Về GC Logistics
GC Logistics Solutions Company Limited (GCL) là thành viên của tập đoàn GC Logistics Solutions, được thành lập ngày 11/09/2006, với sứ mệnh cung cấp dịch vụ logistics toàn diện cho ngành hóa chất và nhiều lĩnh vực khác. GCL sở hữu năng lực vận hành đa dạng, bao gồm: quản lý silo, đóng gói & bao bì, quản lý kho, vận chuyển, giao nhận vận tải quốc tế, và khai báo hải quan.
Tại Việt Nam, GC Logistics Solutions (Vietnam) Company Limited (GCLS Vietnam) được thành lập năm 2018, nhằm mở rộng dịch vụ logistics trọn gói cho thị trường nội địa và quốc tế, đặc biệt chú trọng vào việc ứng dụng công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí cho khách hàng.
Thách thức
Dự án chuyển đổi số tại GCL Việt Nam được kế thừa từ hệ thống do công ty mẹ tại Thái Lan phát triển. Tuy nhiên, quá trình bóc tách chức năng cho công ty con vận hành đã bộc lộ nhiều khoảng cách (GAP) giữa hệ thống hiện có và nhu cầu thực tế của đội ngũ tại Việt Nam. Các nghiệp vụ đặc thù chưa được hệ thống hóa hoặc chưa phù hợp với thực tiễn địa phương, gây khó khăn trong kiểm soát và vận hành.
Việc chuyển giao hệ thống và đào tạo người dùng gặp nhiều hạn chế do khác biệt về quy trình, ngôn ngữ và nguồn lực hỗ trợ từ công ty mẹ. Đội ngũ tại Việt Nam phải tự thích nghi, điều chỉnh nhiều thao tác thủ công, làm tăng nguy cơ sai sót và giảm hiệu quả vận hành.
Trước đây, GCL từng sử dụng Odoo 14 cho vận hành và MISA cho kế toán. Tuy nhiên, Odoo 14 không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý logistics ngày càng phức tạp, thiếu các module chuyên sâu, giao diện chưa thân thiện, khó mở rộng và tích hợp. Việc quản lý dữ liệu vẫn phụ thuộc nhiều vào Excel, gây khó khăn trong truy xuất, phân tích và ra quyết định.
Nhận thấy những thách thức và hạn chế từ hệ thống hiện tại, GCL nhận định việc tìm kiếm một đối tác triển khai Odoo mới là yếu tố then chốt quyết định thành công của dự án chuyển đổi số. Ban lãnh đạo GCL đã dành nhiều thời gian nghiên cứu, tham khảo kinh nghiệm từ các doanh nghiệp cùng ngành và đánh giá các tiêu chí sau khi lựa chọn đối tác
- Kinh nghiệm thực tiễn và chuyên môn sâu về Odoo: Đối tác phải có bề dày triển khai các dự án Odoo cho lĩnh vực logistics, am hiểu đặc thù ngành và có khả năng tùy biến giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế.
- Đội ngũ chuyên gia giàu năng lực: Đội ngũ tư vấn, phát triển và hỗ trợ phải được chứng nhận về Odoo, có kinh nghiệm thực chiến, đảm bảo quá trình triển khai và chuyển giao suôn sẻ.
- Là đối tác chính thức của Odoo: Đảm bảo quyền truy cập tài nguyên, cập nhật công nghệ mới và nhận được hỗ trợ trực tiếp từ Odoo.
- Cam kết đồng hành và hỗ trợ lâu dài: Đối tác cần có triết lý “khách hàng là trung tâm”, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành và phát triển về sau.
Sau khi đánh giá nhiều đơn vị, GCL đã lựa chọn A1 Consulting (trước đây là Onnet Consulting) nhờ bề dày kinh nghiệm triển khai hơn 100 dự án Odoo, đặc biệt trong lĩnh vực logistics, sản xuất, phân phối. A1 Consulting nổi bật với khả năng phát triển module tùy biến sâu, quy trình triển khai bài bản, đào tạo sát thực tế và cam kết đồng hành lâu dài, giúp GCL tự tin chuyển đổi số thành công.
Giải pháp
Nâng cấp hệ thống Odoo 16
Năm 2023, với sự tư vấn và triển khai của A1 Consulting, GCL quyết định nâng cấp từ Odoo 14 lên Odoo 16, tập trung vào hai module trọng điểm: Quản lý mua hàng (Purchase) và Quản lý hàng tồn kho (Inventory)1. Giải pháp giúp GCL:
- Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình mua hàng, từ yêu cầu, phê duyệt, đặt hàng đến thanh toán.
- Quản lý kho hiệu quả hơn: kiểm soát tồn kho theo vị trí, lô hàng, cảnh báo tồn kho tối thiểu, truy vết sản phẩm.
