Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình bán hàng không chỉ dừng lại ở việc tạo báo giá và nhận đơn hàng. Nhân viên còn phải kiểm tra giá bán, điều khoản thanh toán, sản phẩm đi kèm, tình trạng xác nhận của khách hàng, giao hàng và hóa đơn. Khi các bước này được quản lý bằng nhiều file hoặc công cụ khác nhau, thông tin rất dễ bị tách rời và nhân viên phải nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần.
Odoo Sales giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình bán hàng từ báo giá đến đơn bán hàng, giao hàng và lập hóa đơn trong cùng một hệ thống. Theo tài liệu Odoo, ứng dụng Sales được thiết kế để quản lý quy trình từ báo giá đến đơn bán hàng, đồng thời kết nối với các bước giao hàng và lập hóa đơn cho những sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán.
Thay vì xem bán hàng như một hoạt động riêng biệt, doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu khách hàng, sản phẩm, giá bán, đơn hàng, tồn kho và hóa đơn để giảm các bước xử lý thủ công và theo dõi tiến độ giao dịch rõ ràng hơn.
Odoo Sales là gì?
Odoo Sales là ứng dụng quản lý bán hàng trong hệ sinh thái Odoo, hỗ trợ doanh nghiệp tạo báo giá, xác nhận đơn hàng, áp dụng bảng giá, quản lý điều khoản thanh toán và chuyển dữ liệu sang các bước tiếp theo như giao hàng hoặc lập hóa đơn.
Một quy trình bán hàng cơ bản có thể bắt đầu bằng việc tạo báo giá cho khách hàng. Khi báo giá được xác nhận, Odoo chuyển báo giá thành đơn bán hàng và từ đó doanh nghiệp có thể tiếp tục xử lý giao hàng, thanh toán hoặc hóa đơn dựa trên cấu hình thực tế.
Odoo Sales cũng có thể kết nối với Odoo CRM để quản lý hành trình từ khách hàng tiềm năng đến giao dịch hoàn tất. Điều này giúp nhân viên bán hàng không phải chuyển thông tin thủ công giữa hệ thống quản lý cơ hội và hệ thống xử lý đơn hàng.
Odoo Sales hoạt động như thế nào?
Quy trình trong Odoo Sales có thể được hình dung theo bốn bước chính: tạo báo giá, xác nhận đơn hàng, thực hiện giao hàng và lập hóa đơn.
Tạo và gửi báo giá
Nhân viên bán hàng có thể tạo báo giá trực tiếp trong Odoo bằng cách chọn khách hàng, sản phẩm, số lượng, bảng giá, điều khoản thanh toán và thời hạn hiệu lực.
Đối với những báo giá có cấu trúc lặp lại, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu báo giá để chuẩn hóa nội dung và giảm thời gian nhập lại dữ liệu. Odoo cũng hỗ trợ trình tạo báo giá PDF, giúp doanh nghiệp bổ sung trang giới thiệu, nội dung sản phẩm hoặc các phần trình bày khác vào tài liệu gửi khách hàng.
Việc sử dụng mẫu đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều nhân viên bán hàng nhưng muốn duy trì cách trình bày và điều khoản tương đối nhất quán.
Xác nhận báo giá thành đơn bán hàng
Khi khách hàng đồng ý với báo giá, tài liệu có thể được xác nhận và chuyển thành đơn bán hàng.
Odoo hỗ trợ nhiều cách xác nhận, bao gồm xác nhận nội bộ, chữ ký trực tuyến hoặc yêu cầu khách hàng thanh toán trực tuyến một phần hay toàn bộ số tiền trước khi đơn hàng được xác nhận.
Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc xây dựng quy trình phù hợp với từng loại sản phẩm hoặc khách hàng.
Ví dụ, một đơn hàng dịch vụ có thể yêu cầu khách hàng ký xác nhận, trong khi một giao dịch khác có thể yêu cầu thanh toán trước một tỷ lệ nhất định.
Giao hàng theo đơn đã xác nhận
Sau khi đơn bán hàng được xác nhận, dữ liệu có thể được chuyển sang quá trình giao hàng nếu sản phẩm cần xuất kho.
Khi Odoo Sales được kết nối với Inventory, thông tin về sản phẩm, số lượng và địa chỉ giao hàng có thể được sử dụng để tạo các bước xử lý kho tương ứng.
Odoo cũng hỗ trợ những tuyến giao hàng hoặc bổ sung hàng đặc thù theo từng dòng sản phẩm, chẳng hạn giao trực tiếp từ nhà cung cấp hoặc bổ sung hàng theo nhu cầu.
