Với danh mục sản phẩm nhiều quy cách, yêu cầu kiểm soát theo lô và hoạt động bán hàng gắn với các dự án, hệ thống ERP tại một doanh nghiệp sản xuất cần làm nhiều hơn việc ghi nhận giao dịch. Dữ liệu từ sản xuất, chất lượng, kho, mua hàng, bán hàng, bảo trì và kế toán cần được kết nối để các bộ phận có thể phối hợp trên cùng một hệ thống.
Đây cũng là bài toán CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN (Ba An) cần giải quyết khi hệ thống Odoo v12 được triển khai trước đó đã trở nên cũ, không còn được Odoo hỗ trợ và hạn chế khả năng mở rộng.
Năm 2021, A1 Consulting bắt đầu đồng hành cùng Ba An trong dự án nâng cấp từ Odoo v12 lên Odoo v15. Phạm vi không dừng ở việc thay đổi phiên bản phần mềm mà còn bao gồm chuyển đổi dữ liệu, tùy chỉnh lại các phân hệ lõi và đưa các hoạt động sản xuất, bảo trì, kho, mua hàng, bán hàng, chất lượng và kế toán về một nền tảng quản lý tập trung.
Sau dự án nâng cấp, A1 Consulting tiếp tục hỗ trợ và bảo trì hệ thống, thực hiện các yêu cầu cải tiến, hỗ trợ thay đổi nhà cung cấp hạ tầng on-premise và tích hợp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Về Ba An
Công ty cổ phần Ba An là doanh nghiệp có trụ sở tại Hà Nội với gần 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và cung ứng ống nhựa HDPE phục vụ bảo vệ cáp và dẫn nước.
Danh mục sản phẩm của Ba An bao gồm ống xoắn BFP, ống phẳng BSP, ống tổ hợp BCP, Microducts và các loại phụ kiện. Sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn TCVN 7997:2009, TCVN 8699:2011, ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015.
Ba An cung ứng khoảng 35 triệu mét ống mỗi năm và sản phẩm của doanh nghiệp đã được sử dụng trong hơn 20.000 dự án, trong đó có Metro Bến Thành – Suối Tiên, Sân bay Long Thành và Cao tốc Bắc – Nam.
Đặc điểm hoạt động này đặt ra những yêu cầu quản trị đáng chú ý. Danh mục sản phẩm có nhiều quy cách khác nhau về đường kính, độ dày, chiều dài cuộn và phụ kiện đi kèm. Hoạt động sản xuất đồng thời cần gắn với kiểm soát chất lượng và khả năng truy xuất theo từng lô.
Ở đầu ra, Ba An vừa phục vụ các dự án của tổng thầu vừa có mạng lưới đại lý. Vì vậy, thông tin bán hàng, giao hàng và công nợ cũng cần được theo dõi tập trung.
Trước khi A1 Consulting tham gia dự án, Ba An đã sử dụng Odoo v12 do một đối tác khác triển khai. Bài toán đặt ra không phải lựa chọn một hệ thống ERP hoàn toàn mới, mà là làm thế nào để nâng cấp nền tảng đang vận hành, duy trì tính liên tục của dữ liệu và tạo điều kiện để hệ thống tiếp tục phát triển theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Thách thức
Một trong những vấn đề chính của Ba An đến từ phiên bản Odoo v12. Đây là phiên bản cũ và không còn được Odoo hỗ trợ, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi muốn mở rộng hệ thống hoặc tận dụng các tính năng của những phiên bản mới hơn.
Tuy nhiên, nâng cấp ERP không đơn giản là cài đặt một phiên bản phần mềm mới. Hệ thống đang chứa dữ liệu và các quy trình đã được doanh nghiệp sử dụng trong thực tế. Vì vậy, quá trình chuyển đổi cần đưa hệ thống lên phiên bản mới mà vẫn duy trì được tính liên tục của dữ liệu.
Bên cạnh nền tảng công nghệ, đặc thù sản phẩm cũng tạo ra yêu cầu quản lý phức tạp. Các sản phẩm ống HDPE của Ba An có nhiều quy cách về đường kính, độ dày, chiều dài cuộn và phụ kiện đi kèm, đồng thời cần được quản lý chính xác theo lô hoặc cuộn.
Kiểm soát chất lượng là một yêu cầu quan trọng khác. Với sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn TCVN và ISO, thông tin chất lượng cần được ghi nhận trên hệ thống và có khả năng truy xuất theo lô sản xuất. Điều này đòi hỏi dữ liệu chất lượng phải gắn với hoạt động sản xuất thay vì tồn tại như một luồng thông tin tách biệt.
Ở phía bán hàng, Ba An phục vụ cả các tổng thầu theo dự án và mạng lưới đại lý. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi đơn hàng, quá trình giao hàng và công nợ một cách tập trung.
