Trong hơn một thập kỷ qua, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã dần trở thành nền tảng quản trị cốt lõi của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Từ các tập đoàn sản xuất, thương mại, phân phối cho đến các doanh nghiệp đang chuẩn bị mở rộng quy mô hoặc niêm yết, ERP thường được xem là bước đi tất yếu để chuẩn hóa quy trình và nâng cao năng lực quản trị. Tuy nhiên, một thực tế đáng lưu ý là không ít dự án ERP tại Việt Nam vẫn chưa mang lại giá trị tương xứng với mức đầu tư, dù hệ thống đã được triển khai và vận hành ổn định.
Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có triển khai ERP hay không, mà nằm ở câu hỏi quan trọng hơn: doanh nghiệp có thực sự hiện thực hóa được giá trị từ ERP hay chưa.
Giá trị thực sự - Phần thường bị bỏ quên trong các dự án ERP
Value Realization trong ERP có thể hiểu là quá trình chuyển hóa các lợi ích tiềm năng của hệ thống – vốn được kỳ vọng trong business case ban đầu – thành kết quả kinh doanh thực tế, có thể đo lường và kiểm chứng. Nhiều doanh nghiệp đầu tư ERP với mong muốn cải thiện hiệu suất vận hành, tăng tính minh bạch dữ liệu, giảm chi phí và hỗ trợ ra quyết định quản trị. Tuy nhiên, những giá trị này không tự động xuất hiện chỉ vì hệ thống được cài đặt và go-live đúng kế hoạch.
Tại Việt Nam, ERP thường được tiếp cận như một dự án công nghệ thông tin. Doanh nghiệp tập trung nhiều vào việc chọn phần mềm, chọn nhà triển khai, cấu hình hệ thống và kiểm thử kỹ thuật, nhưng lại chưa dành đủ nguồn lực cho việc xác định rõ giá trị kinh doanh cần đạt được và cách đo lường giá trị đó sau triển khai. Khi thiếu một khung Value Realization rõ ràng, ERP dễ trở thành một hệ thống ghi nhận dữ liệu thụ động, phục vụ báo cáo hơn là một công cụ dẫn dắt cải thiện hiệu suất và tăng trưởng.
Khoảng cách giữ kỳ vọng và giá trị thực tế
| Khía cạnh | Kỳ vọng khi triển khai ERP | Thực tế thường gặp | Khoảng cách / Hệ quả |
| Vai trò ERP | ERP là chương trình chuyển đổi kinh doanh toàn diện, gắn với chiến lược dài hạn | ERP được xem là dự án công nghệ, giao chủ yếu cho IT hoặc nhà triển khai | Hệ thống đúng kỹ thuật nhưng không tạo giá trị chiến lược |
| Vai trò lãnh đạo | Ban lãnh đạo định hướng, dẫn dắt và ra quyết định chiến lược dựa trên ERP | Vai trò lãnh đạo mờ nhạt, tham gia hạn chế | ERP thiếu định hướng, không phục vụ mục tiêu dài hạn |
| Tiếp cận quy trình | Tái thiết kế, chuẩn hóa và tối ưu quy trình trước khi đưa lên hệ thống | “Đưa nguyên quy trình cũ lên ERP” | ERP không tạo bước nhảy hiệu suất, chỉ phơi bày điểm yếu cũ |
| Mức độ chuẩn hóa | Quy trình thống nhất, giảm phụ thuộc cá nhân | Quy trình thủ công, phụ thuộc con người vẫn tồn tại | Khó mở rộng, khó kiểm soát, hiệu quả thấp |
| Quản lý thay đổi | Người dùng hiểu mục tiêu, sẵn sàng thay đổi cách làm việc | Thiếu truyền thông, thiếu quản lý thay đổi | Người dùng chống đối thụ động, dùng ERP đối phó |
| Hành vi người dùng | ERP là công cụ làm việc chính | Quay lại Excel, công cụ quen thuộc | ERP bị “vô hiệu hóa” trên thực tế |
| Chất lượng dữ liệu | Dữ liệu đầy đủ, nhất quán, đáng tin cậy | Dữ liệu thiếu, sai, không được cập nhật | Không thể ra quyết định dựa trên dữ liệu |
| Giá trị mang lại | Tăng hiệu suất, minh bạch, hỗ trợ ra quyết định | Giá trị không được hiện thực hóa | ERP trở thành chi phí lớn thay vì đòn bẩy tăng trưởng |
Khoảng cách giữa kỳ vọng và giá trị thực tế của ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam thường xuất phát từ nhiều yếu tố mang tính hệ thống. Một trong những nguyên nhân phổ biến là việc ERP chưa được xem như một chương trình chuyển đổi kinh doanh toàn diện. Khi dự án được giao chủ yếu cho phòng IT hoặc nhà triển khai, vai trò định hướng chiến lược của ban lãnh đạo trở nên mờ nhạt. Hệ quả là hệ thống được xây dựng đúng về mặt kỹ thuật nhưng chưa thực sự phục vụ các mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp triển khai ERP với cách tiếp cận “đưa quy trình hiện tại lên hệ thống”. Các quy trình vốn mang tính thủ công, phụ thuộc vào con người hoặc thiếu chuẩn hóa được số hóa mà không được tái thiết kế. Điều này khiến ERP không tạo ra bước nhảy vọt về hiệu suất mà chỉ làm cho các điểm yếu cũ trở nên rõ ràng hơn.