Nhờ đó, bộ phận bán hàng và kho có thể làm việc trên cùng một đơn hàng thay vì phải chuyển thông tin qua bảng tính hoặc email.
Lập hóa đơn theo chính sách bán hàng
Odoo cho phép doanh nghiệp lựa chọn cách lập hóa đơn dựa trên mô hình kinh doanh.
Tùy vào cấu hình, hóa đơn có thể được tạo dựa trên số lượng đã đặt hoặc số lượng thực tế đã giao. Đối với dịch vụ, doanh nghiệp cũng có thể quản lý việc lập hóa đơn theo thời gian hoặc nguồn lực đã sử dụng trong những trường hợp phù hợp.
Khi đơn hàng đã được xác nhận, người dùng có thể tạo hóa đơn trực tiếp từ đơn bán hàng, giúp giảm việc phải nhập lại thông tin khách hàng, sản phẩm và giá trị giao dịch.
Các tính năng chính của Odoo Sales
Mẫu báo giá và trình tạo báo giá
Odoo cho phép doanh nghiệp tạo mẫu báo giá với sản phẩm, điều khoản và nội dung được chuẩn bị trước.
Khi nhân viên cần tạo một báo giá mới, họ có thể chọn mẫu phù hợp thay vì xây dựng tài liệu từ đầu. Điều này giúp giảm thời gian nhập liệu và duy trì cách trình bày thống nhất hơn giữa các nhân viên.
Bên cạnh đó, trình tạo báo giá PDF cho phép doanh nghiệp bổ sung các trang giới thiệu, nội dung sản phẩm hoặc phần kết vào tài liệu báo giá để phù hợp hơn với nhu cầu bán hàng.
Bảng giá và quy tắc định giá
Không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng một mức giá duy nhất cho mọi khách hàng.
Odoo hỗ trợ bảng giá với các quy tắc khác nhau dựa trên yếu tố như khách hàng, loại khách hàng, số lượng mua, khoảng thời gian hoặc tiền tệ.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng mức giá khác cho nhà phân phối, khách hàng bán lẻ hoặc nhóm khách hàng chiến lược mà không cần điều chỉnh thủ công từng dòng báo giá.
Khả năng này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều thị trường hoặc chính sách giá khác nhau.
Sản phẩm tùy chọn và bán thêm
Trong quá trình tạo báo giá, Odoo có thể đề xuất các sản phẩm bổ sung liên quan đến sản phẩm chính.
Ví dụ, khi khách hàng mua một sản phẩm cụ thể, nhân viên bán hàng có thể đề xuất thêm phụ kiện, dịch vụ bảo hành hoặc sản phẩm liên quan.
Odoo cho phép cấu hình sản phẩm tùy chọn ở cấp sản phẩm và tự động hiển thị chúng khi sản phẩm chính được thêm vào báo giá. Khách hàng cũng có thể lựa chọn thêm các sản phẩm này trong quá trình xem báo giá trực tuyến.
Tính năng này giúp doanh nghiệp đưa hoạt động bán thêm vào ngay trong quy trình báo giá thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhân viên nhớ để đề xuất.
Quản lý biến thể sản phẩm
Với những sản phẩm có nhiều lựa chọn như kích thước, màu sắc hoặc cấu hình, việc thêm từng biến thể vào đơn hàng có thể mất nhiều thời gian.
Odoo Sales hỗ trợ công cụ lựa chọn biến thể và dạng lưới, giúp nhân viên chọn nhiều tổ hợp sản phẩm cùng số lượng tương ứng trước khi đưa vào báo giá hoặc đơn bán hàng.
Tính năng này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp thời trang, phân phối hoặc những ngành có nhiều biến thể sản phẩm.
Chữ ký và thanh toán trực tuyến
Doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng ký báo giá trực tuyến để xác nhận đơn hàng.
Ngoài chữ ký, Odoo cũng cho phép yêu cầu thanh toán trực tuyến một phần hoặc toàn bộ giá trị giao dịch trước khi đơn hàng được xác nhận.
Việc đưa bước xác nhận vào trực tiếp báo giá giúp giảm quá trình trao đổi qua email và rút ngắn thời gian từ khi gửi báo giá đến khi chốt đơn.
Quản lý tiền đặt cọc
Với những giao dịch yêu cầu khách hàng thanh toán trước, Odoo hỗ trợ tạo hóa đơn đặt cọc theo số tiền cố định hoặc theo tỷ lệ phần trăm của giá trị đơn hàng.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc 30% trước khi bắt đầu sản xuất hoặc triển khai dịch vụ, sau đó lập hóa đơn phần còn lại vào giai đoạn tiếp theo.
Khả năng này phù hợp với những doanh nghiệp có quy trình bán hàng theo dự án, sản xuất theo đơn hoặc dịch vụ có giá trị lớn.
