Việc đưa hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) vào vận hành không chỉ là một bước nâng cấp công nghệ, mà còn là cột mốc thể hiện sự chuyển mình của doanh nghiệp trên hành trình số hóa. Tuy nhiên, giá trị thật của ERP không nằm ở giao diện hay tính năng, mà nằm ở việc đội ngũ có thực sự đưa hệ thống vào công việc hằng ngày hay không.
Nhiều doanh nghiệp đầu tư mạnh vào ERP với kỳ vọng sẽ chuẩn hóa quy trình, cải thiện năng suất và tăng khả năng kiểm soát dữ liệu. Thế nhưng trên thực tế, một hệ thống ERP dù có đầy đủ tính năng vẫn không mang lại kết quả nếu nhân viên tiếp tục vận hành theo cách cũ. Việc thay đổi thói quen sử dụng công cụ, cách nhập và xử lý dữ liệu, hay cách phối hợp giữa các bộ phận chính là yếu tố quyết định hệ thống ERP có trở thành “trung tâm vận hành” hay chỉ là một phần mềm bị sử dụng cầm chừng.
Vì vậy, để ERP thực sự tạo ra chuyển biến, doanh nghiệp phải coi việc thúc đẩy sự chấp nhận sử dụng là một mục tiêu nghiêm túc như triển khai kỹ thuật hệ thống. Đây không phải giai đoạn phụ sau Go-live, mà là một phần trọng tâm trong chiến lược triển khai.
Tại sao sự chấp nhận của người dùng trong dự án ERP lại quan trọng?
Một hệ thống ERP được triển khai đúng chuẩn có thể tạo ra giá trị lớn nhưng giá trị đó chỉ xuất hiện khi người dùng cuối thực sự làm việc trên hệ thống thay vì xử lý thủ công bên ngoài.
Trong nhiều dự án ERP mà A1 Consulting quan sát và tham gia tư vấn, thách thức lớn nhất không phải là phần mềm có chạy ổn hay không, mà là người dùng có sẵn sàng từ bỏ cách làm cũ để chuyển sang quy trình mới hay không.
Lợi tức đầu tư (ROI)
Triển khai một hệ thống ERP là một khoản đầu tư lớn, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô vận hành đa phòng ban. Chi phí không chỉ nằm ở bản quyền phần mềm, mà còn bao gồm tư vấn quy trình, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo nhân sự và thời gian thích ứng hệ thống. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không đạt được ROI như kỳ vọng chỉ vì nhân viên không tận dụng hết các chức năng đã đầu tư.
Các nghiên cứu thị trường cho thấy hơn 50% dự án ERP ghi nhận ROI thấp hơn dự kiến do tỷ lệ sử dụng thực tế không đủ cao. Điều đó đồng nghĩa, không phải phần mềm kém, mà là nhân viên không sử dụng đủ để tạo ra giá trị.
Hiệu quả và năng suất
ERP được thiết kế để loại bỏ thao tác lặp lại, tự động hóa những công việc thủ công và giúp dữ liệu di chuyển xuyên suốt giữa các phòng ban. Nhưng nếu người dùng vẫn lưu file riêng, nhập liệu ngoài hệ thống hoặc chỉ “check ERP khi cần báo cáo”, thì hiệu quả sẽ bị hạn chế đáng kể.
Khi ERP được dùng đúng cách, doanh nghiệp sẽ nhìn thấy ngay những thay đổi rõ ràng:
- Mỗi bộ phận đều nhìn thấy cùng một nguồn dữ liệu
- Các bước xử lý được thống nhất thay vì phụ thuộc vào cá nhân
- Thời gian trao đổi, xác nhận thông tin giảm đáng kể
- Quy trình phối hợp trở nên minh bạch và đo lường được
Nói cách khác, ERP chỉ tạo ra hiệu suất khi nó trở thành công cụ vận hành chính, không phải là hệ thống lưu dữ liệu mang tính thủ tục.
