Trong môi trường giáo dục quốc tế, bài toán quản trị không chỉ dừng lại ở học thuật. Đằng sau một chương trình đào tạo chuẩn Mỹ là hệ thống vận hành phức tạp với hàng nghìn giao dịch, nhiều chính sách học phí, quỹ đào tạo giáo viên và quy trình phê duyệt đa tầng.
Tại TP.HCM, Saigon South International School (SSIS) đã lựa chọn cách tiếp cận bài bản để giải quyết bài toán này: xây dựng nền tảng ERP linh hoạt cùng Odoo.
Về Saigon South International School (SSIS)
Được thành lập vào năm 1997, Saigon South International School (SSIS) là một trong những trường quốc tế liên cấp lâu đời và uy tín tại TP. Hồ Chí Minh. Trường cung cấp chương trình giáo dục chuẩn Mỹ cho học sinh từ bậc Mầm non đến Lớp 12, hướng tới mục tiêu chuẩn bị nền tảng học thuật và kỹ năng toàn diện để các em tiếp tục theo học tại những trường đại học hàng đầu trên thế giới.
Với quy mô khoảng 1.600 học sinh cùng hơn 400 giáo viên và nhân sự, SSIS không chỉ là một môi trường giáo dục đa văn hóa mà còn là một tổ chức vận hành với cấu trúc phức tạp tương đương một doanh nghiệp cỡ trung. Bên cạnh hoạt động giảng dạy, nhà trường phải đảm bảo hệ thống tài chính – hành chính vận hành chính xác, minh bạch và hiệu quả mỗi ngày.
Quy mô này đặt ra yêu cầu cao đối với công tác quản trị nội bộ. Nhà trường cần xử lý nhiều cấu trúc học phí khác nhau tùy theo cấp lớp và dịch vụ đi kèm; theo dõi chính sách ưu đãi, chiết khấu dành cho các gia đình có nhiều con theo học; quản lý ngân sách phát triển chuyên môn cho đội ngũ giáo viên; đồng thời kiểm soát chặt chẽ hoạt động mua sắm, tài sản và các khoản hoàn phí.
Trước khi thực hiện chuyển đổi số, không ít quy trình vẫn được xử lý qua Excel và các thao tác thủ công. Mặc dù cách làm này mang lại sự linh hoạt nhất định, nhưng khi quy mô ngày càng mở rộng, hạn chế bắt đầu bộc lộ rõ ràng: dữ liệu phân tán ở nhiều nguồn, báo cáo mất thời gian tổng hợp, nguy cơ sai sót tăng cao và thiếu khả năng cập nhật theo thời gian thực.
Đặc biệt, trong bối cảnh ban lãnh đạo cần cái nhìn toàn diện và kịp thời để ra quyết định chiến lược, việc phụ thuộc vào hệ thống rời rạc không còn phù hợp với tầm nhìn công nghệ dài hạn mà SSIS theo đuổi.
Chiến lược chuyển đổi chậm mà chắc
Thay vì chuyển đổi ồ ạt, SSIS chọn lộ trình triển khai ERP từng bước. Triết lý của nhà trường rất rõ ràng: hệ thống phải thích nghi với tổ chức, không phải ngược lại.
Giai đoạn đầu tập trung vào quản lý học phí – yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Sau khi phân hệ này ổn định, các module khác mới được mở rộng. Cách tiếp cận theo nhịp độ riêng giúp đội ngũ nhân sự làm quen dần với công nghệ, giảm áp lực thay đổi.
Với chiến lược chuyển đổi số thận trọng và bền vững, SSIS lựa chọn Odoo nhờ khả năng may đo và mở rộng theo từng giai đoạn, cho phép nhà trường chuyển đổi phù hợp với nhịp độ vận hành nội bộ.
Đồng hành cùng SSIS trong hành trình này là A1 Consulting, đảm nhiệm vai trò triển khai kỹ thuật, tư vấn chiến lược và cùng xây dựng lộ trình ERP phù hợp.
Đồng hành cùng SSIS trong hành trình này là A1 Consulting – Đối tác Vàng của Odoo tại Việt Nam, không chỉ đảm nhiệm vai trò triển khai kỹ thuật, A1 Consulting còn đóng vai trò tư vấn chiến lược, hỗ trợ SSIS xây dựng lộ trình ERP phù hợp với đặc thù của môi trường giáo dục quốc tế.
