Trong nhiều doanh nghiệp, việc ký hợp đồng và xử lý tài liệu vẫn diễn ra theo một quy trình khá thủ công: tạo file, gửi qua email, chờ người nhận ký, nhắc lại nếu chưa có phản hồi, sau đó lưu phiên bản hoàn tất để tra cứu. Khi số lượng tài liệu tăng lên, khối lượng công việc theo dõi cũng tăng theo và rất dễ phát sinh tình trạng thất lạc phiên bản, chậm tiến độ hoặc khó xác định tài liệu đang nằm ở bước nào.
Odoo eSign, hay Odoo Sign, giúp doanh nghiệp số hóa quá trình này bằng cách cho phép chuẩn bị tài liệu, gửi yêu cầu ký, theo dõi trạng thái và lưu lại tài liệu hoàn tất ngay trong hệ thống Odoo.
Thay vì chỉ thay chữ ký giấy bằng chữ ký điện tử, Odoo Sign còn giúp doanh nghiệp đưa bước ký tài liệu vào cùng quy trình đang quản lý khách hàng, bán hàng, nhân sự và các hoạt động vận hành khác. Nhờ đó, việc ký kết có thể trở thành một phần liền mạch của quy trình kinh doanh thay vì tồn tại tách biệt qua email và các file rời rạc.
Odoo eSign là gì?
Odoo eSign là ứng dụng chữ ký điện tử trong hệ sinh thái Odoo, cho phép doanh nghiệp gửi, ký và quản lý tài liệu trực tuyến mà không cần in ra giấy.
Người dùng có thể tải tài liệu PDF lên Odoo, thêm các trường cần điền hoặc cần ký trực tiếp trên tài liệu, sau đó xác định người chịu trách nhiệm hoàn thành từng phần. Khi tài liệu đã được chuẩn bị xong, hệ thống sẽ gửi yêu cầu ký đến những người liên quan và theo dõi trạng thái cho đến khi tài liệu được hoàn tất.
Đối với những loại giấy tờ được sử dụng thường xuyên như hợp đồng tiêu chuẩn, thỏa thuận bảo mật, biểu mẫu nhân sự hoặc biên bản xác nhận, doanh nghiệp có thể tạo mẫu dùng lại để tránh phải chuẩn bị từ đầu cho mỗi lần gửi.
Điểm mạnh của Odoo Sign nằm ở việc toàn bộ quá trình từ chuẩn bị, gửi, ký, nhắc ký và lưu tài liệu đều có thể được quản lý trong cùng một hệ thống.
Odoo eSign hoạt động như thế nào?
Quy trình ký tài liệu trên Odoo có thể được hiểu theo ba bước chính gồm chuẩn bị tài liệu, xác định người ký và theo dõi quá trình hoàn tất.
Chuẩn bị tài liệu và các trường cần ký
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách tải tài liệu PDF lên Odoo Sign rồi thêm trực tiếp các trường cần thiết vào từng vị trí trên tài liệu.
Các trường này có thể dùng để nhập tên, ngày tháng, nội dung xác nhận, đánh dấu lựa chọn hoặc thêm chữ ký. Doanh nghiệp cũng có thể xác định trường nào bắt buộc và trường nào không bắt buộc.
Trong một số trường hợp, thông tin đang có sẵn trong Odoo có thể được sử dụng để điền trước vào tài liệu, nhờ đó giảm việc người dùng phải nhập lại dữ liệu đã có.
Cách làm này đặc biệt phù hợp với những tài liệu có bố cục cố định nhưng thay đổi thông tin theo từng khách hàng, nhân viên hoặc giao dịch.
Xác định người ký và thứ tự ký
Một tài liệu có thể cần nhiều người tham gia và mỗi người có thể chịu trách nhiệm cho một phần khác nhau.
Odoo cho phép doanh nghiệp xác định vai trò của từng người ký và gắn từng trường trên tài liệu với đúng người phụ trách.