Chất lượng dữ liệu
Một trong những lợi ích lớn nhất của ERP là khả năng tạo ra nguồn dữ liệu tập trung thống nhất. Tuy nhiên, điều này chỉ đạt được khi tất cả người dùng nhập liệu và xử lý nghiệp vụ trực tiếp trên hệ thống. Nếu mỗi bộ phận vẫn quản lý dữ liệu theo cách riêng, ERP sẽ trở thành một kho lưu trữ rời rạc, dẫn đến những vấn đề như:
- Dữ liệu trùng lặp hoặc sai lệch
- Báo cáo không phản ánh đúng tình trạng thực tế
- Thiếu khả năng dự báo do thông tin đầu vào thiếu nhất quán
Khi hệ thống được sử dụng đầy đủ, ERP trở thành “nguồn sự thật duy nhất” giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác và nhanh hơn.
Lợi thế cạnh tranh
Phần lớn doanh nghiệp triển khai ERP để hiện đại hóa quy trình và theo kịp thị trường. Nhưng chỉ những doanh nghiệp đưa ERP vào chiều sâu vận hành thật sự mới tạo ra lợi thế cạnh tranh khác biệt. Những công ty có tỷ lệ sử dụng ERP cao thường:
- Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và phê duyệt nội bộ
- Dễ dàng mở rộng quy trình mà không phải xây lại hệ thống
- Có khả năng ra quyết định nhanh nhờ dữ liệu cập nhật theo thời gian thực
Việc nhân viên sử dụng ERP chủ động mỗi ngày chính là yếu tố giúp doanh nghiệp vận hành nhanh hơn, chính xác hơn và có lợi thế thị trường hơn đối thủ.
Chuyển đổi số
Đối với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu chiến lược. ERP được xem là nền tảng trung tâm trong hành trình đó. Tuy nhiên, chuyển đổi số chỉ thực sự diễn ra khi thói quen làm việc của đội ngũ thay đổi theo hướng dữ liệu hóa và hệ thống hóa.
Khi mọi nghiệp vụ đều đi qua ERP, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiến đến các bước tiếp theo của chuyển đổi số như tự động hóa nâng cao, phân tích dữ liệu động hay tích hợp AI vào quy trình vận hành.
5 thách thức hàng đầu trong việc áp dụng ERP
Khi ERP đi vào giai đoạn vận hành, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhìn thấy những “điểm nghẽn” không phải đến từ hệ thống, mà đến từ tâm lý, thói quen và cách tổ chức nội bộ xử lý quy trình. Dưới đây là 5 thách thức phổ biến nhất mà các dự án ERP thường gặp phải, ngay cả khi hệ thống đã go-live thành công về mặt kỹ thuật.
Kháng cự nội bộ từ người dùng cuối
Triển khai ERP đồng nghĩa với việc thay đổi cách làm việc quen thuộc của nhân viên. Với nhiều người, việc phải học cách nhập liệu theo chuẩn mới, tuân theo quy trình mới hay từ bỏ các file cá nhân đã dùng nhiều năm là một áp lực tâm lý thật sự.
Một số nhân viên lo ngại rằng hệ thống mới sẽ tự động hóa quá nhiều nhiệm vụ, ảnh hưởng đến vai trò hiện tại của họ. Số khác thì đơn giản chỉ không muốn thay đổi quy trình cá nhân vốn đã quen tay. Chính những điều này dẫn đến một số hệ quả thường gặp:
- ERP chỉ được sử dụng theo kiểu "ghi nhận để hoàn thành bước thủ tục"
- Một số phòng ban dùng ERP, nhưng phòng ban khác vẫn duy trì công cụ riêng
- Quy trình mới bị "bẻ cong" theo thói quen cũ, làm ERP mất hiệu lực quản lý
Tâm lý kháng cự không phải là vấn đề kỹ thuật mà là bài toán quản trị thay đổi.
Tích hợp với các hệ thống hiện có
Trong hầu hết các dự án ERP, doanh nghiệp đã sẵn có nhiều phần mềm hoặc hệ thống nội bộ đang sử dụng, như phần mềm kế toán, CRM tự xây hoặc hệ thống tồn kho cũ. Việc đưa ERP vào mà không có kế hoạch tích hợp trôi chảy sẽ khiến người dùng phải nhập liệu hai hệ thống, tạo cảm giác "ERP làm tăng thêm việc" thay vì "ERP giúp tối ưu công việc".
