Ngày 20 tháng 3 năm 2025, Chính phủ Việt Nam chính thức ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số nội dung trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, văn bản pháp lý điều chỉnh toàn bộ các quy định về hóa đơn và chứng từ.
Theo đó từ ngày 01/06/2025, hàng loạt quy định mới sẽ chính thức có hiệu lực, tác động đến mọi loại hình doanh nghiệp , từ trong nước tới các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, từ lĩnh vực xuất nhập khẩu đến ngành bán lẻ, vận tải, dịch vụ số...
Khác với những lần sửa đổi trước đây thường chỉ mang tính điều chỉnh kỹ thuật, Nghị định 70 cập nhật lần này có tính chiến lược và hệ thống, đánh dấu sự chuyển mình mạnh mẽ của Việt Nam trong công tác quản lý thuế theo hướng số hóa, minh bạch và kiểm soát chặt chẽ hơn.
Những điểm mới trong Nghị định 70 về hóa đơn điện tử
Từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế và bổ sung nhiều quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước đó. Những thay đổi này sẽ tác động trực tiếp đến cách doanh nghiệp, hộ cá thể và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động hàng ngày. Dưới đây là những điểm mới mà người làm kế toán, quản lý tài chính, thuế không nên bỏ qua.
Thêm nhóm đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70
Theo Nghị định 70 các doanh nghiệp nước ngoài không có trụ sở ở Việt Nam nhưng đang kinh doanh qua nền tảng số như bán hàng online, cung cấp phần mềm, game, quảng cáo số... nếu đã đăng ký kê khai và nộp thuế tại Việt Nam, thì từ nay sẽ phải xuất hóa đơn điện tử. Đây là bước đi rõ ràng để siết chặt quản lý thuế với hoạt động thương mại điện tử xuyên biên giới.
Hộ cá thể kinh doanh từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng máy tính tiền
Trước đây, chỉ doanh nghiệp mới phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Nhưng từ 1/6/2025, Nghị định 70 quy định hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trong các lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải... nếu có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, cũng phải trang bị máy tính tiền và kết nối với cơ quan thuế.
Điều này có nghĩa là hàng loạt quán ăn, tiệm tạp hóa, cửa hàng nhỏ lẻ… nếu doanh thu vượt mức quy định sẽ phải thay đổi cách vận hành, không thể bán hàng như trước mà không có hóa đơn điện tử hợp lệ.
Xử lý hóa đơn sai sót phải có xác nhận từ bên mua
Nếu lỡ xuất sai hóa đơn, trước đây chỉ cần hủy hoặc thay bằng hóa đơn mới. Giờ đây, theo quy định mới tại Nghị định 70, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải làm văn bản xác nhận sai sót với bên mua trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Điều này buộc kế toán phải cẩn thận hơn trong khâu xuất hóa đơn để tránh rắc rối và mất thời gian xử lý sau đó.
Hóa đơn điện tử phải ghi rõ nội dung, cụ thể hơn trước
Một số nội dung bắt buộc phải thể hiện rõ ràng trên hóa đơn, ví dụ:
- Tên hàng hóa/dịch vụ phải chi tiết và viết bằng tiếng Việt.
- Với mặt hàng đặc thù như xe ô tô, xe máy, nhà đất, hóa đơn phải ghi rõ số khung, số máy, diện tích...
- Dịch vụ vận tải phải ghi rõ biển số xe, hành trình, người gửi hàng...
- Một vài trường hợp đặc biệt, như bán lẻ xăng dầu cho người tiêu dùng cá nhân, có thể không cần ghi đầy đủ thông tin.
Quy định này nhằm tránh tình trạng hóa đơn ghi quá chung chung, gây khó khăn khi cơ quan thuế kiểm tra.
Ủy quyền lập hóa đơn điện tử dễ dàng hơn
Người bán (bao gồm cả cá nhân và hộ kinh doanh) giờ theo Nghị định 70 có thể ủy quyền cho người khác lập hóa đơn điện tử thay mình không cần phải là công ty con hay có liên kết gì cả. Điều này rất hữu ích với những người thuê dịch vụ kế toán ngoài hoặc không có bộ phận kế toán riêng.
Làm rõ hàng loạt khái niệm mới
Nghị định 70 cũng bổ sung và giải thích rõ các thuật ngữ như:
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế
- Tiêu hủy hóa đơn điện tử
- Chứng từ điện tử…
Việc này giúp người dùng hiểu đúng, làm đúng, tránh bị phạt vì hiểu sai luật.
