Tổng quan
Là một trong những tập đoàn đa ngành hàng đầu tại Việt Nam, RT Holdings hoạt động trong các lĩnh vực giáo dục, tư vấn, thương mại – dịch vụ và đầu tư quốc tế. Đặc biệt, một số đơn vị của RT Holdings ví như Hệ thống Trường Tây Úc (WASS) và Hệ thống Trường Penn School, cung cấp các lộ trình học tập theo chuẩn đầu ra nghiêm ngặt của Úc và Mỹ. Điều đó đòi hỏi việc quản lý RT Holdings cũng cần có những tiêu chuẩn cao để đảm bảo chất lượng vận hành và cung cấp dịch vụ.
Với hơn 2.000 nhân sự đang làm việc, RT Holdings luôn đặt bài toán quản trị nguồn nhân lực lên hàng đầu để đảm bảo sự phát triển bền vững và đồng bộ trong toàn hệ sinh thái.cái
Nhằm chuyển đổi số toàn diện và nâng cao năng lực quản lý nhân sự, RT Holdings đã tin tưởng hợp tác cùng A1 Consulting để triển khai hệ thống Odoo ERP với trọng tâm là phân hệ HRM. Chỉ sau 7 tháng triển khai, tập đoàn đã đạt được những thay đổi rõ rệt về tính minh bạch, hiệu quả quản trị và trải nghiệm người dùng nội bộ.
Thách thức
Sự phát triển nhanh chóng của RT Holdings, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục, kéo theo yêu cầu ngày càng cao về hiệu quả vận hành và khả năng quản lý đồng bộ trên toàn hệ thống. Với quy mô đa đơn vị, đa lĩnh vực và đa địa điểm, RT Holdings nhận thấy rằng các công cụ phần mềm hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu quản trị phức tạp và linh hoạt như trước đây
Các giải pháp đang sử dụng thiếu tính tích hợp, gây khó khăn trong việc kết nối dữ liệu và phối hợp giữa các bộ phận chức năng. Điều này ảnh hưởng đến tốc độ ra quyết định cũng như khả năng triển khai các chiến lược dài hạn một cách đồng bộ.
Trước bối cảnh đó, RT Holdings xác định cần đầu tư vào một hệ thống quản lý mới – hiện đại, toàn diện và có khả năng mở rộng – nhằm chuẩn hóa quy trình vận hành, tối ưu nguồn lực và hỗ trợ tổ chức phát triển bền vững trong tương lai.
Giải pháp
Sau quá trình khảo sát và đánh giá nhiều nền tảng ERP khác nhau, RT Holdings đã quyết định lựa chọn Odoo – một nền tảng mã nguồn mở nổi bật nhờ khả năng mở rộng linh hoạt và giao diện thân thiện. Đây không chỉ là một lựa chọn về công nghệ, mà còn là bước chuyển quan trọng trong tư duy và chiến lược quản trị – khi tập đoàn xác định rằng việc xây dựng một nền tảng dữ liệu thống nhất là điều kiện tiên quyết để phát triển bền vững.
Việc xác định kế hoạch triển khai đúng đắn ngay từ đầu giúp dự án được triển khai theo đúng tiến độ và các nhân sự phụ trách theo sát phạm vi của mình. RT Holdings xác định rõ chiến lược công nghệ, vừa có chiều sâu, vừa phù hợp với đặc thù vận hành đa ngành và đa đơn vị, cốt lõi nằm ở Hệ thống quản lý Tài chính - Kế toán (Giai đoạn 1) sau đó đến Hệ thống quản lý nhân sự HRM (Giai đoạn 2) nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực.
Ở giai đoạn đầu, đội ngũ A1 Consulting đã bắt đầu bằng việc lắng nghe, khảo sát sâu các quy trình từ học vụ, kế toán tài chính cho đến mua sắm và quản lý cơ sở vật chất. Từng bước một, họ chuẩn hóa những thao tác trước đây vốn còn rời rạc, thủ công, và đưa chúng vào vận hành trên Odoo ERP – một hệ thống cho phép xử lý đồng bộ, minh bạch và tự động.
Những thay đổi bắt đầu từ việc nhỏ nhất: giáo trình, đồng phục, thiết bị giảng dạy – những tài sản tưởng chừng quen thuộc trong mỗi năm học – giờ đây được theo dõi sát sao nhờ khả năng quản lý tồn kho theo thời gian thực. Việc mua sắm không còn là một chuỗi email rời rạc mà trở thành quy trình rõ ràng, có kiểm soát. Ngay cả tài sản cố định như bàn ghế, máy chiếu, phòng lab… cũng được cập nhật đầy đủ tình trạng sử dụng và khấu hao, giúp ban điều hành có cái nhìn toàn diện về cơ sở vật chất trên toàn hệ thống.
Ở cấp độ tài chính, sự chuyển mình thể hiện rõ nét hơn. Odoo ERP mang lại một nền tảng kế toán tập trung, giúp chuẩn hóa quy trình lập báo cáo, phân bổ doanh thu và theo dõi chi phí một cách linh hoạt cho từng đơn vị. Với dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, các quyết định giờ đây được đưa ra dựa trên số liệu cụ thể, thay vì trực giác hay ước tính. Đặc biệt đối với các chương trình ngắn hạn, hệ thống giúp tự động hóa toàn bộ quy trình – từ đăng ký, thanh toán đến theo dõi tiến độ học – mở ra một trải nghiệm trơn tru cho học viên và đội ngũ vận hành.
