UAT là gì? Tầm quan trọng của của UAT trong dự án ERP

Trong hệ sinh thái chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam, việc đầu tư vào hệ thống ERP ngày càng được xem như một phần trong chiến lược dài hạn chứ không còn là hoạt động nâng cấp phần mềm thông thường. ERP đã vượt ra khỏi vai trò của một công cụ quản lý, trở thành hạ tầng vận hành trung tâm – nơi mọi dữ liệu kinh doanh đi qua trước khi chuyển thành quyết định. Tuy nhiên, có một thực tế không thể phủ nhận: rất nhiều dự án ERP thất bại ngay sau khi Go-live dù trước đó mọi giai đoạn triển khai đều được đánh giá là “đúng tiến độ”.

Trong đa số các trường hợp đó, nguyên nhân không phải do ERP thiếu tính năng, không phải do hệ thống lỗi kỹ thuật, cũng không chỉ vì người dùng chưa quen. Căn nguyên lại đến từ việc giai đoạn UAT - User Acceptance Testing – bị xem nhẹ, làm qua loa hoặc thậm chí bỏ qua vì áp lực thời gian. Nhưng UAT là gì trong bản chất thật sự của nó? Nếu chỉ hiểu đơn giản là “giai đoạn test hệ thống”, doanh nghiệp sẽ không bao giờ nhìn thấy giá trị thật sự của bước này. Bởi UAT không đơn thuần là kiểm tra phần mềm, mà là cuộc đối chiếu giữa kỳ vọng chuyển đổi và thực tế vận hành của doanh nghiệp.

Vậy bản chất thật sự của UAT là gì? Tầm quan trọng của UAT trong dự án ERP ra sao? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của A1 Consulting/\.

UAT là gì? Hiểu đúng bản chất thay vì chỉ là định nghĩa kỹ thuật

Trước khi đi vào chi tiết, chúng ta cần hiểu rõ bản chất UAT là gì? Trong tài liệu kiểm thử phần mềm, UAT (User Acceptance Testing) thường được mô tả như giai đoạn người dùng cuối kiểm tra để xác nhận hệ thống đáp ứng được yêu cầu trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Tuy nhiên, cách hiểu này thường dẫn đến một sai lầm nghiêm trọng trong triển khai ERP: doanh nghiệp xem UAT như một bước kỹ thuật nằm ở cuối dự án, thay vì xem đó là giai đoạn chuyển hóa tư duy vận hành của đội ngũ.

Trong dự án ERP, UAT không đơn giản chỉ là kiểm tra hệ thống chạy đúng chức năng. Bản chất thật sự của UAT là giai đoạn doanh nghiệp thử nghiệm chính mô hình vận hành mới trên nền hệ thống ERP, với dữ liệu thật, tình huống thật và vai trò người dùng thật. Nếu ví ERP như một kiến trúc vận hành, thì UAT chính là lần tổng duyệt trước khi doanh nghiệp chính thức thay thế toàn bộ cách vận hành cũ.

Thiếu các công đoạn kỹ thuật khác, dự án có thể chậm. Nhưng nếu thiếu UAT hoặc làm UAT một cách hình thức, dự án ERP có nguy cơ thất bại ngay sau Go-live, bất kể hệ thống có hoàn chỉnh về mặt tính năng đến đâu. ERP thất bại không phải vì công nghệ, mà vì đội ngũ vận hành không chuyển đổi kịp với cách làm việc mới. UAT chính là điểm mà hệ thống và con người phải đạt được một nhịp vận hành chung.

Tầm quan trọng của UAT trong dự án ERP

Trong mọi dự án ERP, UAT thường được liệt kê như một bước cuối trước Go-live. Tuy nhiên, ở góc độ tư vấn triển khai cấp độ chiến lược, UAT không chỉ là một bước nghiệm thu người dùng, mà là điểm chuyển giao giữa hệ thống được thiết kế và hệ thống có khả năng vận hành trong thực tế doanh nghiệp.