Biên lai thu thuế/phí có thể tích hợp vào hóa đơn
Thay vì phải làm hóa đơn và biên lai riêng như trước, giờ đây người bán có thể gộp cả phần thu thuế, phí (nếu có) vào ngay hóa đơn điện tử. Cách làm này đơn giản hóa thủ tục cho cả bên bán và bên mua.
Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn
Nghị định 70 mới khuyến khích các chương trình như quay số trúng thưởng khi lấy hóa đơn, hay khuyến mãi cho khách lấy hóa đơn điện tử. Đây là một cách thúc đẩy người dân tiêu dùng có trách nhiệm và giảm thất thu thuế.
Tăng tính xác thực khi đăng ký hóa đơn điện tử
Khi đăng ký sử dụng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ tự kiểm tra thông tin người đại diện doanh nghiệp hoặc chủ hộ kinh doanh với cơ sở dữ liệu dân cư quốc gia. Việc này nhằm đảm bảo mọi thông tin là thật, chính xác và minh bạch.
Bỏ bớt các quy định lỗi thời, giảm thủ tục
Cuối cùng, một số quy định cũ, không còn phù hợp sẽ được loại bỏ hoặc điều chỉnh lại trong Nghị định 70, giúp giảm bớt thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp đặc biệt là các đơn vị nhỏ
Tác động của Nghị định 70 đến doanh nghiệp
Trách nhiệm của doanh nghiệp lớn hơn
Trước đây, chuyện hóa đơn thường chỉ xoay quanh bộ phận kế toán, sai thì sửa, thiếu thì bổ sung, đôi khi chỉ cần vài cuộc điện thoại hoặc email là xong. Nhưng giờ đây, mọi thứ đã thay đổi. Từ ngày Nghị định 70 chính thức có hiệu lực, một lỗi nhỏ cũng có thể khiến cả bộ máy doanh nghiệp gặp rắc rối. Một dòng ghi nhầm thời gian hay thiếu vài thông tin cơ bản cũng có thể khiến doanh nghiệp bị cảnh cáo, đình chỉ quyền sử dụng hóa đơn, đồng nghĩa với việc tạm ngưng mọi hoạt động kinh doanh.
Điều này đồng nghĩa việc doanh nghiệp không thể giao hết trách nhiệm về hóa đơn cho kế toán được nữa. Từ bộ phận bán hàng, vận hành, đến quản lý đơn hàng hay xuất kho, ai liên quan đến giao dịch đều phải hiểu rõ: hóa đơn là khâu cuối cùng, nhưng nó phản ánh toàn bộ quá trình phía trước. Nếu khâu nào sơ sẩy, hóa đơn sẽ sẽ bị cảnh báo.
Thực tế này buộc doanh nghiệp phải xây dựng một hệ thống kiểm soát toàn diện, không chỉ để tuân thủ mà còn để bảo vệ chính mình. Việc lập hóa đơn giờ đây phải trở thành một phần trong quy trình vận hành. Có như vậy mới tránh được những rủi ro vừa tốn thời gian, vừa tốn chi phí, thậm chí làm doanh nghiệp mất luôn uy tín với đối tác lẫn cơ quan thuế.
Doanh nghiệp nước ngoài và EPE phải chủ động
Với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, đặc biệt là doanh nghiệp chế xuất (EPE), việc đứng ngoà câu chuyện hóa đơn giờ đây không còn là lựa chọn. Nghị định 70 đã vẽ lại luật chơi và nếu muốn tiếp tục vận hành ổn định tại Việt Nam, họ buộc phải hiểu luật và quan trọng hơn là hiểu cách vận hành luật trong thực tế.
Nhiều công ty nước ngoài trước giờ vẫn quen làm theo quy trình toàn cầu hoặc vận hành hệ thống tài chính kế thừa từ trụ sở chính. Nhưng Việt Nam có những quy định rất riêng, đặc biệt là về thuế và hóa đơn. Không thể lấy “template” từ nước ngoài, dịch ra tiếng Việt rồi nghĩ rằng như vậy là ổn. Bởi vì chỉ cần lập sai loại hóa đơn, ví dụ dùng hóa đơn xuất khẩu cho hoạt động nội địa, là đủ để cơ quan thuế xử lý.