Ví dụ, một hợp đồng có thể cần khách hàng ký trước, sau đó mới đến quản lý hoặc đại diện doanh nghiệp. Trong trường hợp này, Odoo có thể thiết lập thứ tự ký để tài liệu chỉ được chuyển sang người tiếp theo sau khi người trước đã hoàn tất.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể số hóa cả những quy trình ký nhiều bước mà trước đây thường phải chuyển tài liệu thủ công giữa các bên.
Gửi yêu cầu, đặt thời hạn và nhắc ký tự động
Sau khi tài liệu đã sẵn sàng, người dùng có thể gửi yêu cầu ký đến một hoặc nhiều người trực tiếp từ Odoo.
Doanh nghiệp có thể thiết lập ngày hết hạn cho yêu cầu ký, đồng thời cấu hình hệ thống tự động gửi thông báo nhắc nếu người nhận chưa hoàn tất tài liệu sau một khoảng thời gian nhất định.
Việc này đặc biệt hữu ích với những bộ phận thường xuyên phải theo dõi hợp đồng hoặc hồ sơ đang chờ ký, bởi nhân viên không cần kiểm tra thủ công từng trường hợp và gửi email nhắc riêng.
Các tính năng chính của Odoo eSign
Tạo mẫu tài liệu dùng lại
Đối với những loại tài liệu có cấu trúc lặp lại, doanh nghiệp có thể tạo sẵn mẫu và sử dụng cho nhiều lần gửi khác nhau.
Mẫu có thể bao gồm các trường cần nhập, vị trí chữ ký, người phụ trách từng phần và các thiết lập liên quan.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa trước các mẫu như hợp đồng bán hàng, thỏa thuận bảo mật, hợp đồng lao động, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu xác nhận với nhà cung cấp.
Việc sử dụng mẫu giúp giảm thời gian chuẩn bị, đồng thời hạn chế tình trạng mỗi nhân viên tạo tài liệu theo một cách khác nhau.
Theo dõi trạng thái tài liệu
Odoo Sign cho phép doanh nghiệp theo dõi tập trung những tài liệu đã gửi, đang chờ ký hoặc đã hoàn tất.
Người phụ trách có thể kiểm tra ai đã ký, ai chưa ký, yêu cầu nào sắp hết hạn và tài liệu nào cần được xử lý tiếp.
So với việc phải kiểm tra nhiều chuỗi email hoặc lưu thêm bảng theo dõi riêng, cách quản lý này giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát tiến độ hơn.
Lưu lịch sử hoạt động
Hệ thống ghi lại các hoạt động liên quan đến tài liệu như thời điểm gửi, xem, ký, tải xuống hoặc từ chối ký.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thêm thông tin để theo dõi quá trình xử lý và xác định những gì đã xảy ra với từng tài liệu.
Đối với những hồ sơ quan trọng, khả năng truy vết này có giá trị hơn nhiều so với việc chỉ lưu lại một file PDF đã ký mà không có lịch sử đi kèm.
Xác thực người ký và bảo vệ tính toàn vẹn tài liệu
Tùy theo loại tài liệu và thị trường sử dụng, Odoo hỗ trợ thêm một số phương thức xác thực người ký.
Ngoài ra, hệ thống cũng sử dụng cơ chế kiểm tra tính toàn vẹn để giúp xác định tài liệu có bị thay đổi sau quá trình ký hay không.
Điều này giúp doanh nghiệp tăng mức độ kiểm soát đối với những tài liệu có yêu cầu cao hơn về xác minh và lưu vết.
Ký tài liệu trên thiết bị di động
Người nhận không nhất thiết phải sử dụng máy tính để hoàn tất tài liệu.
Odoo Sign cho phép ký trên điện thoại và máy tính bảng, nhờ đó phù hợp với những người thường xuyên làm việc bên ngoài văn phòng.
Người dùng có thể tạo chữ ký trực tiếp trên thiết bị hoặc sử dụng chữ ký đã chuẩn bị sẵn.
Cho phép từ chối ký
Không phải mọi yêu cầu gửi đi đều kết thúc bằng việc tài liệu được chấp thuận.
Odoo cho phép người nhận từ chối ký và nêu lý do, giúp người phụ trách biết rõ tình trạng thực tế thay vì chỉ thấy tài liệu vẫn đang ở trạng thái chờ.
