Về Charming Trim & Packaging
Charming Trim & Packaging (VN) Co. Ltd là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực in ấn, tem nhãn và bao bì, trực thuộc hệ sinh thái của Cirtek Holdings. Công ty có trụ sở chính tại Hong Kong và hiện sở hữu pháp nhân cùng nhà máy sản xuất tại Bình Dương, Việt Nam.
Trong bối cảnh tập đoàn đã triển khai Odoo ERP cho nhiều pháp nhân tại Hong Kong và các thị trường khác, Charming đặt mục tiêu mở rộng việc sử dụng Odoo tại Việt Nam nhằm đồng bộ dữ liệu vận hành, chuẩn hóa hệ thống kế toán và tăng tính minh bạch trong báo cáo tài chính giữa Việt Nam và Hong Kong.
Tuy nhiên, thách thức lớn nhất nằm ở việc hệ thống Odoo trước đó chưa được cấu hình phù hợp với đặc thù kế toán Việt Nam. Dù Odoo đã được triển khai ở cấp tập đoàn, phần kế toán cho pháp nhân Việt Nam vẫn chưa thể vận hành đúng do sự khác biệt về chuẩn mực kế toán, hệ thống tài khoản, luồng hạch toán và yêu cầu báo cáo theo quy định địa phương.
Để giải quyết bài toán này, Charming đã lựa chọn A1 Consulting làm đối tác triển khai Odoo tại Việt Nam, tập trung vào việc chuẩn hóa phân hệ kế toán theo chuẩn VAS, Thông tư 200, đồng thời kết nối chính xác luồng kho, sản xuất và kế toán trên cùng một hệ thống.
Thách thức
Charming là doanh nghiệp trong lĩnh vực packaging, phục vụ các khách hàng trong ngành sản xuất, bán lẻ, may mặc và chuỗi cung ứng. Với đặc thù sản xuất bao bì, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ nhiều nhóm dữ liệu như nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, chi phí sản xuất, giá vốn, tồn kho và báo cáo tài chính.
Đối với một doanh nghiệp có yếu tố đa quốc gia như Charming, ERP không chỉ phục vụ vận hành nội bộ mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc hợp nhất dữ liệu giữa các pháp nhân. Khi Hong Kong đã sử dụng Odoo nhưng Việt Nam vẫn vận hành kế toán trên phần mềm riêng, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu, lập báo cáo và kiểm soát tài chính theo một chuẩn chung.
Bài toán đặt ra không đơn thuần là cài đặt thêm phân hệ kế toán, mà là cấu hình lại Odoo để phù hợp với nghiệp vụ kế toán Việt Nam, đồng thời vẫn đảm bảo khả năng kết nối với hệ thống tập đoàn.
Trước khi triển khai cùng A1 Consulting, Charming đã có nền tảng Odoo 17 được triển khai cho nhiều pháp nhân trong tập đoàn. Tuy nhiên, hệ thống kế toán dành cho pháp nhân Việt Nam chưa thể vận hành đúng do cấu hình trước đó chưa phù hợp với quy định và nghiệp vụ kế toán địa phương.
Các vấn đề chính nằm ở việc hệ thống tài khoản chưa được thiết lập đúng theo Thông tư 200, luồng hạch toán chưa phản ánh chính xác nghiệp vụ kế toán Việt Nam, đồng thời dữ liệu kho và sản xuất chưa được kết nối đầy đủ với kế toán. Với một doanh nghiệp sản xuất bao bì, đây là điểm rất quan trọng vì các nghiệp vụ như nhập kho, xuất kho, tiêu hao nguyên vật liệu, ghi nhận thành phẩm, WIP, chi phí sản xuất và giá vốn đều ảnh hưởng trực tiếp đến sổ cái, báo cáo tài chính và báo cáo thuế.