Chính vì vậy, các doanh nghiệp nước ngoài cần có sự chuẩn bị nghiêm túc hơn: từ rà soát hệ thống phần mềm, thiết lập quy trình nội bộ phù hợp với luật Việt Nam, cho đến việc đào tạo lại nhân sự để không ai còn làm theo thói quen cũ. Họ cũng cần sẵn sàng trao đổi thường xuyên hơn với chuyên gia thuế, với cơ quan chức năng, không phải vì lo sợ, mà vì muốn vận hành ổn định, dài hạn.
Rủi ro cao cho doanh nghiệp không theo kịp
Với Nghị định 70, một sai lầm nhỏ trong việc lập hóa đơn cũng có thể khiến doanh nghiệp bị trả giá đắt. Một ngày phát hành hóa đơn bị ghi chậm hơn quy định. Một mã hàng bị ghi thiếu mô tả. Một vài dòng khuyến mãi thiếu danh sách đính kèm... Những lỗi rất nhỏ như thế, trong quá khứ có thể bỏ qua, thì giờ đây có thể khiến doanh nghiệp bị liệt vào danh sách theo dõi, bị kiểm tra đột xuất, thậm chí bị đình chỉ hoạt động hóa đơn.
Nói như vậy không phải để tạo cảm giác nặng nề mà để doanh nghiệp ý thức được rằng: đã đến lúc phải thay đổi tư duy. Hóa đơn không còn là việc cuối cùng để in ra cho có, mà là bước xác nhận cho cả một chuỗi hoạt động. Và nếu muốn tránh rủi ro, không có cách nào khác ngoài việc kiểm soát nó từ đầu từ lúc lên đơn hàng, giao hàng, đến khâu lập và phát hành. Sự chủ động nằm ở chính nội bộ doanh nghiệp, không phải ở phần mềm hay công cụ mà ở con người, quy trình và thái độ.
Doanh nghiệp cần làm gì để đáp ứng Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Nghị định 70 đặt ra những yêu cầu khắt khe hơn, cụ thể hơn và cũng mang tính thực thi cao hơn nhiều so với các quy định trước. Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn yên tâm vận hành sau ngày 01/06/2025, thì không thể chỉ đọc qua văn bản luật rồi để đó. Cần có hành động thực tế, rõ ràng và mang tính hệ thống. Dưới đây là những điều doanh nghiệp nên bắt đầu ngay.
Rà soát lại hệ thống phần mềm
Nghị định 70 đặt ra những yêu cầu khắt khe hơn, cụ thể hơn và cũng mang tính thực thi cao hơn nhiều so với các quy định trước. Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn yên tâm vận hành sau ngày 01/06/2025, thì không thể chỉ đọc qua văn bản luật rồi để đó. Cần có hành động thực tế, rõ ràng và mang tính hệ thống. Dưới đây là những điều doanh nghiệp nên bắt đầu ngay.
Rà soát lại hệ thống phần mềm hiện tại
Điều đầu tiên, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hệ thống phần mềm đang sử dụng như ERP, phần mềm kế toán, cho đến các công cụ xuất hóa đơn điện tử. Đây không chỉ là chuyện “nâng cấp phiên bản”, mà là việc đảm bảo hệ thống có thể vận hành đúng theo quy định mới: lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nghiệp vụ và sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết.
Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp thường xuyên phát sinh khuyến mãi, thì phần mềm cần có chức năng đính kèm bảng kê chi tiết; nếu hoạt động xuất khẩu, thì hệ thống phải có cơ chế kiểm soát thời gian lập hóa đơn sát với thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan. Quan trọng hơn, hệ thống phải có khả năng phát hiện và cảnh báo các sai sót phổ biến để người dùng không vô tình vi phạm luật.
Đào tạo lại đội ngũ tài chính – kế toán
Không phải ai trong doanh nghiệp cũng có thói quen cập nhật văn bản pháp luật. Vì thế, việc tổ chức đào tạo lại cho đội ngũ kế toán, tài chính là điều không thể thiếu. Nhưng việc đào tạo không nên dừng ở việc giới thiệu Nghị định 70 là gi. Doanh nghiệp cần đi xa hơn: xây dựng các tình huống thực tế, hướng dẫn cụ thể cách rà soát hóa đơn trước khi phát hành, cách xử lý khi phát hiện lỗi và cách phối hợp với các phòng ban khác để đảm bảo hóa đơn phản ánh đúng giao dịch.