Nhìn lại các dự án ERP thất bại trên thị trường, kể cả những dự án được thực hiện bởi các nhà cung cấp hàng đầu, phần lớn không thất bại ở giai đoạn lập kế hoạch, thiết kế chức năng hay cấu hình hệ thống. ERP thất bại ở khoảnh khắc người dùng bước vào thực tế vận hành và nhận ra hệ thống không phản ánh đúng cách doanh nghiệp xử lý công việc hằng ngày. Và khoảnh khắc đó lẽ ra phải được phát hiện và xử lý ngay trong UAT.

Một số yếu tố chuyên sâu lý giải vì sao UAT có ý nghĩa quyết định:

ERP không đơn thuần là cài đặt phần mềm – ERP là tái thiết kế mô hình vận hành doanh nghiệp

Ở các dự án phần mềm thông thường, UAT nhằm kiểm tra xem chức năng có chạy đúng hay không. Nhưng ERP không vận hành theo logic tính năng. ERP vận hành theo logic quy trình doanh nghiệp. Hệ thống không chỉ ghi nhận dữ liệu, mà còn tạo ra ràng buộc, kiểm soát và cấu trúc lại cách các bộ phận phối hợp với nhau.

Ví dụ, một quy trình mua hàng trong ERP không chỉ stop ở việc “tạo PO thành công”, mà còn đặt ra chuỗi kiểm soát cụ thể:

• Ai có quyền đặt hàng?
• Điều kiện nào thì cần phê duyệt?
• Tồn kho hiện tại có cho phép tạo đề nghị mua mới không?
• Hợp đồng khung đã xử lý chưa?
• Bút toán dự kiến sẽ phản ánh vào báo cáo tài chính như thế nào?

Những vấn đề đó không thể kiểm tra bằng mô hình test chức năng – chúng chỉ bộc lộ khi đặt quy trình vào tình huống vận hành thật, điều chỉ có thể xảy ra trong UAT.

Blueprint có thể đúng về mặt cấu trúc nhưng chỉ UAT mới chứng minh được tính khả thi vận hành

Một bản Blueprint ERP được xây dựng tốt sẽ giúp doanh nghiệp đạt sự đồng thuận về mặt quy trình. Tuy nhiên, Blueprint luôn mang tính mô hình hóa. Nó phản ánh cách doanh nghiệp nên vận hành, không phản ánh đầy đủ cách doanh nghiệp đang vận hành.

Chính vì vậy, mọi tư vấn ERP chuyên nghiệp đều nhìn nhận:

“Blueprint cho chúng ta kiến trúc lý thuyết. UAT cho chúng ta bằng chứng vận hành.”

Chỉ khi người dùng thực sự thao tác trong UAT, doanh nghiệp mới nhìn thấy:

• Những bước trong quy trình tưởng như rõ ràng trên giấy nhưng trở nên rườm rà khi áp dụng vào thực tế.
• Những ngoại lệ vận hành không được ghi nhận trong Blueprint nhưng chiếm tới 30% tình huống hằng ngày.
• Những dữ liệu tưởng như chuẩn hóa được nhưng thực tế đang tồn tại dưới nhiều biến thể khác nhau.

UAT vì thế không chỉ là kiểm tra hệ thống, mà là giai đoạn đối chiếu thực tế vận hành với kiến trúc quản trị mục tiêu.

UAT làm rõ ranh giới giữa “Go-live kỹ thuật” và “Go-live vận hành thực sự”

Một dự án ERP có thể “Go-live đúng tiến độ”, nhưng không có nghĩa là hệ thống đã chính thức đi vào đời sống vận hành của doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp rơi vào trạng thái “ERP Go-live nhưng Excel vẫn hoạt động song song”, dẫn đến hai hệ thống dữ liệu tồn tại cùng lúc, không được đồng bộ.

Đây chính là hậu quả của việc UAT chỉ dừng lại ở mức kiểm thử phần mềm, thay vì kiểm định năng lực sẵn sàng vận hành của đội ngũ người dùng.

Ở cấp độ tư vấn quản trị, người ta phân biệt rõ:

Một dự án ERP chỉ được xem là thành công khi đạt được Go-live vận hành, và UAT chính là bước sàng lọc để xác định doanh nghiệp đã sẵn sàng đi vào trạng thái đó hay chưa.