Việc chuyển đổi hệ thống không làm ảnh hưởng đến các hệ thống có sẵn của doanh nghiệp - đây là lý do và cũng là yếu tố quyết định để chọn Odoo. Odoo với khả năng API mạnh mẽ, tích hợp nhanh chóng với Salesforce – nền tảng CRM mà RT Holdings đã triển khai cho hoạt động tuyển sinh. Việc tích hợp cũng hạn chế nhập liệu hai lần hay đối soát thủ công, dữ liệu từ phòng tuyển sinh, kế toán đến học vụ được luân chuyển liền mạch. Với kinh nghiệm tích hợp sâu giữa Salesforce và Odoo, đội ngũ A1 Consulting đã giúp quá trình này diễn ra trơn tru, đảm bảo mọi yêu cầu nghiệp vụ đều được đáp ứng.
Khác với ERP - cần sự quyết liệt và nhanh chóng đi vào vận hành, hệ thống HRM cần bước đi chậm nhưng chắc chắn vì hệ thống HRM là nơi quản lý thông tin cán bộ nhân viên của doanh nghiệp, bao gồm cả đối tượng người lao động Việt Nam và nước ngoài.
Odoo HRM mang lại một nền tảng tập trung để quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự – từ tuyển dụng, tiếp nhận, đánh giá cho đến nghỉ việc. Những thao tác như chấm công, xin nghỉ phép, tăng ca, tính lương… vốn trước đây được xử lý qua nhiều phần mềm riêng lẻ hoặc bằng tay, giờ đây được tự động hóa toàn bộ. Tính chính xác được nâng lên, thời gian xử lý được rút ngắn, và đặc biệt, trải nghiệm của nhân viên cũng được cải thiện rõ rệt.
Quan trọng hơn cả, Odoo HRM không đứng riêng lẻ mà được tích hợp chặt chẽ với hệ thống ERP đã có. Dữ liệu nhân sự, tài chính và học vụ được kết nối trên một nền tảng duy nhất, cho phép ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về hoạt động của tập đoàn – từ năng lực đội ngũ, chi phí vận hành cho đến hiệu quả tuyển dụng hay tỷ lệ nghỉ việc theo từng đơn vị.
Nhờ đó, quản trị nhân sự tại RT Holdings không còn là một chức năng hỗ trợ, mà đã trở thành một công cụ chiến lược, hỗ trợ tập đoàn phát triển bền vững và thu hút nhân tài trong dài hạn.
Chị Lê Thị Huyền - Trưởng phòng Hoạch định và Kiểm soát nguồn lực của RT Holdings chia sẻ:
“A1 Consulting đã giúp chúng tôi xây dựng một hệ thống quản lý không chỉ hiệu quả mà còn rất thân thiện với người dùng. Odoo đã thay đổi cách chúng tôi vận hành, từ việc quản lý học sinh đến nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng dịch vụ.”
Kết quả
Dự án triển khai Odoo ERP và HRM đã mang lại những thay đổi vượt bậc cho RT Holdings, đánh dấu một cột mốc quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của tập đoàn. Chỉ sau một thời gian ngắn, hệ thống đã giúp RT Holdings đạt được những kết quả ấn tượng.
Quy trình vận hành trở nên mượt mà hơn bao giờ hết. Các thao tác thủ công trong mua sắm, cấp phát giáo trình, quản lý tài sản và tính lương được thay thế bằng các luồng tự động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm 60% giờ làm việc mỗi tuần. Dữ liệu học sinh và sinh viên được chia sẻ dễ dàng giữa các đơn vị, mở ra cơ hội triển khai các chiến dịch tuyển sinh hiệu quả, gia tăng khả năng upsell và cross-sell.
Hệ thống CRM tích hợp giúp đồng bộ thông tin giữa tuyển sinh, kế toán và học vụ, mang lại trải nghiệm liền mạch cho học viên và phụ huynh. Từ giai đoạn tiếp cận, chăm sóc đến khi hoàn thành khóa học, mọi bước đều được quản lý trên một nền tảng duy nhất, nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
Về quản trị nhân sự, Odoo HRM đã tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và gắn kết. Quy trình được số hoá 100% từ chấm công, tính lương và đánh giá hiệu suất trở nên nhanh chóng, chính xác, giúp đội ngũ nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn là các công việc hành chính. Sự kết nối giữa nhân viên và tập đoàn cũng được cải thiện, tạo động lực cho sự phát triển dài hạn.
Không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành, hệ thống Odoo còn đóng vai trò là “xương sống” cho chiến lược chuyển đổi số toàn diện trong quản trị nhân sự của RT Holdings. Nhờ những cải tiến này, RT Holdings giờ đây thay vì tập trung vào xử lý giấy tờ đã có thể dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động mang tính chiến lược như đào tạo, phát triển nhân tài hay xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
“Việc ứng dụng Odoo không chỉ là thay đổi công cụ, mà là tái thiết toàn diện cách chúng tôi quản lý con người. Đội ngũ A1 đã đồng hành cùng chúng tôi từng bước, từ tư duy hệ thống đến vận hành thực tế – và đó chính là giá trị lớn nhất mà chúng tôi nhận được.” – Chị Lê Thị Huyền - Trưởng phòng Hoạch định và Kiểm soát nguồn lực của RT Holdings