giúp người dùng theo dõi kết quả nhanh hơn.
Lợi ích của Odoo Spreadsheet đối với doanh nghiệp
Lợi ích đầu tiên là giảm nhu cầu liên tục xuất dữ liệu từ Odoo sang các file riêng. Khi nguồn dữ liệu được liên kết trực tiếp với bảng tính, doanh nghiệp có thể hạn chế nhiều thao tác sao chép và cập nhật thủ công.
Odoo Spreadsheet cũng giúp duy trì sự liên kết giữa báo cáo và dữ liệu vận hành. Điều này đặc biệt quan trọng với các báo cáo được sử dụng hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, bởi thông tin cần được cập nhật thường xuyên.
Bên cạnh đó, công cụ vẫn giữ cách làm việc tương đối quen thuộc của bảng tính, nhờ đó người dùng có thể tiếp tục sử dụng công thức, bảng tổng hợp và biểu đồ thay vì phải chuyển hoàn toàn sang một cách phân tích mới.
Đối với đội ngũ quản lý, khả năng chuyển bảng tính thành bảng điều khiển cũng giúp dữ liệu phân tích được trình bày rõ ràng hơn và phù hợp với việc theo dõi các chỉ số quan trọng.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể giảm khoảng cách giữa nơi dữ liệu được tạo ra và nơi dữ liệu được phân tích. Khi bán hàng, kế toán, tồn kho hoặc mua hàng đều đang được quản lý trong Odoo, việc phân tích trực tiếp trên cùng dữ liệu có thể giúp giảm nhiều bước trung gian trong quá trình lập báo cáo.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng Odoo Spreadsheet
Odoo Spreadsheet có thể linh hoạt, nhưng sự linh hoạt này cũng dễ dẫn đến những bảng báo cáo quá phức tạp nếu doanh nghiệp không xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu.
Trước khi xây dựng một bảng tính hoặc bảng điều khiển, người dùng nên xác định rõ câu hỏi kinh doanh cần trả lời, nguồn dữ liệu nào cần sử dụng và chỉ số nào thực sự có ý nghĩa.
Odoo cũng khuyến nghị quá trình xây dựng bảng điều khiển nên bắt đầu từ việc xác định mục tiêu, chuẩn bị dữ liệu phù hợp rồi mới thực hiện tính toán và trực quan hóa.
Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến cách sử dụng bảng tổng hợp tĩnh và động. Một bảng tổng hợp tĩnh vẫn có thể lấy dữ liệu cập nhật từ hệ thống nhưng không tự mở rộng khi xuất hiện chiều dữ liệu mới, trong khi bảng tổng hợp động có thể thích ứng linh hoạt hơn với thay đổi của dữ liệu.
Ngoài ra, không phải báo cáo nào cũng cần được đưa vào một bảng tính phức tạp. Nếu Odoo đã có báo cáo tiêu chuẩn đáp ứng đầy đủ nhu cầu, doanh nghiệp nên tận dụng báo cáo đó thay vì tạo thêm một lớp xử lý không cần thiết.
Cuối cùng, quyền truy cập cũng cần được xem xét khi các bảng tính hoặc bảng điều khiển chứa dữ liệu nhạy cảm. Doanh nghiệp nên xác định rõ người nào cần xem dữ liệu và phạm vi thông tin nào phù hợp với từng vai trò.
Kết luận
Odoo Spreadsheet giúp doanh nghiệp kết hợp sự linh hoạt của bảng tính với dữ liệu đang được quản lý trực tiếp trong Odoo.
Người dùng có thể đưa danh sách và bảng tổng hợp vào bảng tính, sử dụng công thức để phân tích, tạo biểu đồ, áp dụng bộ lọc và phát triển các bảng điều khiển phù hợp với nhu cầu quản trị. Nhờ khả năng kết nối với dữ liệu Odoo, doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào những file xuất thủ công và hạn chế tình trạng báo cáo nhanh chóng trở nên lỗi thời.
Tuy nhiên, giá trị của Odoo Spreadsheet không nằm ở việc tạo nhiều bảng tính hơn mà ở việc giúp doanh nghiệp xây dựng những báo cáo có mục tiêu rõ ràng, sử dụng đúng nguồn dữ liệu và hỗ trợ việc ra quyết định.
Đối với doanh nghiệp đang quản lý bán hàng, kế toán, mua hàng, tồn kho hoặc các quy trình khác trên Odoo, Spreadsheet có thể đóng vai trò như một lớp phân tích nằm ngay trên dữ liệu vận hành, từ đó kết nối báo cáo với hoạt động thực tế chặt chẽ hơn.
A1 Consulting có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nhu cầu báo cáo, xác định nguồn dữ liệu phù hợp, xây dựng bảng tính và bảng điều khiển trên Odoo, đồng thời kết nối các chỉ số với quy trình kinh doanh thực tế để hạn chế việc tiếp tục quản lý dữ liệu qua nhiều file riêng biệt.