Theo dõi biên lợi nhuận
Bên cạnh doanh thu, doanh nghiệp còn cần biết một giao dịch tạo ra bao nhiêu lợi nhuận.
Odoo Sales có thể tính và hiển thị biên lợi nhuận dựa trên giá bán và chi phí sản phẩm. Khi bảng giá thay đổi, biên lợi nhuận cũng có thể được cập nhật theo giá bán mới.
Thông tin này giúp nhân viên và quản lý hiểu rõ hơn tác động của mức giá hoặc chiết khấu trước khi chốt giao dịch.
Cổng thông tin dành cho khách hàng
Khách hàng có thể sử dụng cổng thông tin trực tuyến để xem báo giá và đơn bán hàng, đồng thời theo dõi tình trạng giao hàng.
Trong những quy trình được cấu hình phù hợp, khách hàng cũng có thể xác nhận đơn bằng chữ ký điện tử hoặc thanh toán trực tuyến.
Điều này giúp khách hàng tự truy cập thông tin cần thiết mà không phải liên tục yêu cầu nhân viên gửi lại tài liệu hoặc trạng thái đơn hàng.
Odoo Sales kết nối với CRM như thế nào?
CRM và Sales phục vụ hai giai đoạn khác nhau nhưng có liên hệ chặt chẽ trong hành trình bán hàng.
Odoo CRM tập trung vào việc quản lý khách hàng tiềm năng, cơ hội bán hàng và các hoạt động trước khi chốt đơn, trong khi Odoo Sales tập trung nhiều hơn vào báo giá, đơn hàng, sản phẩm, giá bán và quá trình thực hiện giao dịch.
Khi hai ứng dụng được sử dụng cùng nhau, nhân viên có thể tạo báo giá trực tiếp từ cơ hội bán hàng. Các thông tin như khách hàng, bảng giá, điều khoản thanh toán và mẫu báo giá có thể được đưa vào giao dịch mà không cần xây dựng lại hồ sơ từ đầu.
Một quy trình điển hình có thể bắt đầu khi lead được tạo trong CRM, sau đó chuyển thành cơ hội, được nhân viên tư vấn, tạo báo giá và cuối cùng xác nhận thành đơn bán hàng.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi hành trình từ cơ hội đến doanh thu trên cùng một hệ thống.
Odoo Sales trong các mô hình kinh doanh
Bán buôn và phân phối
Doanh nghiệp phân phối thường phải quản lý nhiều khách hàng, chính sách giá, số lượng đặt hàng và điều kiện giao hàng khác nhau.
Odoo Sales có thể hỗ trợ bảng giá riêng cho từng nhóm khách hàng, quản lý nhiều biến thể sản phẩm và kết nối đơn bán hàng với tồn kho.
Khi khách hàng đặt hàng, thông tin từ đơn bán có thể tiếp tục được sử dụng cho quá trình chuẩn bị và giao hàng, giúp giảm việc nhập dữ liệu lặp lại giữa sales và kho.
Doanh nghiệp sản xuất
Với doanh nghiệp sản xuất, đơn bán hàng có thể là điểm khởi đầu cho nhu cầu sản xuất hoặc bổ sung nguyên vật liệu.
Khi Sales được kết nối với Inventory và Manufacturing, doanh nghiệp có thể thiết kế các quy trình trong đó nhu cầu từ khách hàng được chuyển tiếp sang các bước cung ứng hoặc sản xuất phù hợp.
Điều này giúp bộ phận sales không chỉ biết khách hàng đã đặt gì mà còn có thể phối hợp với hoạt động thực hiện đơn hàng trong cùng hệ thống.
Doanh nghiệp dịch vụ
Đối với doanh nghiệp dịch vụ, quá trình bán hàng thường gắn với báo giá, điều khoản thanh toán, đặt cọc và việc lập hóa đơn theo tiến độ.
Odoo Sales có thể được sử dụng để tạo báo giá dịch vụ, yêu cầu chữ ký, nhận khoản trả trước và chuyển giao dịch sang các bước thực hiện tiếp theo.
Trong những mô hình tính phí dựa trên thời gian và nguồn lực, khả năng kết nối với các ứng dụng khác trong Odoo giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình từ bán hàng đến ghi nhận công việc và lập hóa đơn.
Bán hàng có nhiều biến thể sản phẩm
Những doanh nghiệp kinh doanh thời trang, vật liệu hoặc sản phẩm có nhiều kích thước, màu sắc và cấu hình thường phải xử lý số lượng biến thể lớn.