Các điểm khó thường gặp trong giai đoạn này bao gồm:
- Dữ liệu bị phân tán, không đồng bộ giữa hệ thống cũ và ERP
- Nghiệp vụ phải xử lý một nửa trên ERP, một nửa ở công cụ cũ
- Người dùng mất niềm tin vào hệ thống vì "ERP không nắm toàn bộ quy trình"
Vì vậy, tích hợp không chỉ là kết nối dữ liệu, mà còn là bài toán trải nghiệm người dùng khi thao tác trên hệ thống.
Vấn đề tuân thủ
Môi trường vận hành của doanh nghiệp ngày càng chịu nhiều yêu cầu liên quan đến kiểm toán, bảo mật dữ liệu, truy vết giao dịch và tuân thủ tiêu chuẩn ngành. Khi triển khai ERP, nếu không tính toán kỹ từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống như:
- Quy trình trên ERP không phản ánh đầy đủ kiểm soát nội bộ
- Dữ liệu chuyển đổi không đạt chuẩn audit
- Hệ thống bị yêu cầu điều chỉnh do điểm kiểm toán phát hiện không đủ bằng chứng giao dịch
Việc đảm bảo ERP vừa tối ưu quy trình, vừa đáp ứng tiêu chuẩn kiểm soát là điều bắt buộc. Nếu bỏ qua yếu tố tuân thủ, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh lại hệ thống sau khi go-live, gây tốn kém thời gian và nguồn lực.
Tùy chỉnh vượt kiểm soát
ERP cung cấp khả năng cấu hình linh hoạt, nhưng nếu doanh nghiệp cố "biến ERP thành một phiên bản khác của hệ thống cũ", rủi ro phát sinh là hệ thống trở nên quá phức tạp, khó bảo trì và gần như không thể nâng cấp trong tương lai.
Một số sai lầm thường gặp:
- Tùy chỉnh theo yêu cầu bộ phận đơn lẻ mà không xét đến tính liên kết toàn hệ thống
- Mỗi quy trình đều yêu cầu "giống như chúng tôi đang làm hiện tại" thay vì chấp nhận best practice đã được tối ưu sẵn trong ERP
- Không tách riêng phần cấu hình với phần tùy chỉnh mã nguồn, khiến hệ thống khó mở rộng sau này
Để tránh điều này, doanh nghiệp cần phân định rõ: đâu là yêu cầu mang tính đặc thù cần giữ lại, đâu là thói quen cũ nên thay đổi để phù hợp với chuẩn quy trình số hóa.
Thiếu chiến lược triển khai và chấp nhận sử dụng
Nhiều doanh nghiệp cho rằng ERP chỉ cần triển khai hệ thống, đào tạo và bàn giao là xong. Tuy nhiên, nếu không có một chiến lược adoption rõ ràng, dự án rất dễ rơi vào trạng thái:
- Người dùng hiểu hệ thống nhưng không áp dụng vào công việc thực tế
- Phòng ban hiểu ERP theo cách riêng, không có ngôn ngữ vận hành chung
- Dự án được đánh giá theo tiến độ go-live thay vì theo chất lượng sử dụng thực tế
Một kế hoạch triển khai thành công không dừng ở cấu hình và đào tạo, mà phải bao gồm:
- Mốc đo lường mức độ sử dụng thực tế (user adoption KPI)
- Cơ chế hỗ trợ sau go-live
- Cam kết từ lãnh đạo để điều phối và ép tiến độ sử dụng hệ thống
- Cách xử lý kháng cự và duy trì động lực sử dụng theo thời gian
Quản trị ERP là một quá trình, không phải một dự án có ngày kết thúc.
7 chiến lược tăng cường sự chấp nhận của người dùng với hệ thống ERP
Để vượt qua các rào cản trong quá trình triển khai, doanh nghiệp không chỉ cần một hệ thống ERP phù hợp, mà quan trọng hơn là một chiến lược thúc đẩy người dùng sử dụng đến mức ERP trở thành thói quen làm việc hằng ngày. Dưới đây là 7 chiến lược mà A1 Consulting thường áp dụng trong các dự án ERP có tỷ lệ sử dụng cao sau go-live.
