Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình mua hàng thường liên quan đến nhiều bước như tìm nhà cung cấp, gửi yêu cầu báo giá, so sánh điều kiện mua, xác nhận đơn đặt hàng, nhận hàng và kiểm tra hóa đơn. Khi các bước này được quản lý bằng email, bảng tính và nhiều hệ thống riêng biệt, bộ phận mua hàng dễ mất thời gian đối chiếu thông tin và khó theo dõi chính xác trạng thái của từng đơn.
Odoo Purchase giúp doanh nghiệp quản lý quá trình mua hàng trên cùng một hệ thống, từ yêu cầu báo giá đến đơn mua, nhận hàng và hóa đơn nhà cung cấp. Ứng dụng này cũng hỗ trợ quản lý bảng giá nhà cung cấp, thỏa thuận mua dài hạn, bổ sung hàng và các báo cáo liên quan đến hoạt động mua hàng.
Khi được kết nối với Odoo Inventory, Accounting và Manufacturing, dữ liệu mua hàng có thể tiếp tục được sử dụng trong các bước nhận hàng, quản lý tồn kho, sản xuất và thanh toán mà không cần nhập lại thông tin nhiều lần.
Odoo Purchase là gì?
Odoo Purchase là ứng dụng quản lý mua hàng trong hệ sinh thái Odoo, giúp doanh nghiệp theo dõi yêu cầu báo giá, đơn đặt hàng, nhà cung cấp, giá mua và quá trình nhận hàng.
Một quy trình mua hàng cơ bản có thể bắt đầu bằng việc tạo yêu cầu báo giá để gửi cho nhà cung cấp. Sau khi hai bên thống nhất về giá và thời gian giao hàng, yêu cầu báo giá có thể được xác nhận thành đơn đặt hàng. Nếu Odoo Inventory được sử dụng, hệ thống có thể tự động tạo phiếu nhận hàng dựa trên thông tin của đơn mua.
Tùy vào chính sách kiểm soát hóa đơn, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn nhà cung cấp dựa trên số lượng đã đặt hoặc số lượng thực tế đã nhận. Điều này giúp quy trình mua hàng không dừng lại ở bước đặt hàng mà còn liên kết với kho và kế toán.
Odoo Purchase hoạt động như thế nào?
Quy trình mua hàng trong Odoo có thể được hiểu theo bốn bước chính: tạo yêu cầu báo giá, xác nhận đơn mua, nhận hàng và xử lý hóa đơn nhà cung cấp.
Tạo và gửi yêu cầu báo giá
Khi cần mua sản phẩm hoặc dịch vụ, người dùng có thể tạo yêu cầu báo giá trực tiếp trong Odoo Purchase.
Thông tin trên yêu cầu có thể bao gồm nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng, đơn giá, thời hạn phản hồi và ngày dự kiến nhận hàng. Nếu giá và thời gian giao hàng của nhà cung cấp đã được cấu hình trên sản phẩm, hệ thống có thể tự động đưa các thông tin này vào yêu cầu báo giá.
Yêu cầu báo giá có thể được gửi cho nhà cung cấp qua email trực tiếp từ Odoo, đồng thời hệ thống lưu lại các trao đổi và hoạt động liên quan trên đơn mua để người dùng dễ theo dõi.
Xác nhận thành đơn đặt hàng
Khi nhà cung cấp đồng ý với điều kiện mua, yêu cầu báo giá có thể được xác nhận thành đơn đặt hàng.
Sau khi xác nhận, thông tin về sản phẩm, số lượng, giá và thời gian giao hàng trở thành cơ sở cho các bước tiếp theo. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Odoo Inventory, hệ thống sẽ tạo chứng từ nhận hàng tương ứng với đơn mua đã xác nhận.
Điều này giúp bộ phận mua hàng và kho làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu thay vì phải chuyển thông tin thủ công qua email hoặc bảng tính.
Nhận hàng theo đơn mua
Khi hàng hóa được giao, bộ phận kho có thể ghi nhận số lượng thực tế nhận được trên chứng từ nhận hàng.
Nếu nhà cung cấp chỉ giao một phần, doanh nghiệp có thể ghi nhận phần đã nhận trước và tiếp tục theo dõi phần còn lại.
Ngày dự kiến nhận hàng cũng có thể được tính dựa trên thời hạn phản hồi và thời gian giao hàng đã cấu hình với nhà cung cấp.