Giải pháp
Năm 2021, A1 Consulting triển khai nâng cấp hệ thống của Ba An từ Odoo v12 lên Odoo v15.
Khác với một dự án triển khai ERP từ đầu, Ba An đã có dữ liệu và các quy trình đang vận hành trên Odoo. Vì vậy, dự án cần dựa trên hiện trạng hệ thống, thay vì đơn giản áp dụng lại toàn bộ quy trình tiêu chuẩn trên một database mới.
A1 Consulting thực hiện chuyển đổi dữ liệu và tùy chỉnh lại các phân hệ lõi trên Odoo v15. Mục tiêu là đưa Ba An sang phiên bản mới trong khi vẫn duy trì tính liên tục của dữ liệu phục vụ hoạt động.
Phạm vi sau nâng cấp bao gồm Sản xuất, Bảo trì thiết bị, Kho, Mua hàng, Bán hàng, Chất lượng và Kế toán. Thay vì vận hành như những phân hệ độc lập, các hoạt động này được quản lý tập trung trên cùng nền tảng Odoo.
Quản lý sản xuất và chất lượng
Sản xuất là một trong những phạm vi lõi của hệ thống Odoo v15 tại Ba An. Với danh mục sản phẩm có nhiều quy cách và yêu cầu quản lý theo lô/cuộn, hệ thống cần hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi thông tin sản xuất gắn với hàng hóa thực tế.
Phân hệ Chất lượng được quản lý cùng hệ thống để Ba An có thể ghi nhận hoạt động kiểm soát chất lượng và truy xuất thông tin theo lô sản xuất. Cách tổ chức này giúp dữ liệu chất lượng gắn với quá trình sản xuất thay vì được quản lý như một luồng thông tin riêng biệt.
Đây là yếu tố quan trọng đối với Ba An khi sản phẩm được quản lý theo các tiêu chuẩn TCVN và ISO. Tuy nhiên, dữ liệu dự án hiện chưa mô tả các điểm kiểm tra, tiêu chí chất lượng hoặc cách xử lý sản phẩm không đạt yêu cầu.
Quản lý kho và mua hàng
Kho cũng là một phần quan trọng trong phạm vi triển khai vì Ba An có danh mục sản phẩm lớn với nhiều thông số như đường kính, độ dày và chiều dài cuộn.
Việc đưa quản lý kho vào cùng nền tảng với sản xuất, mua hàng và bán hàng giúp thông tin hàng hóa được kết nối với các nghiệp vụ liên quan. Yêu cầu quản lý theo lô/cuộn đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp truy xuất sản phẩm trong quá trình vận hành.
Phân hệ Mua hàng cũng được quản lý trên Odoo v15. Việc đặt Purchase cùng hệ thống với Kho và các phân hệ vận hành khác giúp dữ liệu mua hàng không tồn tại như một luồng riêng biệt.
Tuy nhiên, dữ liệu hiện có chưa cho biết nhu cầu mua tại Ba An được kích hoạt từ tồn kho, kế hoạch sản xuất hay yêu cầu nội bộ. Vì vậy, workflow cụ thể cần được xác nhận trước khi đưa vào case study chính thức.
Quản lý bán hàng và công nợ
Ba An phục vụ hai nhóm hoạt động đáng chú ý: bán hàng cho các tổng thầu theo dự án và bán hàng thông qua mạng lưới đại lý.
Vì vậy, nhu cầu quản lý không kết thúc tại bước xác nhận đơn hàng. Doanh nghiệp còn cần theo dõi quá trình giao hàng và công nợ liên quan.
Sales, Inventory và Accounting được quản lý trên cùng nền tảng Odoo v15, phù hợp với yêu cầu theo dõi tập trung đơn hàng, giao hàng và công nợ của Ba An.
Thay vì mỗi bộ phận chỉ nắm một phần thông tin của giao dịch, dữ liệu có thể được quản lý xuyên suốt trên cùng hệ thống.
Quản lý bảo trì thiết bị
Bảo trì thiết bị cũng nằm trong phạm vi Odoo v15 được A1 Consulting triển khai và duy trì cho Ba An.
Việc đưa hoạt động bảo trì vào cùng hệ thống tạo điều kiện để doanh nghiệp quản lý thông tin liên quan đến thiết bị sản xuất trên cùng nền tảng với các nghiệp vụ vận hành khác.
Dữ liệu dự án xác nhận rằng hệ thống sau nâng cấp giúp tăng khả năng kiểm soát bảo trì, nhưng chưa cung cấp chi tiết về cách Ba An sử dụng phân hệ này.
Kế toán và hóa đơn điện tử
Kế toán là một trong các phân hệ lõi được quản lý trên Odoo v15, đồng thời hỗ trợ yêu cầu theo dõi công nợ cùng với hoạt động bán hàng.