Thiết kế chương trình đào tạo có chiều sâu
Một lỗi phổ biến là chỉ tổ chức các buổi hướng dẫn cách bấm nút, trong khi người dùng không hiểu bối cảnh nghiệp vụ và luồng quy trình phía sau hệ thống.
Một chương trình đào tạo hiệu quả cần bao gồm:
- Đào tạo theo từng nhóm vai trò, không dạy hàng loạt theo kiểu “ai cũng học như nhau”
- Mô phỏng quy trình đúng với nghiệp vụ thực tế thay vì trình diễn chung chung
- Tài liệu hướng dẫn ngắn gọn, theo ngữ cảnh công việc hằng ngày chứ không phải “sách hướng dẫn hệ thống 200 trang”
- Không để đào tạo là “buổi học một lần cho xong”, mà phải có cơ chế nhắc lại, giải đáp thắc mắc phát sinh trong quá trình vận hành thật
Người dùng sẽ chỉ tự tin sử dụng ERP khi họ hiểu rõ hành động của mình trên hệ thống ảnh hưởng thế nào đến cả chuỗi quy trình.
Truyền thông rõ lợi ích ở cấp độ công việc
Một trong những lý do khiến nhân viên không mặn mà với ERP là họ không nhìn thấy lợi ích trực tiếp cho công việc của mình. Do đó, doanh nghiệp cần truyền thông theo cách “ERP giúp bạn làm công việc ABC nhanh hơn, tránh lỗi XYZ, tiết kiệm N phút mỗi ngày” thay vì nói chung chung rằng “ERP giúp tối ưu dữ liệu”.
Ví dụ:
- Với phòng tài chính: ERP giúp truy xuất chứng từ ngay lập tức thay vì tìm lại file từ nhiều nguồn
- Với bộ phận kho: ERP giúp cập nhật tồn kho theo thời gian thực, không lệch số giữa thực tế và hệ thống
- Với nhân viên kinh doanh: ERP cho phép xem tình trạng đơn hàng và công nợ khách hàng ngay mà không cần hỏi kế toán
Khi người dùng thấy lợi ích ở cấp độ cá nhân, động lực sử dụng sẽ tự động hình thành.
Cho người dùng cuối tham gia từ giai đoạn lựa chọn và thiết kế quy trình
Một sai lầm phổ biến là chỉ để ban lãnh đạo hoặc bộ phận CNTT làm việc với đơn vị triển khai, sau đó mới “đẩy” hệ thống xuống các bộ phận. Điều này khiến người dùng cảm giác “ERP là cái gì đó được áp xuống, không phải hệ thống của mình”.
Việc mời người dùng cuối từ các phòng ban vào giai đoạn lựa chọn và xác định yêu cầu hệ thống sẽ giúp:
- Xác định đúng “điểm đau” vận hành thực tế
- Tránh thiết kế quy trình trên ERP không phản ánh đúng cách làm việc của từng bộ phận
- Tạo cảm giác sở hữu — khi người dùng góp ý, họ sẽ có xu hướng bảo vệ và sử dụng hệ thống họ đã tham gia xây dựng
ERP chỉ thực sự hiệu quả khi đội ngũ cảm thấy đó là công cụ “của họ”, không phải “của hệ thống áp xuống”.
Thiết lập cơ chế cải tiến liên tục sau go-live
Go-live không phải là điểm kết thúc mà mới là điểm bắt đầu của hành trình tối ưu hệ thống. Những khó khăn trong 30-60 ngày đầu sử dụng thực tế chính là nguồn dữ liệu quý để cải tiến hệ thống một cách có trọng tâm.
Doanh nghiệp nên triển khai các hoạt động sau:
- Thu thập phản hồi người dùng theo chu kỳ (theo tuần/giai đoạn)
- Ghi nhận những tình huống người dùng phải xử lý thủ công ngoài hệ thống
- Đánh giá nguyên nhân: do hệ thống chưa tối ưu, do thiếu đào tạo hay do thói quen vận hành
- Thực hiện các vòng tinh chỉnh nhỏ và liên tục thay vì chờ “một lần nâng cấp lớn”
Khi người dùng thấy mọi phản hồi của họ đều được lắng nghe và cải thiện, mức độ cam kết với hệ thống sẽ tăng rõ rệt.