Nhờ đó, bộ phận mua hàng có thể theo dõi tốt hơn những đơn đang chờ giao hoặc đã quá thời hạn.
Xử lý hóa đơn nhà cung cấp
Sau khi mua hàng, doanh nghiệp có thể tạo hóa đơn nhà cung cấp dựa trên đơn đặt hàng.
Odoo cho phép thiết lập chính sách kiểm soát theo hai hướng: lập hóa đơn theo số lượng đã đặt hoặc theo số lượng thực tế đã nhận. Với hàng hóa, việc lập hóa đơn theo số lượng đã nhận giúp doanh nghiệp hạn chế thanh toán cho những sản phẩm chưa thực sự được giao.
Nếu Odoo Accounting được sử dụng, hóa đơn có thể tiếp tục đi vào quy trình kiểm tra và thanh toán mà không cần nhập lại toàn bộ dữ liệu mua hàng.
Các tính năng chính của Odoo Purchase
Quản lý bảng giá nhà cung cấp
Một sản phẩm có thể được mua từ nhiều nhà cung cấp với mức giá và thời gian giao hàng khác nhau.
Odoo cho phép lưu thông tin giá mua trực tiếp trên sản phẩm, bao gồm nhà cung cấp, giá, số lượng và thời gian giao hàng. Khi sản phẩm được thêm vào yêu cầu báo giá, hệ thống có thể tự động đưa giá tương ứng vào đơn.
Với số lượng dữ liệu lớn, doanh nghiệp cũng có thể nhập bảng giá nhà cung cấp từ file XLSX hoặc CSV thay vì cập nhật từng sản phẩm thủ công.
Tính năng này giúp giảm lỗi nhập giá và hỗ trợ nhân viên mua hàng sử dụng thông tin đã được chuẩn hóa.
Quản lý nhiều yêu cầu báo giá
Trong thực tế, doanh nghiệp thường không mua ngay từ nhà cung cấp đầu tiên mà cần xem xét nhiều lựa chọn về giá, thời gian giao hàng và điều kiện mua.
Odoo Purchase hỗ trợ quản lý các yêu cầu báo giá và theo dõi trạng thái như chưa gửi, đang chờ phản hồi hoặc đã quá hạn. Bảng tổng quan cũng cung cấp thông tin về giá trị mua hàng, thời gian giao hàng và số lượng yêu cầu đã gửi.
Nhờ đó, bộ phận mua hàng có thể kiểm soát tốt hơn những yêu cầu đang mở thay vì phải theo dõi bằng danh sách riêng.
Thỏa thuận mua dài hạn
Đối với những sản phẩm được mua lặp lại từ cùng một nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể sử dụng thỏa thuận mua dài hạn.
Odoo cho phép thiết lập trước nhà cung cấp, sản phẩm, giá, số lượng và thời hạn hiệu lực của thỏa thuận. Sau đó, các yêu cầu báo giá mới có thể được tạo dựa trên những điều kiện đã thống nhất.
Cách làm này phù hợp với những trường hợp doanh nghiệp đã thỏa thuận một mức giá cho tổng nhu cầu lớn nhưng nhận hàng theo nhiều đợt khác nhau.
Mẫu mua hàng cho nhu cầu lặp lại
Nếu doanh nghiệp thường xuyên mua cùng một nhóm sản phẩm nhưng không nhất thiết từ cùng một nhà cung cấp, Odoo hỗ trợ mẫu mua hàng để tạo nhanh các yêu cầu báo giá mới.
Mẫu có thể chứa sẵn sản phẩm, số lượng và các thông tin cần thiết, sau đó được sử dụng lại cho nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Điều này giúp giảm thời gian chuẩn bị đối với những đơn mua thường xuyên có cấu trúc giống nhau.
Bổ sung hàng theo nhu cầu
Odoo Purchase có thể kết nối với quy trình bổ sung hàng để tạo nhu cầu mua khi tồn kho xuống dưới mức cần thiết.
Thông tin nhà cung cấp, giá và thỏa thuận mua có thể được tham chiếu khi hệ thống xác định nguồn cung phù hợp. Thỏa thuận mua dài hạn cũng có thể được sử dụng trong quá trình bổ sung hàng tự động.
Nhờ vậy, bộ phận mua hàng có thể xử lý nhu cầu phát sinh từ kho hoặc sản xuất dựa trên dữ liệu đã được cấu hình trước.
Đối chiếu ba chiều
Một trong những rủi ro trong quy trình mua hàng là thanh toán hóa đơn dù hàng chưa được nhận đầy đủ.
