Trong bối cảnh doanh nghiệp sản xuất ngày càng mở rộng chuỗi cung ứng ra nhiều quốc gia, bài toán quản trị không còn dừng ở việc ghi nhận sổ sách kế toán mà đòi hỏi một nền tảng ERP đủ mạnh để kết nối vận hành, tài chính và chiến lược toàn cầu. Đối với các tập đoàn có nhà máy tại châu Á và thị trường tiêu thụ tại châu Âu, sự đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực và khả năng hợp nhất tài chính đa pháp nhân trở thành yếu tố sống còn.
Dự án triển khai Acumatica cho Ocean Harvest Technology là một ví dụ điển hình về cách một doanh nghiệp sản xuất quốc tế chuyển đổi từ hệ thống kế toán cục bộ sang nền tảng ERP toàn diện, dưới sự đồng hành của A1 Consulting.
Về OHT và nhu cầu chuyển đổi
Ocean Harvest Technology Group PLC (OHT) là tập đoàn chuyên sản xuất phụ gia dinh dưỡng từ rong biển cho ngành chăn nuôi, với thị trường trọng điểm tại châu Âu. Chuỗi giá trị của doanh nghiệp trải dài từ hoạt động thu mua nguyên liệu tại Đông Nam Á, sản xuất tại Việt Nam cho đến phân phối tại Anh và Ireland thông qua các pháp nhân như Ocean Harvest Technology Limited và Ocean Harvest Technology (UK) Limited.
Nhà máy tại Bình Dương là trung tâm sản xuất đầu tiên và đóng vai trò then chốt trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Tại đây, rong biển được nhập khẩu – chủ yếu từ Indonesia – xử lý, phối trộn và sản xuất thành các dòng sản phẩm bổ sung dinh dưỡng dành cho ngựa, lợn và gia cầm trước khi xuất khẩu sang châu Âu.
Khi quy mô mở rộng nhanh và mô hình vận hành ngày càng phức tạp, OHT nhận ra hệ thống quản lý hiện tại không còn phù hợp để đáp ứng tầm nhìn tăng trưởng toàn cầu.
Thực trạng trước dự án
Trước khi triển khai ERP mới, công ty tại Việt Nam sử dụng FAST Accounting cho nghiệp vụ kế toán. Hệ thống này đáp ứng được yêu cầu ghi nhận sổ sách cơ bản nhưng không tích hợp với hoạt động sản xuất, không hỗ trợ quản trị đa công ty và gần như không có khả năng hợp nhất tài chính tập đoàn.
Dữ liệu giữa Việt Nam và UK tồn tại độc lập. Việc tổng hợp báo cáo phục vụ Ban lãnh đạo tại UK phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, trao đổi file và xử lý ngoài hệ thống. Các giao dịch liên công ty thiếu cơ chế tự động loại trừ khi hợp nhất, làm tăng rủi ro sai lệch số liệu.
Quan trọng hơn, với đặc thù nguyên liệu tự nhiên như rong biển – vốn có sự biến động về chất lượng và tỷ lệ hao hụt theo từng lô – hệ thống cũ không cung cấp được công cụ kiểm soát giá thành chính xác và minh bạch.
OHT cần một nền tảng ERP không chỉ thay thế FAST Accounting mà còn tái cấu trúc toàn bộ phương thức quản trị.
Giải pháp và cách tiếp cận của A1 Consulting
OHT lựa chọn Acumatica Manufacturing Edition và đồng hành cùng A1 Consulting với vai trò đối tác tư vấn – triển khai toàn diện.
Ngay từ giai đoạn đầu, A1 Consulting không tiếp cận dự án như một hoạt động cài đặt phần mềm, mà như một chương trình chuyển đổi quản trị. Đội ngũ dự án dành nhiều thời gian khảo sát trực tiếp tại nhà máy Bình Dương để hiểu quy trình vận hành thực tế, từ nhập nguyên liệu, kiểm tra chất lượng đến phát hành lệnh sản xuất và xuất khẩu thành phẩm.
Dự án được triển khai theo hai giai đoạn nhằm đảm bảo kiểm soát rủi ro.
Giai đoạn đầu tập trung xây dựng nền tảng hoàn chỉnh tại Việt Nam trong vòng 5 tháng. Hệ thống bao phủ toàn bộ chuỗi nghiệp vụ: mua hàng, tồn kho theo lô, quản lý sản xuất, kiểm soát chất lượng và tài chính – kế toán. Dữ liệu từ hoạt động sản xuất được tích hợp trực tiếp vào hệ thống kế toán, giúp loại bỏ nhập liệu trùng lặp và tăng độ chính xác của giá thành.
Song song đó, A1 Consulting phát triển các add-on chuyên biệt như quản lý tài sản cố định, chuẩn kế toán VAS – TT200, cơ chế hạch toán liên công ty, báo cáo hợp nhất và UK Localization. Những thành phần này được thiết kế ngay từ đầu để đảm bảo hệ thống có thể mở rộng sang UK mà không cần tái cấu trúc lớn.
