Đối với những tổ chức muốn hợp lý hóa quy trình kinh doanh và tăng hiệu quả hoạt động, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) là công cụ thiết yếu. Nhưng nếu không có quy trình triển khai ERP đúng đắn, tổ chức của bạn sẽ không tận dụng được tất cả các lợi ích mà hệ thống ERP mang lại. Theo nghiên cứu, khoảng 75 % các dự án triển khai ERP thất bại trong việc đạt được các mục tiêu vì nhiều yếu tố khác nhau.
Việc triển khai ERP là một cam kết tài chính lớn, và một quy trình triển khai thất bại có thể khiến tổ chức mất nhiều thời gian và tiền bạc quý giá. Sử dụng hướng dẫn triển khai ERP phù hợp là một cách để tránh rủi ro thất bại cho dự án ERP.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin và nhận định cần thiết về các bước thiết yếu để đảm bảo dự án triển khai ERP thành công bao gồm các giai đoạn trước, trong và sau triển khai một cách chi tiết.
Các bước trong giai đoạn trước triển khai
Bước 1: Đánh giá nhu cầu và xác định mục tiêu
Trước khi bắt đầu một dự án ERP, bạn phải hiểu rõ các nhu cầu và điểm “đau” (pain points) của tổ chức. Giai đoạn này bao gồm việc phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại, xác định những khu vực cần cải thiện và quyết định cách hệ thống ERP có thể hỗ trợ giải quyết những vấn đề đó. Trong bước đầu tiên của nhiều giai đoạn triển khai ERP, điều quan trọng là tất cả các bên liên quan chủ chốt từ các phòng ban khác nhau trong tổ chức phải được tham gia.
Những người có trách nhiệm trong từng phòng ban hiểu rõ quy trình nội bộ và các thách thức chính mà họ gặp phải. Họ có thể cung cấp cái nhìn tổng thể về những cơ hội và thách thức bên trong tổ chức.
Việc hiểu rõ quy trình kinh doanh, điểm “đau” và cơ hội giúp bạn có bức tranh rõ ràng về nhu cầu doanh nghiệp, từ đó xác định mục tiêu của dự án triển khai ERP. Những mục tiêu bạn đặt ra cần tuân theo tiêu chí SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan và thời hạn rõ ràng). Các mục tiêu này sẽ đóng vai trò là bản đồ dẫn đường cho việc triển khai ERP, đảm bảo mọi quyết định đều phù hợp với kết quả kinh doanh mong muốn.
Bước 2: Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp
Khi bạn đã xác định mục tiêu cho triển khai ERP, bước tiếp theo là lựa chọn hệ thống ERP phù hợp. Giải pháp phần mềm ERP bạn chọn nên giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra và thành công của dự án. Vì vậy, việc nghiên cứu kỹ lưỡng là rất quan trọng. Một số yếu tố bạn cần cân nhắc gồm:
- Khả năng chức năng (functionality)
- Khả năng tích hợp với hệ thống kế thừa hiện có
- Khả năng mở rộng và tùy chỉnh
- Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership)
- Tính thân thiện với người dùng
Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét nhà cung cấp ERP. Khi đánh giá nhà cung cấp, hãy cân nhắc những yếu tố quan trọng sau:
- Phương pháp triển khai ERP và lịch trình
- Đào tạo và hỗ trợ mà nhà cung cấp cung cấp
- Danh tiếng của nhà cung cấp
Trước khi quyết định, bạn nên yêu cầu trình diễn (demo) hệ thống và thu thập phản hồi từ khách hàng hiện tại của họ.
Các bước trong giai đoạn triển khai ERP
Bước 3: Lập kế hoạch dự án
Việc lập kế hoạch dự án ERP là một trong những bước quan trọng nhất trong các giai đoạn triển khai ERP, giúp đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ. Bước này bao gồm việc lựa chọn một nhóm dự án ERP chuyên trách. Hợp tác với một đơn vị tư vấn triển khai ERP có kinh nghiệm, như A1 Consulting, có thể giúp nhóm dự án đã chọn thực hiện dự án theo đúng tiến độ và trong ngân sách.
Nhóm triển khai ERP nên gồm người từ các phòng ban khác nhau trong tổ chức, vì họ hiểu rõ yêu cầu và điểm khó của bộ phận mình. Nhóm cần có một quản lý dự án chịu trách nhiệm đảm bảo dự án diễn ra không gặp vấn đề và giữ cho mọi người cùng hướng. Quản lý dự án này nên có kiến thức và kinh nghiệm triển khai ERP.