Bảo đảm có nguồn lực hỗ trợ người dùng liên tục
Một trong những nguyên nhân khiến ERP bị bỏ rơi là người dùng gặp lỗi nhưng không biết hỏi ai, dẫn đến họ tìm cách quay lại cách làm cũ cho “đỡ rắc rối”.
Do đó, doanh nghiệp cần:
- Thiết lập kênh hỗ trợ nội bộ rõ ràng (Zalo Workplace, Teams, Hotline nội bộ…)
- Có “người trả lời nhanh” ở từng phòng ban để xử lý vướng mắc nhỏ trong vòng 5 phút thay vì chờ IT phản hồi sau 2 ngày
- Xây dựng thư viện xử lý tình huống thường gặp dưới dạng ngắn gọn và dễ tra cứu (FAQ, video micro-learning, bảng hướng dẫn nhanh theo ngữ cảnh công việc)
Sự hỗ trợ kịp thời tạo ra cảm giác an tâm và khuyến khích người dùng tiếp tục duy trì thói quen sử dụng ERP.
Cá nhân hóa đào tạo theo vai trò
Mỗi bộ phận có cách sử dụng ERP khác nhau. Một kế toán, một nhân viên kho, một nhân viên mua hàng hay bán hàng không cần biết hết tất cả tính năng của hệ thống, họ chỉ cần thành thạo những thao tác liên quan đến công việc của họ.
Do đó, đào tạo hiệu quả phải:
- Chia theo module nghiệp vụ và vai trò thực tế trong quy trình
- Mô phỏng đúng công việc hằng ngày thay vì trình diễn toàn hệ thống
- Tập trung vào thao tác thực thi, không nói quá nhiều lý thuyết
Khi đào tạo đúng trọng tâm, người dùng sẽ cảm thấy ERP “dễ dùng hơn tưởng tượng”.
Xây dựng đội ngũ "người dẫn đường" nội bộ
Một chiến lược có tác động rất lớn đến adoption là đào tạo một nhóm người dùng nội bộ làm “đầu tàu”, thay vì chỉ phụ thuộc vào chuyên gia từ đơn vị triển khai.
Những người này sẽ:
- Là nhóm dùng hệ thống sớm nhất
- Hiểu nghiệp vụ và văn hóa nội bộ tốt hơn đơn vị tư vấn
- Giải thích lại quy trình theo ngôn ngữ nội bộ dễ hiểu hơn
- Là người được đồng nghiệp tin tưởng để hỏi khi gặp vấn đề
Khi đội ngũ này chủ động chia sẻ kinh nghiệm sử dụng, văn hóa “hỏi nhau để cùng dùng ERP tốt hơn” sẽ hình thành tự nhiên, thay vì phụ thuộc 100% vào IT hoặc đơn vị triển khai bên ngoài.
Kết luận
Tóm lại, sự chấp nhận sử dụng hệ thống ERP chính là thước đo quan trọng nhất quyết định thành công của toàn bộ dự án. Khi doanh nghiệp chủ động giải quyết các thách thức, triển khai chiến lược quản trị thay đổi đúng cách và cung cấp hệ thống hỗ trợ người dùng liên tục, ERP không chỉ là công cụ mà trở thành nền tảng vận hành cốt lõi giúp doanh nghiệp tối đa hóa ROI, cải thiện hiệu suất nội bộ, củng cố dữ liệu và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.
Đây cũng là triết lý triển khai của A1 Consulting. Mục tiêu không chỉ là giúp doanh nghiệp đưa ERP vào vận hành mà là đồng hành đến khi đội ngũ thực sự sử dụng hệ thống như một thói quen vận hành chuẩn hóa. Với kinh nghiệm triển khai ERP thực chiến cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và khu vực APAC, A1 Consulting cam kết giúp doanh nghiệp khai thác giá trị thật của ERP thay vì để hệ thống trở thành một khoản đầu tư bị lãng phí.