Do Odoo chưa đáp ứng được yêu cầu kế toán Việt Nam, đội ngũ kế toán tại Bình Dương vẫn phải tiếp tục sử dụng 3TSoft cho nghiệp vụ hằng ngày. Điều này khiến dữ liệu bị phân tán giữa hai hệ thống: 3TSoft phục vụ kế toán Việt Nam, còn Odoo phục vụ định hướng quản trị và hợp nhất dữ liệu của tập đoàn. Việc này làm tăng khối lượng đối chiếu thủ công, kéo dài thời gian tổng hợp báo cáo và gây khó khăn khi cần đồng bộ dữ liệu tài chính giữa Việt Nam và Hong Kong.
Trong bối cảnh đó, mục tiêu của Charming là tái cấu hình Odoo để hệ thống có thể đáp ứng đúng chuẩn kế toán Việt Nam, hỗ trợ báo cáo theo VAS và Thông tư 200, đồng thời kết nối chính xác luồng kho – sản xuất – kế toán. Doanh nghiệp kỳ vọng sau dự án, đội ngũ kế toán Việt Nam có thể chuyển từ 3TSoft sang sử dụng Odoo, dữ liệu kế toán Việt Nam được hợp nhất với Hong Kong và Odoo trở thành nền tảng quản trị tài chính thống nhất cho hoạt động đa quốc gia.
Giải pháp của A1 Consulting với Odoo
Để giải quyết bài toán của Charming Trim & Packaging Việt Nam, A1 Consulting triển khai giải pháp Odoo tập trung vào ba trọng tâm: chuẩn hóa kế toán Việt Nam, kết nối dữ liệu kho – sản xuất – kế toán và hỗ trợ đội ngũ kế toán chuyển đổi sang hệ thống mới.
Trong giai đoạn đầu, A1 Consulting rà soát hiện trạng cấu hình Odoo đã được triển khai trước đó, xác định các điểm chưa phù hợp với nghiệp vụ kế toán Việt Nam và thiết kế lại gói kế toán theo chuẩn VAS, Thông tư 200. Trọng tâm của giai đoạn này là thiết lập lại hệ thống tài khoản kế toán, cấu hình quan hệ tài khoản cha – con, ánh xạ tài khoản vào báo cáo tài chính và điều chỉnh các luồng hạch toán để đảm bảo dữ liệu kế toán được ghi nhận đúng.
Bên cạnh kế toán tài chính, A1 Consulting cũng cấu hình lại các luồng liên quan đến kho và sản xuất. Các tài khoản nhập kho, xuất kho, tồn kho, WIP, chi phí sản xuất và giá vốn được rà soát để đảm bảo nghiệp vụ vận hành trong kho và sản xuất có thể phản ánh chính xác vào sổ kế toán. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn giá trị hàng tồn kho, chi phí sản xuất và số liệu trên General Ledger.
Về báo cáo, A1 Consulting hỗ trợ Charming thiết lập các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo tồn kho, báo cáo nhập – xuất – tồn và báo cáo định giá tồn kho. Mục tiêu là giúp đội ngũ kế toán Việt Nam có thể sử dụng Odoo để phục vụ cả yêu cầu báo cáo nội bộ lẫn yêu cầu tuân thủ tại Việt Nam.
Dự án được triển khai trong khoảng 3 tháng, bao gồm các hoạt động rà soát hiện trạng, cấu hình hệ thống, kiểm thử UAT, đào tạo người dùng và chuẩn bị vận hành chính thức. Sau giai đoạn triển khai Accounting Package, A1 Consulting tiếp tục đồng hành trong giai đoạn maintenance & support nhằm xử lý các vấn đề phát sinh, hỗ trợ đội ngũ kế toán trong quá trình chuyển đổi từ 3TSoft sang Odoo và đảm bảo hệ thống vận hành ổn định.
Thông qua cách tiếp cận này, A1 Consulting không chỉ giúp Charming cấu hình lại Odoo theo đúng chuẩn kế toán Việt Nam, mà còn xây dựng nền tảng để dữ liệu kế toán Việt Nam có thể đồng bộ tốt hơn với hệ thống Odoo của Hong Kong.