Với kinh nghiệm triển khai Odoo cho các tổ chức có quy mô lớn và quy trình phức tạp, A1 Consulting hỗ trợ SSIS:
- Phân tích và chuẩn hóa quy trình ở mức phù hợp, đảm bảo tính kiểm soát nhưng không làm mất đi sự linh hoạt vốn có
- Thiết kế lộ trình triển khai theo từng giai đoạn, ưu tiên các phân hệ cốt lõi trước khi mở rộng
- Khai thác tối đa khả năng cấu hình và mở rộng của Odoo, hạn chế tùy biến nặng để đảm bảo tính ổn định và khả năng nâng cấp lâu dài
>>> Xem thêm: Giải pháp phần mềm quản lý trường học với Odoo ERP
Odoo được ứng dụng như thế nào tại SSIS?
Khi bắt đầu triển khai Odoo, SSISl không xem đây đơn thuần là một phần mềm kế toán hay công cụ quản lý hành chính. Nhà trường định vị Odoo như một nền tảng vận hành trung tâm – nơi mọi dữ liệu quan trọng được kết nối, chuẩn hóa và khai thác theo thời gian thực.
Bắt đầu từ huyết mạch tài chính: Quản lý học phí
Điểm khởi đầu của hệ thống là quy trình tuyển sinh và thu học phí – yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và tính ổn định tài chính. Odoo được kết nối với hệ thống quản lý học sinh hiện hữu thông qua API, cho phép dữ liệu đồng bộ tự động theo chu kỳ ngắn.
Điều này đồng nghĩa với việc mỗi khi có học sinh mới nhập học hoặc thay đổi thông tin, hệ thống ERP sẽ cập nhật gần như ngay lập tức. Từ dữ liệu đã chuẩn hóa, bộ phận kế toán có thể phát hành báo giá và hóa đơn hàng loạt mà không cần thao tác thủ công như trước.
Nhờ đó, thời gian xử lý hóa đơn cho cả một khối lớp giảm mạnh, đồng thời chu kỳ thanh toán cũng được rút ngắn đáng kể khi tích hợp phương thức thanh toán QR Code động. Không chỉ nhanh hơn, toàn bộ quy trình còn minh bạch và dễ kiểm soát hơn rất nhiều.
Xử lý linh hoạt các chính sách học phí đặc thù
Trong môi trường giáo dục quốc tế, cấu trúc học phí không hề đơn giản. Có khoản bắt buộc, có khoản tùy chọn; có chính sách ưu đãi cho anh/chị/em trong cùng gia đình; có những dịch vụ phát sinh theo từng năm học.
Thay vì xử lý bằng bảng tính rời rạc, Odoo cho phép SSIS cấu hình các kịch bản này ngay trong hệ thống bán hàng và kế toán. Học phí bắt buộc và dịch vụ tùy chọn có thể xuất hiện trên cùng một đơn hàng, trong khi các mức chiết khấu được tính toán tự động dựa trên dữ liệu gia đình đã lưu trữ.
Cách vận hành này giúp giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, đồng thời đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ chính sách tài chính.
Số hóa quỹ phát triển chuyên môn cho giáo viên
Với hơn 400 nhân sự, việc quản lý ngân sách đào tạo giáo viên từng là một bài toán phức tạp. Odoo đã chuyển toàn bộ quy trình này lên môi trường số.
Giáo viên có thể chủ động đăng ký khóa học, theo dõi hạn mức ngân sách cá nhân và gửi yêu cầu hoàn phí trực tuyến kèm hóa đơn. Các cấp quản lý phê duyệt ngay trên hệ thống, kể cả khi sử dụng thiết bị di động.
Thay vì trao đổi qua email và chứng từ giấy, mọi bước đều được ghi nhận trong hệ thống với trạng thái rõ ràng, giúp quá trình minh bạch và dễ truy vết hơn.
Tối ưu hóa phê duyệt và mua sắm
Odoo tại SSIS không chỉ phục vụ tài chính mà còn đóng vai trò trong quản lý mua sắm và kiểm soát ngân sách. Hệ thống được thiết lập theo ma trận phê duyệt bám sát cơ cấu tổ chức thực tế của nhà trường.