Odoo hỗ trợ đối chiếu ba chiều giữa đơn đặt hàng, số lượng thực tế đã nhận và hóa đơn nhà cung cấp. Khi tính năng này được sử dụng, hệ thống cung cấp trạng thái hỗ trợ xác định hóa đơn có nên được thanh toán hay không dựa trên dữ liệu nhận hàng.
Điều này giúp doanh nghiệp tăng khả năng kiểm soát trước khi thanh toán, đặc biệt với những đơn hàng có giá trị lớn hoặc giao thành nhiều đợt.
Theo dõi hóa đơn nhà cung cấp
Hóa đơn có thể được tạo trực tiếp từ đơn mua hoặc được nhập vào Odoo Accounting.
Odoo cũng hỗ trợ tải file PDF hóa đơn, nhận hóa đơn qua địa chỉ email được cấu hình và đối chiếu với thông tin đơn đặt hàng. Trong một số trường hợp, hệ thống có thể số hóa nội dung hóa đơn và sử dụng dữ liệu đơn mua để hoàn thiện thông tin.
Nhờ đó, dữ liệu giữa mua hàng và kế toán được kết nối chặt chẽ hơn.
Odoo Purchase kết nối với quản lý tồn kho như thế nào?
Mua hàng và tồn kho có mối quan hệ trực tiếp, bởi nhu cầu mua thường xuất phát từ tình trạng hàng hóa trong kho.
Khi Odoo Purchase được sử dụng cùng Inventory, việc xác nhận đơn mua có thể tự động tạo phiếu nhận hàng với thông tin sản phẩm và thời gian dự kiến nhận.
Điều này giúp bộ phận kho biết hàng nào sắp về và số lượng cần nhận mà không phải chờ nhân viên mua hàng gửi danh sách riêng.
Đối với doanh nghiệp sử dụng quy tắc bổ sung hàng, nhu cầu mua cũng có thể được tạo dựa trên mức tồn kho và các điều kiện được thiết lập trước. Khi đó, quy trình từ phát hiện thiếu hàng đến đặt mua có thể được kết nối trong cùng hệ thống.
Odoo Purchase trong các mô hình kinh doanh
Doanh nghiệp phân phối
Doanh nghiệp phân phối thường phải mua số lượng lớn sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp và theo dõi cả giá mua lẫn thời gian giao hàng.
Odoo Purchase giúp lưu bảng giá theo từng nhà cung cấp, tạo yêu cầu báo giá và liên kết đơn mua với quá trình nhận hàng.
Nếu một sản phẩm có nhiều nguồn cung, dữ liệu nhà cung cấp có thể được quản lý ngay trên hồ sơ sản phẩm để nhân viên mua hàng dễ sử dụng khi tạo đơn.
Doanh nghiệp sản xuất
Đối với doanh nghiệp sản xuất, nhu cầu mua thường liên quan trực tiếp đến nguyên vật liệu.
Khi Purchase được kết nối với Manufacturing và Inventory, nhu cầu phát sinh từ kế hoạch sản xuất có thể dẫn đến việc bổ sung nguyên vật liệu phù hợp.
Bộ phận mua hàng có thể theo dõi đơn đặt hàng và thời gian dự kiến nhận, trong khi kho và sản xuất sử dụng cùng dữ liệu để chuẩn bị kế hoạch thực hiện.
Điều này đặc biệt quan trọng với những nguyên vật liệu có thời gian cung ứng dài hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất.
Doanh nghiệp có mua hàng định kỳ
Nhiều doanh nghiệp thường xuyên mua cùng một loại vật tư, hàng hóa hoặc dịch vụ theo chu kỳ.
Thỏa thuận mua dài hạn hoặc mẫu mua hàng có thể giúp giảm thao tác lặp lại trong những trường hợp này.
Thay vì tạo từng đơn từ đầu, doanh nghiệp có thể sử dụng các điều kiện đã thống nhất và chỉ điều chỉnh số lượng hoặc thời gian khi cần.
Doanh nghiệp mua hàng theo dự án
Với doanh nghiệp dịch vụ, xây dựng hoặc triển khai dự án, việc mua hàng thường gắn với nhu cầu cụ thể của từng công việc.
Odoo Purchase có thể giúp kiểm soát nhà cung cấp, giá mua và tiến độ cung ứng trong cùng hệ thống với các dữ liệu vận hành liên quan.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp có thể hạn chế việc mua hàng được theo dõi tách biệt hoàn toàn khỏi các quy trình phía sau.