>>> Tìm hiểu thêm về giải pháp Odoo cho ngành sản xuất
Kết quả đạt được
Sau quá trình triển khai cùng A1 Consulting, Charming Trim & Packaging Việt Nam có được nền tảng Odoo kế toán được cấu hình phù hợp hơn với chuẩn mực kế toán Việt Nam và đặc thù vận hành của doanh nghiệp sản xuất.
Hệ thống tài khoản kế toán được thiết lập lại theo Thông tư 200, giúp đội ngũ kế toán Việt Nam có cơ sở ghi nhận nghiệp vụ, đối chiếu số liệu và lập báo cáo chính xác hơn trên Odoo. Các luồng hạch toán liên quan đến kho, sản xuất, WIP, chi phí sản xuất, giá vốn và tồn kho cũng được cấu hình lại để dữ liệu vận hành có thể phản ánh đúng vào sổ kế toán.
Nhờ đó, Charming từng bước giảm sự phụ thuộc vào 3TSoft và xây dựng lộ trình chuyển đổi kế toán Việt Nam sang Odoo. Dữ liệu kế toán tại Việt Nam được chuẩn hóa theo cùng một nền tảng với Hong Kong, hỗ trợ tốt hơn cho việc hợp nhất dữ liệu tài chính giữa các pháp nhân trong tập đoàn.
Dự án cũng giúp đội ngũ kế toán Việt Nam hiểu rõ hơn cách Odoo xử lý nghiệp vụ kế toán, kho và sản xuất thông qua quá trình đào tạo, kiểm thử và hỗ trợ sau triển khai. Đây là nền tảng quan trọng để Charming tiếp tục mở rộng việc sử dụng Odoo trong vận hành tài chính, kiểm soát nội bộ và báo cáo quản trị về dài hạn.
Bài học từ dự án
Dự án Charming cho thấy một thực tế quan trọng trong triển khai ERP: một hệ thống đã vận hành tốt ở thị trường này chưa chắc có thể áp dụng nguyên trạng cho thị trường khác.
Với Odoo, tính linh hoạt là một lợi thế lớn. Tuy nhiên, để hệ thống phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần có đối tác triển khai am hiểu cả nền tảng Odoo lẫn quy định địa phương. Đặc biệt trong các lĩnh vực như kế toán, thuế, kho và sản xuất, việc cấu hình sai từ đầu có thể dẫn đến sai lệch báo cáo, khó đối chiếu dữ liệu và làm giảm niềm tin của người dùng vào hệ thống.
Đối với các tập đoàn quốc tế có pháp nhân tại Việt Nam, lựa chọn đúng đối tác triển khai địa phương là yếu tố quan trọng để đảm bảo hệ thống ERP vừa đáp ứng yêu cầu quản trị toàn cầu, vừa tuân thủ chuẩn mực và quy định kế toán Việt Nam.
Thông qua dự án triển khai Odoo cho Charming Trim & Packaging Việt Nam, A1 Consulting đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuẩn hóa kế toán, kết nối dữ liệu Việt Nam với Hong Kong và xây dựng nền tảng quản trị tài chính minh bạch hơn trên Odoo.
Từ một hệ thống Odoo đã được triển khai nhưng chưa phù hợp với nghiệp vụ kế toán Việt Nam, Charming đang từng bước hoàn thiện mô hình vận hành ERP tại Việt Nam, hướng đến mục tiêu sử dụng Odoo như một hệ thống thống nhất cho kế toán, kho, sản xuất và báo cáo quản trị.
Đây là một ví dụ điển hình cho vai trò của chuyên môn bản địa trong các dự án ERP quốc tế: công nghệ là nền tảng, nhưng hiểu đúng nghiệp vụ và quy định địa phương mới là yếu tố giúp hệ thống vận hành thành công.