UAT là điểm kiểm định văn hóa vận hành – không chỉ kiểm định quy trình

Một yếu tố thường bị bỏ qua là ERP không thay đổi hệ thống trước, ERP thay đổi con người trước. Mọi tư duy quản trị ERP tiên tiến đều xác định rằng:

"Người dùng không kháng cự hệ thống vì hệ thống phức tạp. Họ kháng cự vì họ không tin rằng quy trình mới sẽ giúp công việc hiệu quả hơn so với cách làm cũ.”

Niềm tin đó không thể tạo ra bằng đào tạo lý thuyết. Nó chỉ hình thành khi người dùng được đặt vào phiên UAT, đối mặt với các tình huống thực tế, và họ thấy rằng hệ thống phản hồi hợp lý, dữ liệu minh bạch, thao tác kiểm soát rõ ràng.

Tại thời điểm này, người dùng chuyển từ trạng thái "được training để biết cách dùng hệ thống" sang "tự xác nhận rằng hệ thống phù hợp để mình vận hành theo". Đây chính là dạng “ownership mindset” – điều mà mọi dự án ERP đều mong muốn đạt được.

Không có UAT thực chất, mọi quyết định Go-live đều mang tính rủi ro

Một dự án ERP chỉ nên Go-live khi doanh nghiệp có thể trả lời được hai câu hỏi sau bằng sự tự tin, không phải bằng giả định:

1. Quy trình đã được kiểm chứng qua vận hành thực tế chưa?
2. Người dùng đã sẵn sàng chuyển giao hoàn toàn hành vi vận hành sang hệ thống ERP chưa?

Nếu câu trả lời là “chưa”, việc Go-live chỉ là một cuộc đánh cược. Và trong phần lớn các trường hợp, cái giá phải trả không chỉ là chi phí sửa đổi hệ thống mà là sự mất niềm tin vào nền tảng ERP – thứ gây tổn thất lớn hơn cả chi phí đầu tư ban đầu.

>>> Xem thêm: Chiến lược tăng cường sự chấp nhận của người dùng với hệ thống ERP

Các hình thức UAT trong dự án ERP – Nhìn theo bản chất nghiệp vụ

Trong lý thuyết về kiểm thử, có nhiều loại UAT như Contract Acceptance Test, Operational Acceptance Test, Beta Test,... Nhưng khi đưa vào thực tế triển khai ERP, không thể áp dụng phân loại này một cách máy móc. Điều quan trọng hơn là xem UAT dưới góc nhìn các tình huống nghiệp vụ thực sự diễn ra trong doanh nghiệp. Từ góc nhìn đó, có thể nhận diện ba nhóm UAT quan trọng:

UAT xác nhận quy trình nghiệp vụ

Đây là dạng UAT tập trung vào việc doanh nghiệp có thể thực hiện trọn vẹn một quy trình cụ thể trên hệ thống ERP hay không. Ví dụ: bộ phận bán hàng tạo đơn hàng, kho xác nhận xuất hàng, hệ thống tự động ghi nhận tồn kho, kế toán phát hành hóa đơn và hệ thống tạo bút toán công nợ. Một quy trình chỉ được xem là passed nếu không có bất kỳ bước nào phải xử lý ngoài hệ thống hoặc phải chỉnh sửa thủ công dữ liệu.

UAT mô phỏng các tình huống ngoại lệ trong vận hành

Trong thực tế vận hành, không phải lúc nào quy trình cũng diễn ra hoàn hảo. Khách hàng có thể hủy đơn sau khi hàng đã đóng gói, kho có thể xuất thiếu hàng do tồn kho không đủ, kế toán có trường hợp xuất hóa đơn chậm do thông tin chưa hoàn chỉnh. Đây là những tình huống không có trong sơ đồ quy trình lý tưởng nhưng lại xảy ra hàng ngày. Một phiên UAT hiệu quả phải mô phỏng chính xác các tình huống này để đảm bảo hệ thống ERP không chỉ xử lý tốt các quy trình chuẩn mà còn hỗ trợ xử lý ngoại lệ một cách có kiểm soát.