- Hợp nhất dữ liệu, giảm thiểu thao tác thủ công, tăng tính chính xác và minh bạch trong vận hành.
- Quản lý file DI, Shipping Advice, container, chứng từ vận chuyển, số lượng container, chi tiết sản phẩm, quy trình giao nhận, tính toán chi phí kho và vận chuyển, tổng hợp báo cáo chi phí vận hành, báo cáo tồn kho đa kho, báo cáo tuổi tồn kho.
Phát triển và tùy biến module đặc thù
Ngoài các tính năng chuẩn trên Odoo, A1 Consulting đã phát triển thêm các tính năng may đo để phục vụ những yêu cầu đặc thù bao gồm:
- Chuyển đổi dữ liệu từ Excel và Odoo 14 sang Odoo 16, đảm bảo tính liên tục và toàn vẹn dữ liệu.
- Phát triển màn hình quản lý container và chứng từ vận chuyển, phù hợp với đặc thù logistics hóa chất.
- Tối ưu giao diện và chức năng quản lý container, nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng hóa.
- Cải tiến quy trình đơn mua hàng và nâng cấp tính năng quản lý chi phí vận chuyển, giúp kiểm soát chi phí chặt chẽ và minh bạch hơn.
Đào tạo và chuyển giao nhanh gọn
Một trong những yếu tố quyết định thành công của dự án chuyển đổi số tại GCL chính là quá trình đào tạo và chuyển giao hệ thống cho đội ngũ nhân sự tại Việt Nam. Nhận thức rõ đặc thù quy mô nhỏ (dưới 10 người) nhưng lại có nhiều nghiệp vụ phức tạp, A1 Consulting đã xây dựng một lộ trình đào tạo thực tiễn, linh hoạt và sát với nhu cầu vận hành thực tế.
Kết quả, chỉ trong thời gian ngắn, đội ngũ GCL đã hoàn toàn tự tin sử dụng hệ thống mới, giảm tối đa thời gian làm quen và hạn chế tối đa các lỗi thao tác, đảm bảo quá trình chuyển đổi không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kết quả
Việc triển khai Odoo 16 không chỉ đơn thuần là thay đổi phần mềm quản lý mà thực sự đã tạo ra một bước ngoặt về năng lực vận hành và quản trị của GCL tại Việt Nam.
Giờ đây, 100% quy trình logistics, từ nhập hàng, quản lý container, chứng từ vận chuyển, mua hàng, lưu kho đến xuất hàng và tính toán chi phí, đều được số hóa và tự động hóa trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, dữ liệu được tập trung và đồng bộ, giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng phân tán, trùng lặp hay thất lạc thông tin như trước kia. Các thao tác thủ công vốn tiêu tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót trước đây đã giảm đi 80%, nhường chỗ cho quy trình tự động hóa, chính xác và minh bạch.
Đặc biệt, hệ thống báo cáo được thiết kế linh hoạt và cập nhật theo thời gian thực đã giúp ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình tồn kho, tuổi hàng, chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho cũng như tổng hợp chi phí vận hành cho từng lô hàng. Nhờ khả năng truy xuất dữ liệu nhanh chóng và chính xác, GCL có thể đưa ra các quyết định kịp thời, chủ động kiểm soát và tối ưu chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đội ngũ nhân sự, từ quản lý đến vận hành, đều nhanh chóng làm chủ hệ thống mới, tự tin thao tác và chủ động cập nhật dữ liệu mà không còn phụ thuộc vào bộ phận IT hay các bảng tính Excel như trước đây.
Không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa vận hành, dự án còn tạo nền tảng vững chắc để GCL tiếp tục mở rộng, tích hợp thêm các chức năng mới trong tương lai. Sự hài lòng của khách hàng được thể hiện rõ qua việc tiếp tục gia hạn sử dụng Odoo lâu dài, khẳng định giá trị bền vững và lâu dài mà giải pháp mang lại. Thành công này đã trở thành động lực để GCL Việt Nam tự tin chinh phục những mục tiêu lớn hơn, nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường logistics trong nước và quốc tế.
Kết luận
Dự án chuyển đổi số quản lý logistics tại GCL Việt Nam là minh chứng rõ nét cho sức mạnh của công nghệ khi được “may đo” phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp.
Việc lựa chọn đúng đối tác - A1 Consulting - đã giúp GCL tối ưu quy trình, giảm chi phí, tăng năng suất và tạo nền tảng phát triển bền vững trong tương lai. Thành công này cũng là bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp logistics Việt Nam: đầu tư vào chuyển đổi số và chọn đúng đối tác triển khai là yếu tố quyết định thành bại của hành trình số hóa.