Điều này đặc biệt hữu ích trong các quy trình cần trao đổi lại điều khoản hoặc chỉnh sửa nội dung trước khi gửi lại.
Odoo eSign có giá trị pháp lý không?
Odoo cho biết chữ ký được tạo thông qua Odoo Sign có thể đáp ứng các yêu cầu về chữ ký điện tử trong nhiều khuôn khổ pháp lý, bao gồm eIDAS tại Liên minh châu Âu và ESIGN Act tại Hoa Kỳ.
Tuy nhiên, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử không hoàn toàn giống nhau trong mọi quốc gia và với mọi loại tài liệu.
Một số hợp đồng thương mại, thỏa thuận bảo mật hoặc tài liệu xác nhận có thể phù hợp với quy trình chữ ký điện tử thông thường, trong khi những hồ sơ liên quan đến cơ quan nhà nước, thuế, giao dịch đặc thù hoặc lĩnh vực chịu quản lý chặt chẽ có thể yêu cầu hình thức xác thực khác.
Vì vậy, trước khi triển khai cho các tài liệu quan trọng, doanh nghiệp nên kiểm tra quy định pháp lý tại thị trường áp dụng và xác định rõ loại chữ ký phù hợp với từng loại hồ sơ.
Odoo eSign trong các quy trình kinh doanh
Sales và hợp đồng khách hàng
Trong quy trình bán hàng, bước ký hợp đồng thường là điểm dễ gây chậm tiến độ nếu khách hàng phải tải file, in, ký, scan rồi gửi lại.
Với Odoo Sign, doanh nghiệp có thể chuẩn bị sẵn mẫu hợp đồng, bổ sung thông tin khách hàng, gửi yêu cầu ký và theo dõi trạng thái trực tiếp trong hệ thống.
Nhân viên bán hàng có thể biết hợp đồng nào đã ký, hợp đồng nào còn chờ và trường hợp nào cần chủ động liên hệ lại.
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Odoo CRM hoặc Odoo Sales, tài liệu đã ký có thể được gắn gần hơn với hồ sơ khách hàng và giao dịch tương ứng.
Nhân sự và tài liệu nội bộ
Bộ phận nhân sự thường xử lý nhiều loại hồ sơ có cấu trúc tương tự nhau như hợp đồng lao động, biểu mẫu tiếp nhận, xác nhận chính sách hoặc tài liệu nội bộ.
Việc tạo mẫu sẵn giúp HR không phải chuẩn bị lại tài liệu từ đầu cho từng nhân viên.
Nếu một tài liệu cần chữ ký của nhân viên, quản lý và bộ phận nhân sự, thứ tự xử lý cũng có thể được thiết lập trong hệ thống.
Nhờ đó, quá trình tiếp nhận nhân viên mới hoặc hoàn thiện hồ sơ nội bộ có thể được quản lý nhất quán hơn.
Mua hàng và nhà cung cấp
Các thỏa thuận với nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ hoặc biên bản xác nhận thường cần nhiều bên tham gia trước khi có hiệu lực.
Odoo Sign có thể giúp doanh nghiệp xác định người ký, thứ tự xử lý và theo dõi trạng thái tập trung thay vì trao đổi qua nhiều email riêng biệt.
Điểm quan trọng ở đây không chỉ là giảm giấy tờ mà còn là giảm số bước thủ công trong quá trình luân chuyển tài liệu.
NDA và các tài liệu tiêu chuẩn
Thỏa thuận bảo mật là một ví dụ phù hợp với việc sử dụng mẫu tài liệu.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên yêu cầu khách hàng, đối tác, ứng viên hoặc nhà cung cấp ký cùng một mẫu, tài liệu có thể được chuẩn bị sẵn và gửi lại nhiều lần.
Với những trường hợp chỉ cần một người ký trên mỗi tài liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng liên kết chia sẻ để người nhận mở và hoàn tất trực tiếp.
Cách này phù hợp với các quy trình có số lượng người tham gia lớn nhưng sử dụng cùng một loại biểu mẫu.