Khi chuẩn bị cho năm học mới – thời điểm phát sinh nhiều đơn đặt hàng lớn – nhà trường có thể gom các hạng mục liên quan vào một đơn tổng để phê duyệt tập trung. Cách làm này vừa đảm bảo kiểm soát ngân sách, vừa tránh việc lãnh đạo phải xử lý hàng trăm yêu cầu riêng lẻ.
>>> Xem thêm: Chuẩn hóa quy trình phê duyệt với Odoo Approvals
Một nền tảng, nhiều lớp giá trị
Điểm quan trọng nhất trong cách SSIS ứng dụng Odoo không nằm ở từng tính năng riêng lẻ, mà ở sự liên kết giữa chúng. Dữ liệu tuyển sinh kết nối trực tiếp với tài chính. Ngân sách đào tạo liên thông với kế toán. Mua sắm gắn liền với phê duyệt và kiểm soát chi phí.
Nhờ cấu trúc hệ thống được xây dựng theo hướng mở rộng từng giai đoạn, Odoo không trở thành gánh nặng thay đổi mà dần dần hòa vào nhịp vận hành của tổ chức.
Kết quả không chỉ là tốc độ xử lý nhanh hơn hay chu kỳ thanh toán rút ngắn, mà là một hệ sinh thái quản trị tập trung – nơi ban lãnh đạo có thể nhìn thấy toàn cảnh hoạt động của trường theo thời gian thực và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.
Kết quả đạt được sau khi vận hành
Khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động, những thay đổi không chỉ thể hiện ở cảm nhận mà còn được đo lường bằng con số cụ thể. Quy trình xuất hóa đơn – trước đây mất khoảng hai giờ cho một khối lớp – nay chỉ còn dao động từ 5 đến 10 phút. Sự cải thiện này giúp bộ phận tài chính tiết kiệm đáng kể thời gian và tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn thay vì xử lý thủ công.
Bên cạnh đó, việc tích hợp QR Code động đã rút ngắn chu kỳ thu tiền trung bình từ 16 ngày xuống còn 12 ngày. Dòng tiền được cải thiện rõ rệt, đồng thời phụ huynh cũng có trải nghiệm thanh toán thuận tiện hơn.
Không kém phần quan trọng là yếu tố minh bạch. Quy trình phê duyệt – từng được xem là khâu dễ phát sinh chậm trễ – giờ đây trở thành hoạt động thường nhật của đội ngũ quản lý. Việc xem và duyệt đề xuất trên hệ thống diễn ra nhanh chóng, tự nhiên như thao tác kiểm tra email mỗi ngày.
Sau giai đoạn Go-live, hành trình chưa dừng lại. Cùng với sự đồng hành của A1 Consulting, SSIS tiếp tục tối ưu quy trình, chuyển giao kiến thức và nâng cao năng lực vận hành cho đội ngũ nhân sự. Nhờ đó, Odoo không chỉ là giải pháp triển khai một lần, mà trở thành nền tảng quản trị dài hạn, sẵn sàng phát triển cùng chiến lược và tầm nhìn công nghệ của nhà trường.
Kết luận: Khi công nghệ phục vụ đúng nhịp độ tổ chức
Câu chuyện của Saigon South International School cho thấy chuyển đổi số trong giáo dục không phải là cuộc chạy đua về tốc độ, mà là hành trình đòi hỏi chiến lược rõ ràng và sự kiên định. Việc lựa chọn Odoo không đơn thuần nhằm thay thế công cụ cũ, mà để xây dựng một nền tảng quản trị có khả năng thích ứng và mở rộng theo từng giai đoạn phát triển.
Từ việc rút ngắn thời gian xuất hóa đơn, cải thiện chu kỳ thu tiền cho đến nâng cao tính minh bạch trong phê duyệt và quản lý ngân sách đào tạo, Odoo đã chứng minh giá trị ở cả khía cạnh vận hành lẫn chiến lược. Quan trọng hơn, hệ thống được triển khai theo đúng nhịp độgi của tổ chức, giúp đội ngũ nhân sự làm chủ công nghệ thay vì bị công nghệ chi phối.
Với sự đồng hành của A1 Consulting, SSIS không chỉ hoàn thành một dự án ERP, mà đặt nền móng cho một hệ sinh thái quản trị bền vững. Đây chính là tiền đề để nhà trường tiếp tục tập trung vào sứ mệnh cốt lõi: cung cấp môi trường giáo dục chất lượng cao và chuẩn bị hành trang vững chắc cho thế hệ tương lai.