Sau giai đoạn nâng cấp ban đầu, A1 Consulting tiếp tục hỗ trợ Ba An thực hiện tích hợp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Đây cũng là một ví dụ cho thấy hệ thống ERP tiếp tục thay đổi sau khi đi vào vận hành. Khi yêu cầu nghiệp vụ hoặc hệ sinh thái công nghệ của doanh nghiệp thay đổi, Odoo cần được hiệu chỉnh hoặc tích hợp với các hệ thống liên quan.
Đồng hành sau triển khai
Quan hệ giữa Ba An và A1 Consulting không kết thúc sau khi hoàn thành việc nâng cấp lên Odoo v15.
Từ năm 2021 đến nay, A1 Consulting tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ và bảo trì hệ thống. Phạm vi bao gồm hiệu chỉnh và phát triển theo các yêu cầu cải tiến phát sinh trong quá trình sử dụng, hỗ trợ chuyển đổi đơn vị cung cấp hạ tầng on-premise và thực hiện tích hợp nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Điều này phản ánh một đặc điểm quan trọng của ERP trong vận hành thực tế: nhu cầu của doanh nghiệp không cố định sau go-live. Quy trình, hạ tầng và các hệ thống bên ngoài có thể thay đổi, vì vậy ERP cũng cần được duy trì và điều chỉnh tương ứng.
Kết quả
Dự án đã hoàn tất việc nâng cấp từ Odoo v12 lên Odoo v15, đồng thời đảm bảo tính liên tục của dữ liệu trong quá trình chuyển đổi.
Hệ thống hiện phục vụ hơn 135 người dùng và tập trung các hoạt động Sản xuất, Bảo trì thiết bị, Kho, Mua hàng, Bán hàng, Chất lượng và Kế toán trên cùng một nền tảng.
Từ những thách thức ban đầu, có thể ghi nhận ba thay đổi chính:
- Nền tảng Odoo được nâng cấp: Ba An chuyển từ Odoo v12 đã cũ lên Odoo v15, tạo nền tảng để tiếp tục duy trì và mở rộng hệ thống.
- Tăng khả năng kiểm soát sản xuất, chất lượng và bảo trì: Đây là những hoạt động quan trọng đối với mô hình sản xuất của Ba An, đặc biệt khi sản phẩm có nhiều quy cách và cần quản lý, truy xuất theo lô.
- Tạo nền tảng cho các cải tiến tiếp theo: Sau dự án nâng cấp, hệ thống tiếp tục được hiệu chỉnh theo yêu cầu thực tế, thay đổi nhà cung cấp hạ tầng on-premise và tích hợp thêm với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Hiện chưa có dữ liệu định lượng về thời gian xử lý nghiệp vụ, độ chính xác tồn kho, thời gian truy xuất chất lượng, hiệu suất sản xuất hoặc các KPI trước và sau dự án. Vì vậy, case study không đưa ra các tỷ lệ cải thiện chưa được xác nhận.
Kết luận
Hành trình Odoo tại Ba An bắt đầu trước khi A1 Consulting tham gia. Khi Odoo v12 không còn phù hợp với yêu cầu hỗ trợ và mở rộng, bài toán của doanh nghiệp không đơn thuần là thay một phiên bản phần mềm mà là nâng cấp một hệ thống đã có dữ liệu và đang phục vụ hoạt động thực tế.
A1 Consulting đã hỗ trợ Ba An nâng cấp lên Odoo v15, chuyển đổi dữ liệu và tùy chỉnh lại các phân hệ lõi để sản xuất, bảo trì, kho, mua hàng, bán hàng, chất lượng và kế toán được quản lý tập trung trên cùng một nền tảng.
Sau khi hệ thống đi vào vận hành, quá trình đồng hành tiếp tục thông qua hoạt động hỗ trợ, bảo trì, cải tiến hệ thống, thay đổi hạ tầng on-premise và tích hợp hóa đơn điện tử.
Case study Ba An cho thấy giá trị của một dự án ERP không chỉ nằm ở việc cài đặt phiên bản phần mềm mới. Việc hiểu hệ thống hiện tại, bảo toàn dữ liệu, tổ chức các quy trình phù hợp và tiếp tục điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu vận hành cũng là những yếu tố quan trọng để ERP được sử dụng hiệu quả trong thực tế.
Đối với các doanh nghiệp đang gặp bài toán tương tự với hệ thống ERP cũ, quy trình sản xuất có yêu cầu đặc thù hoặc dữ liệu giữa nhiều hoạt động cần được kết nối tốt hơn, A1 Consulting có thể hỗ trợ đánh giá hiện trạng và xác định cách Odoo có thể được nâng cấp hoặc tổ chức lại theo nhu cầu vận hành thực tế.