Không giống với những công ty công nghệ chỉ tập trung vào một mảng cụ thể, Xiaomi phát triển đồng thời nhiều lĩnh vực, từ thiết bị điện tử tiêu dùng đến phần mềm và các sản phẩm gia dụng thông minh. Chính sự đa dạng này khiến các nhóm trong công ty có xu hướng sử dụng những công cụ khác nhau để giao tiếp và làm việc, dẫn đến sự phân mảnh trong hệ thống nội bộ.
Trước đây, mỗi nhóm thường có thói quen dùng công cụ riêng biệt để trao đổi công việc, từ email đến các nền tảng quản lý tài liệu khác nhau. Việc phải xử lý thông tin qua nhiều hệ thống khiến nhân viên mất nhiều thời gian đăng nhập, kiểm tra thông báo từ nhiều kênh khác nhau, kéo theo hiệu suất làm việc giảm sút rõ rệt.
Xiaomi nhận thấy họ cần một nền tảng làm việc thống nhất, nơi các phòng ban có thể chia sẻ thông tin nhanh chóng, phối hợp trơn tru và truy cập tri thức doanh nghiệp một cách dễ dàng. Giải pháp lý tưởng phải phù hợp với quy mô và định hướng phát triển của công ty, đồng thời giúp thúc đẩy sự sáng tạo và nâng cao hiệu quả vận hành.
Lark – Nền tảng kết nối toàn bộ hệ thống nội bộ của Xiaomi
Ban đầu, nhân viên Xiaomi thường dùng các công cụ chat cá nhân để làm việc, đòi hỏi họ phải "kết bạn" thì mới nhắn tin được. Điều này gây khó khăn trong việc giao tiếp giữa các phòng ban, chưa kể đến việc thông tin thường bị trôi trong hàng loạt cuộc trò chuyện.
Tính năng danh bạ nội bộ của Lark đã giúp khắc phục tình trạng này. Nhân viên dễ dàng tìm thấy người cần liên hệ, khởi tạo các cuộc trò chuyện theo chuỗi, gắn liền với công việc đang xử lý. Không chỉ vậy, Lark còn trở thành nền tảng giúp thống nhất toàn bộ hoạt động giao tiếp, thay vì phải phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc như trước.
Từ tài liệu rải rác đến quy trình liền mạch
Trước đây, tài liệu nội bộ chủ yếu nằm rải rác trong máy tính cá nhân, gây khó khăn cho việc truy cập, theo dõi phiên bản hay phân quyền chia sẻ. Với Lark Docs, mọi tài liệu đều được lưu trữ trên đám mây, luôn cập nhật phiên bản mới nhất, dễ dàng tìm kiếm, truy cập và cộng tác theo thời gian thực.
Tính năng bình luận và thông báo trong Lark giúp đội ngũ phối hợp nhịp nhàng hơn, phản hồi kịp thời và giảm thiểu tình trạng bỏ sót thông tin quan trọng.
Cắt giảm chi phí ẩn từ các cuộc họp
Các cuộc họp từng là một trong những "chi phí ngầm" tại Xiaomi. Chúng tốn thời gian, thiếu hiệu quả và đôi khi chỉ mang tính hình thức. Nhân viên thường dành quá nhiều công sức vào việc trình bày trên PowerPoint thay vì tập trung vào nội dung chính. Việc chia sẻ file cồng kềnh cũng là một trở ngại khác.
Lark giúp Xiaomi tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn bằng cách để tất cả thành viên cùng làm việc trên một tài liệu duy nhất, ghi chú, phản hồi, phân loại ý tưởng ngay trong buổi họp.
Wang Chuan, đồng sáng lập và Phó chủ tịch Xiaomi, chia sẻ:
"Chỉ sau một cuộc họp trực tuyến, chúng tôi đã cắt giảm 5% tổng thời lượng họp, đồng nghĩa với việc nhân viên có thêm 5% thời gian để tập trung vào công việc thực sự."
Trong một buổi brainstorm với 90 người để lên ý tưởng cho hình ảnh mới của trợ lý ảo Xiao Ai, Xiaomi sử dụng tính năng SamePage Meeting của Lark. Kết quả là 200 ý kiến được ghi nhận trong vòng một giờ, phân thành nhiều chủ đề rõ ràng và dễ theo dõi.
Làm việc toàn cầu nhưng không bị giới hạn bởi múi giờ
Với đội ngũ trải khắp nhiều quốc gia và múi giờ, việc lên lịch họp tại Xiaomi chưa bao giờ dễ dàng. Khoảng thời gian chồng lấp giữa các khu vực thường rất ngắn, khó để sắp xếp họp đồng bộ.
Để giải quyết, Xiaomi chuyển sang hình thức họp không đồng bộ bằng cách gửi tài liệu thông tin qua Lark Docs. Nhân viên từ các khu vực khác nhau có thể truy cập và đóng góp nội dung vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Ngoài ra, nhờ hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ, Lark giúp mọi người làm việc bằng tiếng mẹ đẻ của mình, tăng cường sự thoải mái và chính xác trong giao tiếp.
Kết luận
Việc lựa chọn Lark đã giúp Xiaomi thay đổi toàn diện cách làm việc, từ giao tiếp, quản lý tài liệu đến tổ chức cuộc họp và phối hợp đa quốc gia. Nhờ có một nền tảng thống nhất, mọi thành viên trong tổ chức đều có thể đóng góp hiệu quả, dù họ đang ở bất kỳ đâu.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để tối ưu quy trình làm việc, phá vỡ rào cản giao tiếp và nâng cao hiệu suất cho đội ngũ của mình, Lark chắc chắn là lựa chọn đáng cân nhắc.