UAT liên phòng ban

Một lỗi lớn trong triển khai ERP là từng bộ phận test riêng phần hành của mình nhưng không kiểm tra sự liên thông giữa các phòng ban. Ví dụ, bộ phận mua hàng test thấy module Mua hàng hoạt động tốt, kho test thấy chức năng nhập kho chạy đúng, kế toán test voucher hạch toán ổn. Nhưng khi một quy trình thực tế diễn ra, dữ liệu bị tắc giữa kho và kế toán vì thiếu một thông tin đồng bộ. UAT liên phòng ban giúp kiểm chứng dòng dữ liệu xuyên suốt, đảm bảo hệ thống ERP thực sự vận hành giống như một xương sống vận hành chung.

Lợi ích chiến lược của UAT nếu được triển khai đúng cách

Một số doanh nghiệp cho rằng UAT chỉ giúp tìm lỗi. Thực tế, nếu triển khai đúng cách, UAT đem lại những giá trị mà không công đoạn nào khác trong dự án có thể thay thế.

UAT giúp doanh nghiệp nhận diện xung đột quy trình tiềm ẩn

Trong quá trình test thực tế, nhiều phòng ban nhận ra rằng cách họ đang vận hành thực tế khác với quy trình đã thiết kế trên Blueprint. Có những bộ phận xử lý ngoại lệ theo cách riêng mà không thông qua quy trình chính thức. UAT giúp những xung đột này được phơi bày trước khi hệ thống đi vào vận hành, tạo cơ hội để doanh nghiệp thống nhất một cách làm việc chuẩn hóa.

UAT tạo cảm giác sở hữu hệ thống cho người dùng

Không có gì tạo niềm tin mạnh mẽ bằng việc chính người dùng là người tự kiểm tra và xác nhận hệ thống có phù hợp với mình hay không. UAT giúp chuyển vai trò của user từ “người được đào tạo để sử dụng hệ thống của nhà tư vấn” thành “người xác nhận hệ thống có đáp ứng được quy trình của doanh nghiệp mình hay không”.

UAT giảm mạnh chi phí thay đổi sau Go-live

Nếu doanh nghiệp phát hiện vấn đề sau khi hệ thống đi vào vận hành chính thức, chi phí thay đổi không chỉ nằm ở việc chỉnh sửa hệ thống, mà còn bao gồm gián đoạn vận hành, thay đổi thói quen người dùng, lỗi dữ liệu phát sinh, và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. UAT giúp đưa các yêu cầu điều chỉnh về đúng thời điểm trước Go-live, khi hệ thống vẫn còn linh hoạt.

Những sai lầm thường gặp khiến UAT trở thành hình thức

Nhiều doanh nghiệp có tổ chức UAT nhưng vẫn thất bại vì cách tiếp cận sai lầm. Có thể kể đến một số sai lầm phổ biến:

Giao toàn bộ việc test cho IT nội bộ hoặc đội dự án

Người duy nhất có thể đánh giá đúng hệ thống ERP có phù hợp với thực tế vận hành hay không không phải là IT, mà là những người trực tiếp thao tác công việc hằng ngày. Khi giao UAT cho đội ngũ không đại diện cho nghiệp vụ thật, kết quả test có thể đạt nhưng hệ thống vẫn không sử dụng được khi triển khai.

Test theo menu và chức năng thay vì test theo luồng nghiệp vụ hoàn chỉnh

Một số doanh nghiệp xem test theo từng chức năng là đủ. Ví dụ: tạo đơn mua hàng, lưu, ok xem như passed. Nhưng khi đặt vào quy trình thực tế gồm tạo đơn mua hàng, phê duyệt, tạo phiếu nhập, ghi nhận công nợ, đối soát thanh toán, hệ thống mới bộc lộ điểm nghẽn. UAT đúng cách phải mô phỏng cả luồng, không dừng lại ở từng module.