Bạn cũng cần đặt ra lịch trình và ngân sách thực tế cho dự án ERP. Dự án triển khai ERP là một nỗ lực lớn có thể tiêu tốn nguồn lực, thời gian, nhân lực và tài chính, và nếu không được lập kế hoạch kỹ, dự án có thể gặp trì hoãn hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Có lịch trình, mục tiêu và ngân sách rõ ràng giúp giảm khả năng thất bại và giữ cho triển khai đúng hướng.
Giao tiếp là chìa khóa trong giai đoạn lập kế hoạch. Tất cả các bên liên quan, như cấp lãnh đạo, chủ sở hữu quy trình kinh doanh, trưởng các phòng ban và người dùng cuối, phải được tham gia liên tục để giữ sự đồng thuận về mục tiêu và tiến độ dự án. Việc giao tiếp mở cũng giúp giải quyết sớm các vấn đề từ bên liên quan, ngăn cản việc chống đối thay đổi sau này.
Bước 4: Chuẩn bị dữ liệu và di chuyển dữ liệu
Việc chuẩn bị dữ liệu rất quan trọng cho thành công của dự án ERP bởi vì tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hệ thống. Bước này bao gồm việc làm sạch dữ liệu hiện có, loại bỏ dư thừa, không nhất quán và lỗi. Ngoài ra, dữ liệu cần được chuẩn hóa, loại bỏ các bản sao trùng lặp và xác thực thông tin.
Việc di chuyển dữ liệu (data migration) chỉ có thể thực hiện nếu dữ liệu đã sạch, để tất cả thông tin liên quan được chuyển vào hệ thống ERP mới. Để đảm bảo dữ liệu phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới, bạn nên xác định rõ các quy tắc ánh xạ dữ liệu (data mapping) và chuyển đổi (transformation), và thiết lập cơ chế kiểm tra dữ liệu mạnh trong quá trình di chuyển nhằm phát hiện và xử lý bất thường hoặc sai lệch.
Bảo mật dữ liệu và tuân thủ các quy định có liên quan nên là ưu tiên hàng đầu trong giai đoạn chuẩn bị và di chuyển dữ liệu. Tổ chức của bạn có những thông tin nhạy cảm, như hồ sơ tài chính, dữ liệu khách hàng và tài sản trí tuệ, cần được bảo vệ khỏi truy cập trái phép và vi phạm. Bạn có thể bảo vệ dữ liệu này bằng cách áp dụng kiểm soát truy cập nghiêm ngặt, mã hóa và hệ thống giám sát.
Bước 5: Tùy chỉnh hệ thống và tích hợp
Giai đoạn tùy chỉnh và tích hợp hệ thống cho phép tổ chức điều chỉnh hệ thống ERP đã chọn cho phù hợp với nhu cầu và yêu cầu riêng. Mặc dù các hệ thống ERP cung cấp nhiều tính năng tích hợp sẵn, mỗi doanh nghiệp có các yêu cầu và quy trình độc đáo, và bước này giúp đưa hệ thống ERP vào đúng hướng đó.
Trong giai đoạn này, bạn nên thiết lập cấu trúc tổ chức và xác định sơ đồ tài khoản (chart of accounts), trung tâm chi phí (cost centers) và các đơn vị kinh doanh (business units). Sau đó, tùy chỉnh hệ thống mới phù hợp quy trình và luồng công việc hiện tại. Tiếp theo, cấu hình các module của ERP như quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Ngoài ra, xác định các vai trò người dùng và quyền truy cập (user roles & permissions) để kiểm soát ai có thể truy cập vào hệ thống mới vì lý do bảo mật.
Tiếp theo, tiến hành tích hợp hệ thống mới với quy trình và hệ thống hiện có, như phần mềm kế toán, hệ thống quản lý tồn kho và nền tảng thương mại điện tử.
Trong giai đoạn này, rất quan trọng để tất cả các bên liên quan, nhóm dự án ERP, chuyên gia bộ môn và người dùng cuối, đều tham gia. Đóng góp của họ rất quan trọng để hệ thống được triển khai đáp ứng yêu cầu, và họ có thể giúp giải quyết các vấn đề đang tồn tại giữa các phòng ban. Tuy nhiên, bạn cần tránh tùy chỉnh quá mức hệ thống, vì điều này có thể dẫn đến tăng độ phức tạp của hệ thống, chi phí bảo trì cao hơn và khó khăn trong việc nâng cấp trong tương lai.