Bên cạnh đó, việc kiểm tra chéo nội bộ giữa các nhóm, ví dụ: giữa kế toán và bộ phận bán hàng, giữa xuất hóa đơn và vận đơn nên được triển khai định kỳ, như một vòng kiểm soát tự động giúp phát hiện sớm những sai lệch.
Kiểm tra lại danh mục hàng hóa/dịch vụ đặc thù
Mỗi ngành nghề đều có những yêu cầu riêng về hóa đơn. Ví dụ, doanh nghiệp vận tải cần ghi biển số xe, hành trình; bảo hiểm thì có quy định riêng về hoa hồng và chiết khấu; công nghệ số lại liên quan đến mã dịch vụ, hình thức cung cấp. Việc sử dụng chung một mẫu hóa đơn cho tất cả không còn phù hợp, thậm chí tiềm ẩn rủi ro lớn.
Doanh nghiệp cần ngồi lại, rà soát danh mục sản phẩm, dịch vụ đang cung cấp. Từng loại nghiệp vụ nên được gắn với một quy trình lập hóa đơn tương ứng, đảm bảo đúng ,đủ và đúng thời điểm. Những gì từng làm cho nhanh, cho gọn trước đây, bây giờ cần được làm lại cho chắc.
Chủ động phối hợp với cơ quan thuế
Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là chỉ giao tiếp với cơ quan thuế khi có sự cố, khi bị kiểm tra, hoặc khi nhận được công văn yêu cầu giải trình. Điều này khiến doanh nghiệp luôn ở thế bị động và dễ hiểu sai ý của cơ quan quản lý.
Trong bối cảnh mới, cách tiếp cận nên thay đổi: nếu phát hiện lỗi trong hệ thống cũ, hoặc nếu doanh nghiệp có mô hình hoạt động mới chưa rõ cách lập hóa đơn, hãy chủ động đặt vấn đề với cơ quan thuế. Việc chủ động không chỉ giúp tránh rủi ro, mà còn tạo dựng mối quan hệ minh bạch, thiện chí, yếu tố rất quan trọng trong việc xử lý các vấn đề phát sinh sau này.
Tìm đến chuyên gia khi gặp vấn đề phức tạp
Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng đủ nguồn lực nội bộ để hiểu và xử lý hết mọi tình huống. Những trường hợp như tái cấu trúc doanh nghiệp, thay đổi mô hình kinh doanh, áp dụng chương trình khuyến mãi đặc biệt hay xuất hóa đơn cho giao dịch quốc tế… đều có thể tiềm ẩn các bẫy luật mà nếu không cẩn thận sẽ dẫn tới sai phạm.
Thay vì cố gắng xử lý một mình, doanh nghiệp nên tìm đến các chuyên gia pháp lý, thuế hoặc kế toán có kinh nghiệm thực chiến. Đôi khi chỉ một buổi tư vấn đã giúp tránh được sai sót trị giá hàng trăm triệu thậm chí hàng tỷ đồng. Chi phí bỏ ra cho tư vấn có thể nhỏ, nhưng cái được lớn hơn rất nhiều: sự yên tâm.
Kết luận
Nghị định 70/2025/NĐ-CP không đơn thuần là bản cập nhật kỹ thuật về hóa đơn điện tử, mà là một phần của chiến lược hiện đại hóa quản lý thuế quốc gia. Mỗi tờ hóa đơn giờ đây không chỉ phản ánh giá trị giao dịch, mà còn là minh chứng cho sự chuyên nghiệp, minh bạch và ý thức tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh liên tục thay đổi, sự chủ động thích nghi là yếu tố sống còn. Doanh nghiệp nào biết nắm bắt sớm các quy định, chuẩn hóa quy trình, đầu tư đúng vào công nghệ và con người, doanh nghiệp đó sẽ không chỉ sống sót, mà còn vươn lên mạnh mẽ trong một thế giới đang số hóa từng ngày.
Hiện A1 Consulting cung cấp giải pháp eInvoicing toàn bộ trên bộ giải pháp Odoo. Nếu doanh nghiệp của bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, đặc biệt là về hệ thống ERP để có thể chấp hành nghị định Nghị định 70 của chính phủ mới ban hành, hãy liên hệ chuyên gia của A1 Consulting để được tư vấn. .