Sử dụng dữ liệu lý tưởng trong UAT

Trong đời thực, dữ liệu nhập vào hệ thống không bao giờ hoàn hảo. Mã hàng có thể trùng, mã khách hàng có thể viết sai chính tả, mã kho có thể thiếu. UAT chỉ có giá trị khi dùng chính dữ liệu thật hoặc dữ liệu mô phỏng sai lệch như thực tế. ERP có thể chạy hoàn hảo trên dữ liệu sạch nhưng vỡ trận chỉ vì một ký tự nhập sai.

Cách triển khai UAT hiệu quả trong dự án ERP

Một quy trình UAT hiệu quả cần được xây dựng với tư duy rằng đây là một giai đoạn vận hành thử, không phải một phiên kiểm thử kỹ thuật.

Bước 1: Chọn đúng người tham gia UAT

Thành phần tham gia cần bao gồm Business Owner của từng quy trình và Key User thực chiến. Business Owner đảm bảo rằng UAT phản ánh đúng quy trình cần triển khai. Key User đảm bảo rằng các bước thao tác phản ánh đúng thực tế vận hành.

Bước 2: Thiết kế kịch bản kiểm thử theo luồng nghiệp vụ liên phòng ban

Tư vấn và doanh nghiệp cần cùng nhau xây dựng các kịch bản theo chuỗi nghiệp vụ hoàn chỉnh. Ví dụ: từ đơn bán hàng đến ghi nhận doanh thu, từ yêu cầu mua hàng đến đối soát hóa đơn đầu vào. Mỗi kịch bản phải thể hiện rõ bước, vai trò, hệ thống cần phản hồi như thế nào, dữ liệu đi qua bao nhiêu bộ phận.

Bước 3: Thiết lập môi trường UAT giống nhất với môi trường sẽ Go-live

Cấu hình, phân quyền và dữ liệu trong môi trường UAT cần phản ánh gần như hoàn toàn hệ thống thật. Nếu user test với quyền quản trị cấp cao, họ sẽ không thấy được những hạn chế thực tế mà user thật sẽ gặp sau triển khai.

Bước 4: Thực hiện UAT theo cơ chế vận hành song song

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình vận hành song song. Các giao dịch thực tế được nhập cả trên hệ thống cũ và hệ thống ERP để so sánh kết quả. Đây là cách hiệu quả để mô phỏng áp lực vận hành thật và giúp người dùng quen với cách làm việc mới.

Bước 5: Đánh giá sẵn sàng Go-live dựa trên chỉ số định lượng

Kết quả UAT không nên chỉ được đánh giá bằng cảm tính hoặc nhận xét chung chung. Cần có chỉ số cụ thể như tỷ lệ quy trình pass, số lượng lỗi nghiêm trọng chưa xử lý được, số lượng quy trình phải xử lý ngoài hệ thống. Chỉ khi đạt ngưỡng sẵn sàng, doanh nghiệp mới nên quyết định Go-live.

Kết luận

ERP có thể được cài đặt đúng kỹ thuật, nhưng chỉ khi doanh nghiệp đi qua UAT thực chiến, hệ thống mới chứng minh được khả năng vận hành trong đời sống doanh nghiệp. UAT không phải là bước nghiệm thu kỹ thuật, mà là bài diễn tập vận hành, nơi quy trình, dữ liệu và con người được thử lửa trong điều kiện thật.

Những dự án ERP thành công không phải vì hệ thống hoàn hảo, mà vì doanh nghiệp bước vào Go-live khi đã kiểm soát được cách mình sẽ vận hành trên hệ thống, thay vì chờ đến lúc lỗi xuất hiện mới xử lý.

Nếu doanh nghiệp cần thiết kế UAT theo logic vận hành thực – không phải dạng checklist hình thức, A1 Consulting có thể đồng hành với vai trò đối tác vận hành ERP, giúp:

• Chuẩn hóa UAT theo quy trình thực tế, không theo module kỹ thuật
• Thiết lập cơ chế vận hành thử (shadow run) trước Go-live
• Đảm bảo doanh nghiệp ra quyết định Go-live dựa trên chỉ số sẵn sàng vận hành, không phải deadline kỹ thuật

Triển khai ERP là cài đặt hệ thống. Vận hành ERP là xây năng lực tổ chức. A1 Consulting chọn đồng hành ở vế thứ hai.

Liên hệ tư vấn