Một thách thức khác nằm ở quản lý thay đổi. Việc triển khai ERP đồng nghĩa với việc thay đổi cách làm việc, cách phối hợp giữa các phòng ban và cách ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nếu người dùng không hiểu rõ mục đích của sự thay đổi và không nhìn thấy lợi ích trực tiếp đối với công việc hàng ngày, họ sẽ sử dụng hệ thống một cách đối phó hoặc tìm cách quay lại các công cụ quen thuộc như Excel. Khi dữ liệu trên ERP không đầy đủ và không đáng tin cậy, giá trị của hệ thống gần như không thể được hiện thực hóa.
Hiện thực hoá giá trị của ERP
Một điểm chung của các dự án ERP thành công là doanh nghiệp không xem go-live là điểm kết thúc, mà là điểm khởi đầu của quá trình tạo giá trị. Việc hiện thực hóa giá trị cần bắt đầu ngay từ giai đoạn chuẩn bị dự án, khi doanh nghiệp xác định rõ ERP phải giải quyết vấn đề gì, đóng góp như thế nào vào chiến lược kinh doanh và thành công sẽ được đo lường ra sao.
Trong quá trình triển khai, ERP cần được căn chỉnh chặt chẽ với mô hình vận hành và quản trị thực tế của doanh nghiệp Việt Nam. Điều này đòi hỏi sự cân bằng giữa việc áp dụng các thông lệ tốt của hệ thống và việc hiểu sâu đặc thù ngành, văn hóa doanh nghiệp cũng như mức độ trưởng thành quản trị. Một hệ thống ERP chuẩn mực nhưng không phù hợp với thực tiễn sẽ khó tạo ra giá trị bền vững.
Sau khi hệ thống đi vào vận hành, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi các chỉ số phản ánh hiệu quả sử dụng ERP, từ hiệu suất quy trình, chất lượng dữ liệu cho đến mức độ hỗ trợ ra quyết định quản trị. Việc rà soát định kỳ giúp doanh nghiệp nhận diện sớm những điểm chưa phát huy hiệu quả và có kế hoạch cải tiến liên tục. Chính giai đoạn hậu go-live này mới là nơi giá trị ERP được hiện thực hóa rõ nét nhất.
Vai trò của A1 Consulting trong việc hiện thực giá trị ERP
Trong bối cảnh đó, A1 Consulting lựa chọn cách tiếp cận ERP từ góc nhìn giá trị kinh doanh thay vì chỉ tập trung vào hệ thống. Với vai trò là đơn vị tư vấn độc lập, A1 Consulting đồng hành cùng doanh nghiệp từ việc định hình mục tiêu chiến lược, thiết kế khung Value Realization cho đến việc hỗ trợ đánh giá và tối ưu sau go-live.
Kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp Việt Nam cho thấy, khi ERP được gắn chặt với chiến lược, quy trình và con người, hệ thống sẽ trở thành nền tảng giúp ban lãnh đạo nâng cao năng lực quản trị dựa trên dữ liệu, thay vì chỉ là một công cụ vận hành. Giá trị của ERP khi đó không chỉ nằm ở việc giảm chi phí hay tăng tốc xử lý, mà còn ở khả năng hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định tốt hơn trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Kết luận
ERP không phải là đích đến của quá trình chuyển đổi, mà chỉ là nền tảng khởi đầu. Điều tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp nằm ở chỗ họ khai thác được bao nhiêu lợi ích từ ERP sau khi hệ thống đã đi vào vận hành. Một hệ thống ERP có thể chạy ổn định về mặt kỹ thuật, nhưng nếu không hỗ trợ cải thiện hiệu quả vận hành, nâng cao năng lực quản trị và chất lượng ra quyết định, thì khoản đầu tư đó khó có thể được xem là thành công.
Đối với doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với áp lực cạnh tranh, chi phí và yêu cầu minh bạch ngày càng cao, việc khai thác đúng và đủ lợi ích của ERP không còn là lựa chọn, mà đã trở thành một yêu cầu chiến lược. ERP chỉ thực sự phát huy vai trò khi được gắn chặt với mục tiêu kinh doanh, được sử dụng nhất quán trong toàn tổ chức và được tối ưu liên tục theo sự phát triển của doanh nghiệp.
A1 Consulting tin rằng lợi ích của ERP không đến từ phần mềm, mà đến từ cách doanh nghiệp định hướng, triển khai và sử dụng hệ thống trong thực tế. Với cách tiếp cận tập trung vào lợi ích kinh doanh, A1 Consulting đồng hành cùng doanh nghiệp không chỉ trong giai đoạn triển khai, mà còn trong suốt hành trình sau go-live – nơi những lợi ích quan trọng nhất của ERP được hình thành và mở rộng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đã triển khai ERP nhưng chưa khai thác được lợi ích như kỳ vọng, hoặc đang chuẩn bị đầu tư ERP và muốn đi đúng ngay từ đầu, A1 Consulting sẵn sàng trao đổi và đánh giá cùng bạn. Một buổi trao đổi chiến lược ngắn có thể giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn cách ERP có thể mang lại lợi ích thiết thực và bền vững trong bối cảnh của chính mình.