Công cụ lựa chọn biến thể và dạng lưới trong Odoo giúp nhân viên chọn nhiều biến thể và số lượng trong một lần thay vì thêm từng dòng riêng biệt.
Điều này giúp quá trình nhập đơn nhanh hơn và giảm nguy cơ chọn nhầm phiên bản sản phẩm.
Lợi ích của Odoo Sales đối với doanh nghiệp
Lợi ích đầu tiên của Odoo Sales là giúp giảm khoảng cách giữa báo giá và các bước thực hiện sau khi khách hàng xác nhận.
Dữ liệu khách hàng, sản phẩm, giá bán và điều khoản không cần được nhập lại khi báo giá chuyển thành đơn bán hàng hoặc khi doanh nghiệp tiếp tục lập hóa đơn.
Doanh nghiệp cũng có thể chuẩn hóa cách tạo báo giá thông qua mẫu, bảng giá và các quy tắc bán hàng, từ đó hạn chế việc mỗi nhân viên xử lý cùng một loại giao dịch theo cách hoàn toàn khác nhau.
Việc kết nối Sales với CRM, Inventory, Accounting và các ứng dụng khác còn giúp thông tin được chuyển tiếp giữa các bộ phận thay vì tồn tại trong những file riêng biệt.
Đối với quản lý, Odoo Sales cung cấp dữ liệu về doanh số, đơn hàng và biên lợi nhuận để có thể theo dõi kết quả bán hàng dưới nhiều góc độ hơn.
Quan trọng hơn, toàn bộ quy trình từ cơ hội, báo giá, xác nhận, giao hàng đến hóa đơn có thể được quản lý dựa trên cùng một nguồn dữ liệu, giúp giảm các bước thủ công trong quá trình xử lý đơn hàng.
Những điều cần lưu ý khi triển khai Odoo Sales
Trước khi cấu hình Odoo Sales, doanh nghiệp nên xác định rõ quy trình bán hàng hiện tại thay vì chỉ đưa tất cả thao tác đang có vào hệ thống.
Trước hết, cần xác định cách doanh nghiệp quản lý giá bán. Nếu có nhiều nhóm khách hàng, tiền tệ hoặc mức chiết khấu khác nhau, bảng giá cần được thiết kế rõ ràng để tránh phải điều chỉnh thủ công trên từng báo giá.
Tiếp theo, doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu báo giá và các điều khoản thường dùng để nhân viên không phải tự xây dựng nội dung mỗi lần.
Chính sách lập hóa đơn cũng cần được xác định ngay từ đầu, đặc biệt với doanh nghiệp có cả hàng hóa và dịch vụ. Việc xuất hóa đơn dựa trên số lượng đặt hay số lượng thực tế giao sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách các bộ phận Sales, Kho và Kế toán phối hợp với nhau.
Nếu doanh nghiệp yêu cầu đặt cọc, chữ ký trực tuyến hoặc thanh toán trước khi xác nhận đơn, các điều kiện này cũng cần được đưa vào quy trình một cách nhất quán.
Cuối cùng, Odoo Sales không nên được triển khai như một ứng dụng tách biệt nếu quy trình bán hàng còn liên quan đến CRM, tồn kho, sản xuất, kế toán hoặc dự án. Giá trị lớn hơn xuất hiện khi dữ liệu bán hàng có thể tiếp tục được sử dụng trong các bước vận hành phía sau.
Kết luận
Odoo Sales giúp doanh nghiệp quản lý quy trình bán hàng từ báo giá đến đơn hàng, giao hàng và hóa đơn trong một hệ thống thống nhất.
Thông qua các tính năng như mẫu báo giá, bảng giá, sản phẩm tùy chọn, quản lý biến thể, chữ ký điện tử, thanh toán trực tuyến, đặt cọc và theo dõi biên lợi nhuận, doanh nghiệp có thể giảm nhiều thao tác thủ công và xây dựng quy trình bán hàng nhất quán hơn.
Tuy nhiên, giá trị của Odoo Sales không chỉ nằm ở việc tạo báo giá nhanh hơn. Khi kết nối với CRM, Inventory, Accounting, Manufacturing hoặc các ứng dụng liên quan, dữ liệu từ một giao dịch có thể tiếp tục được sử dụng từ giai đoạn tiếp cận khách hàng cho đến khi giao hàng và ghi nhận doanh thu.
Đối với doanh nghiệp đang muốn chuẩn hóa quy trình bán hàng trên Odoo, A1 Consulting có thể hỗ trợ rà soát cách quản lý báo giá, giá bán, đơn hàng, đặt cọc, giao hàng và lập hóa đơn, đồng thời cấu hình hệ thống phù hợp với quy trình thực tế thay vì triển khai từng ứng dụng một cách rời rạc.