Lợi ích của Odoo eSign đối với doanh nghiệp
Odoo eSign giúp giảm đáng kể các thao tác lặp lại trong quá trình xử lý tài liệu, đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng mẫu, nhắc ký tự động và thứ tự ký được thiết lập sẵn.
Người dùng không còn phải chuẩn bị lại cùng một cấu trúc tài liệu nhiều lần hoặc liên tục kiểm tra xem ai đã ký và ai chưa ký.
Quá trình hoàn tất tài liệu cũng có thể nhanh hơn vì người nhận không cần in, ký tay, scan và gửi lại.
Bên cạnh đó, trạng thái tài liệu và lịch sử hoạt động được lưu tập trung giúp doanh nghiệp dễ theo dõi tiến độ hơn, đặc biệt khi phải quản lý số lượng lớn hợp đồng cùng lúc.
Lợi ích lớn hơn nằm ở khả năng kết nối chữ ký với dữ liệu kinh doanh. Khi Odoo Sign được sử dụng cùng CRM, Sales, HR hoặc các ứng dụng khác, tài liệu có thể trở thành một phần của hồ sơ giao dịch thay vì bị tách riêng khỏi quy trình vận hành.
Những điều cần lưu ý khi triển khai Odoo eSign
Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình hiện tại thay vì chỉ chuyển nguyên cách làm cũ sang môi trường điện tử.
Trước hết, cần xác định loại tài liệu nào nên được số hóa và loại nào cần xử lý theo quy định đặc biệt.
Tiếp theo, doanh nghiệp nên chuẩn hóa những tài liệu được sử dụng thường xuyên thành mẫu để hạn chế việc mỗi nhân viên tạo một phiên bản khác nhau.
Với những tài liệu có nhiều người ký, cần xác định rõ thứ tự ký và người chịu trách nhiệm ở từng bước.
Doanh nghiệp cũng nên xem xét mức xác thực phù hợp với từng loại tài liệu thay vì áp dụng cùng một cơ chế cho mọi trường hợp.
Cuối cùng, bước ký cần được đặt trong toàn bộ quy trình trước và sau đó. Một hợp đồng có thể được tạo sau báo giá và sau khi ký có thể dẫn đến xác nhận đơn hàng, triển khai dịch vụ hoặc xuất hóa đơn.
Nếu các bước này vẫn bị tách rời, doanh nghiệp chưa tận dụng hết giá trị của việc triển khai Odoo Sign trong cùng hệ sinh thái.
Kết luận
Odoo eSign giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quá trình xử lý tài liệu, từ chuẩn bị nội dung, xác định người ký, gửi yêu cầu, nhắc ký đến theo dõi trạng thái và lưu tài liệu hoàn tất.
Giá trị của Odoo Sign không chỉ nằm ở việc thay chữ ký giấy bằng chữ ký điện tử mà còn ở khả năng chuẩn hóa cách doanh nghiệp xử lý tài liệu và kết nối bước ký với các quy trình đang diễn ra trong Odoo.
Khi được triển khai đúng cách, doanh nghiệp có thể giảm thao tác thủ công, theo dõi tài liệu rõ ràng hơn và xây dựng một quy trình ký kết thống nhất hơn giữa các bộ phận như bán hàng, nhân sự và mua hàng.
Đối với doanh nghiệp đang sử dụng Odoo CRM, Sales, HR, Documents hoặc các ứng dụng liên quan, việc đưa Odoo Sign vào cùng hệ thống còn giúp tài liệu được gắn trực tiếp với hồ sơ và giao dịch tương ứng, từ đó hạn chế việc phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ hoặc quản lý file riêng biệt.
A1 Consulting có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát quy trình hiện tại, chuẩn hóa các mẫu tài liệu, thiết lập người ký và thứ tự ký, cấu hình nhắc ký cũng như kết nối Odoo Sign với các quy trình đang vận hành trong Odoo.
Thay vì chỉ đặt câu hỏi “làm thế nào để ký tài liệu trực tuyến?”, doanh nghiệp nên xem xét rộng hơn rằng toàn bộ quá trình từ tạo tài liệu đến hoàn tất giao dịch có thể được đơn giản hóa và kết nối như thế nào trong cùng một hệ thống.