Lợi ích của Odoo Purchase đối với doanh nghiệp
Odoo Purchase giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình từ yêu cầu báo giá đến đơn đặt hàng và hóa đơn nhà cung cấp, nhờ đó giảm việc quản lý thông tin bằng nhiều file riêng biệt.
Dữ liệu về nhà cung cấp, giá mua và thời gian giao hàng có thể được lưu và sử dụng lại, giúp nhân viên giảm thao tác nhập liệu mỗi khi tạo yêu cầu mới.
Khi kết nối với Inventory, thông tin đơn mua được tiếp tục sử dụng cho việc nhận hàng. Khi kết nối với Accounting, dữ liệu cũng có thể đi tiếp vào quá trình xử lý hóa đơn và thanh toán.
Đối với quản lý, việc theo dõi trạng thái yêu cầu báo giá và đơn mua tập trung giúp dễ nhận biết đơn nào đang chờ phản hồi, đơn nào đã trễ và nhà cung cấp nào đang được sử dụng thường xuyên.
Ngoài ra, những công cụ như chính sách kiểm soát hóa đơn và đối chiếu ba chiều giúp doanh nghiệp xây dựng thêm lớp kiểm soát giữa đặt hàng, nhận hàng và thanh toán.
Những điều cần lưu ý khi triển khai Odoo Purchase
Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên xác định rõ cách mua hàng hiện tại và những bước nào thực sự cần được chuẩn hóa.
Trước hết, dữ liệu nhà cung cấp và giá mua cần được tổ chức rõ ràng. Nếu cùng một sản phẩm được mua từ nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp nên xác định cách quản lý giá, thời gian giao hàng và thứ tự ưu tiên để tránh lựa chọn không nhất quán.
Tiếp theo, cần xác định khi nào nên sử dụng yêu cầu báo giá thông thường, khi nào nên áp dụng thỏa thuận mua dài hạn và khi nào mẫu mua hàng sẽ phù hợp hơn.
Chính sách lập hóa đơn cũng cần được cấu hình dựa trên cách doanh nghiệp thực tế nhận hàng. Với những trường hợp cần kiểm soát chặt, việc lập hóa đơn theo số lượng đã nhận và sử dụng đối chiếu ba chiều có thể phù hợp hơn so với việc chỉ dựa trên số lượng đã đặt.
Doanh nghiệp cũng cần xem xét mối liên hệ giữa mua hàng và tồn kho. Nếu nhu cầu mua thường phát sinh từ mức tồn kho thấp hoặc từ sản xuất, quy tắc bổ sung hàng nên được thiết kế đồng bộ với quy trình mua.
Cuối cùng, Odoo Purchase không nên được triển khai như một ứng dụng riêng biệt nếu quy trình còn liên quan đến kho, sản xuất và kế toán. Giá trị lớn hơn xuất hiện khi dữ liệu mua hàng được tiếp tục sử dụng xuyên suốt các bước nhận hàng, sản xuất và thanh toán.
Kết luận
Odoo Purchase giúp doanh nghiệp quản lý quá trình mua hàng từ yêu cầu báo giá, đơn đặt hàng, nhận hàng đến hóa đơn nhà cung cấp trên cùng một hệ thống.
Thông qua các tính năng như bảng giá nhà cung cấp, thỏa thuận mua dài hạn, mẫu mua hàng, bổ sung hàng và đối chiếu ba chiều, doanh nghiệp có thể giảm nhiều công việc thủ công và tăng khả năng kiểm soát trong quá trình mua hàng.
Giá trị của Odoo Purchase không chỉ nằm ở việc tạo đơn mua nhanh hơn mà còn ở khả năng kết nối nhu cầu mua với tồn kho, sản xuất và kế toán. Khi các bộ phận cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu, doanh nghiệp có thể theo dõi rõ hơn mình cần mua gì, đã đặt từ đâu, hàng đã về bao nhiêu và khoản nào đã sẵn sàng để thanh toán.
Đối với doanh nghiệp đang muốn chuẩn hóa quy trình mua hàng trên Odoo, A1 Consulting có thể hỗ trợ rà soát cách quản lý nhà cung cấp, bảng giá, yêu cầu báo giá, đơn mua, nhận hàng và hóa đơn để cấu hình hệ thống phù hợp với quy trình vận hành thực tế.