Giai đoạn hai diễn ra trong 2 tháng với việc triển khai cho công ty tại UK và thiết lập cơ chế hợp nhất tài chính tự động. Nhờ kiến trúc được chuẩn hóa từ giai đoạn một, việc rollout diễn ra nhanh chóng và ít phát sinh điều chỉnh.
>>> Xem thêm: Odoo Implementation: Những lưu ý quan trọng trước Go-live
Thách thức triển khai và cách vượt qua
Dự án đối mặt với nhiều thách thức cả về kỹ thuật lẫn tổ chức. Tại nhà máy Bình Dương, môi trường sản xuất yêu cầu hệ thống phản ánh chính xác luồng vận hành thực tế. Nguyên liệu rong biển có tính biến động tự nhiên, do đó việc xây dựng định mức và phương pháp tính giá thành đòi hỏi phân tích kỹ lưỡng. A1 Consulting đã làm việc trực tiếp với bộ phận sản xuất để hiệu chỉnh cấu trúc BOM và cơ chế ghi nhận tiêu hao, đảm bảo dữ liệu trên hệ thống phản ánh đúng thực tế nhà máy.
Việc thay đổi thói quen làm việc cũng là một thử thách lớn. Nhân sự sản xuất vốn quen với cách ghi chép truyền thống phải chuyển sang thao tác trên hệ thống ERP. A1 Consulting tổ chức đào tạo theo từng vai trò, kết hợp hỗ trợ trực tiếp trong giai đoạn Go-live để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra trơn tru và không làm gián đoạn sản xuất.
Ở cấp độ tập đoàn, sự chênh lệch múi giờ giữa Việt Nam và UK tạo áp lực về tiến độ và phối hợp. Các buổi làm việc với Head Office thường diễn ra ngoài giờ hành chính Việt Nam. Đội ngũ triển khai đóng vai trò cầu nối, đảm bảo các yêu cầu từ UK được chuyển hóa thành cấu hình hệ thống phù hợp mà vẫn tuân thủ quy định tại Việt Nam.
Ngoài ra, quá trình chuyển đổi dữ liệu từ FAST sang Acumatica đòi hỏi làm sạch và chuẩn hóa danh mục vật tư, khách hàng, tài khoản kế toán. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác khi hệ thống mới đi vào vận hành.
Kết quả sau hơn một năm vận hành
Sau hơn một năm kể từ khi Go-live, hệ thống ERP mới đã chứng minh hiệu quả rõ rệt.
FAST Accounting được thay thế hoàn toàn. Toàn bộ nghiệp vụ từ mua nguyên liệu, sản xuất, bán hàng đến kế toán tài chính đều được xử lý trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp loại bỏ sự phân mảnh dữ liệu và giảm đáng kể sai sót nhập liệu.
Báo cáo hợp nhất giữa Việt Nam và UK được thực hiện tự động thay vì xử lý thủ công như trước đây. Ban lãnh đạo có thể truy cập dữ liệu tài chính theo thời gian thực, theo từng pháp nhân hoặc ở cấp độ tập đoàn, từ đó rút ngắn chu kỳ lập báo cáo và nâng cao chất lượng phân tích.
Ở cấp độ sản xuất, khả năng kiểm soát định mức và tiêu hao thực tế giúp OHT tính giá thành chính xác hơn. Những sai lệch về hao hụt nguyên liệu được phát hiện sớm, tạo cơ sở để cải thiện hiệu suất vận hành.
Giao dịch liên công ty được tự động ghi nhận và loại trừ khi hợp nhất, giảm rủi ro sai lệch kiểm toán và tăng tính minh bạch tài chính.
Hiện tại, cả hai dự án tại Việt Nam và UK đều đã bước sang giai đoạn Maintenance & Support, với hệ thống vận hành ổn định và trở thành nền tảng lõi cho hoạt động toàn tập đoàn.
Kết luận
Dự án Acumatica tại Ocean Harvest Technology là một ví dụ điển hình về chuyển đổi ERP thành công trong môi trường sản xuất đa quốc gia. Từ một hệ thống kế toán cục bộ, doanh nghiệp đã xây dựng được nền tảng quản trị toàn diện, kết nối Việt Nam và UK trong một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất.
Quan trọng hơn, hệ thống mới không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược mở rộng toàn cầu của OHT trong tương lai.
Thành công của dự án không chỉ nằm ở công nghệ mà còn ở phương pháp triển khai. A1 Consulting đóng vai trò tư vấn chiến lược, hỗ trợ tái cấu trúc quy trình, chuẩn hóa mô hình tài chính đa quốc gia và phát triển các giải pháp bổ sung phù hợp với đặc thù ngành rong biển.
Sự đồng hành xuyên suốt từ giai đoạn khảo sát, thiết kế, triển khai đến hỗ trợ vận hành đã giúp OHT không chỉ thay đổi hệ thống phần mềm mà còn nâng cấp năng lực quản trị.