Giai đoạn đào tạo và kiểm thử
Bước 6: Đào tạo người dùng
Giai đoạn đào tạo người dùng là yếu tố thiết yếu để người dùng cuối hệ thống ERP biết cách sử dụng hiệu quả. Đây là bước không được bỏ qua và bao gồm việc cung cấp đào tạo toàn diện cho tất cả người dùng.
Việc đào tạo người dùng đảm bảo rằng họ hiểu các tính năng, chức năng và luồng công việc của hệ thống. Điều này giúp tránh lỗi do không hiểu hệ thống. Hơn nữa, nhân viên được đào tạo tốt sẽ hiểu rõ hệ thống và sử dụng nó để tăng năng suất. Việc đào tạo cũng giúp giảm thiểu sự chống đối của người dùng khi chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới.
Trong giai đoạn đào tạo, bạn nên lập một kế hoạch đào tạo chi tiết, bao gồm mọi cấp độ và vai trò người dùng. Kế hoạch này nên:
- Giải thích cách hệ thống ERP vận hành và các chức năng kinh doanh liên quan
- Cung cấp hướng dẫn từng bước về cách sử dụng các tính năng của hệ thống
- Giải thích chi tiết cách nhập dữ liệu, tạo báo cáo và các tác vụ cơ bản khác
- Hướng dẫn cách xử lý sự cố phổ biến
- Cung cấp hỗ trợ liên tục sau đào tạo
Nên sử dụng nhiều phương pháp đào tạo, như lớp học trực tiếp, hướng dẫn trực tuyến và thực hành (hands-on), để đảm bảo mọi người hiểu cách hệ thống hoạt động và có thể sử dụng nó trong công việc hàng ngày.
Bước 7: Kiểm thử hệ thống
Kiểm thử hệ thống là bước quan trọng để xác định các vấn đề tiềm tàng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dự án triển khai ERP. Bước này trong kế hoạch triển khai ERP giúp phát hiện những vấn đề trước khi hệ thống được triển khai cho toàn bộ tổ chức, đảm bảo nó vận hành như mong đợi để mang lại lợi ích. Tất cả các ứng dụng và quy trình của hệ thống cần được đánh giá trong giai đoạn này.
Việc kiểm tra tính chính xác của dữ liệu đã di chuyển cũng được thực hiện trong giai đoạn quan trọng này.
Để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động tối ưu, bạn nên:
- Xác định và ghi lại các tiêu chí chấp nhận của người dùng (user acceptance) dựa trên yêu cầu và nhu cầu cụ thể của tổ chức
- Thực hiện kiểm thử đầu-cuối (end-to-end) để xác nhận chức năng của tất cả các thành phần hệ thống
- Xác thực tính chính xác của dữ liệu đã di chuyển để giữ toàn vẹn dữ liệu
- Đánh giá khả năng truy cập hệ thống cho người dùng ở mọi cấp độ (user accessibility)
- Kiểm thử tất cả các quy trình tự động và luồng công việc như nhập dữ liệu, tạo báo cáo và các tác vụ được tự động hóa
- Tiến hành kiểm thử bảo mật để đảm bảo dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ và ngăn truy cập trái phép
- Kiểm tra khả năng tương thích của giải pháp ERP với hệ thống và quy trình hiện tại
Một kế hoạch kiểm thử toàn diện sẽ giúp tổ chức triển khai việc kiểm thử một cách kỹ lưỡng và nên bao phủ mọi khía cạnh của hệ thống ERP. Kiểm thử khả năng hệ thống đáp ứng nhu cầu của từng phòng ban. Mọi vấn đề được phát hiện trong giai đoạn kiểm thử cần được ghi lại và xử lý trước khi hệ thống được đưa vào sử dụng (go-live). Trong giai đoạn này, các chỉ số hiệu suất (KPI) có thể giúp làm nổi bật các khu vực cần đảm bảo hệ thống đáp ứng mục tiêu và yêu cầu.
“Giai đoạn Kiểm thử đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hệ thống ERP tích hợp hoạt động như dự định. Điều này bao gồm chuỗi các kiểm thử nghiêm ngặt để xác nhận mọi khía cạnh của chức năng hệ thống và khả năng tương thích với các quy trình hiện có. Kiểm thử không chỉ là một sự kiện đơn lẻ mà là quá trình liên tục bao gồm kiểm thử đơn vị (unit testing), kiểm thử hệ thống (system testing), kiểm thử tích hợp (integration testing) và kiểm thử chấp nhận người dùng (user acceptance testing).” , Eric Kimberling, Transformation Ground Control
Vào vận hành (Go-Live) và giai đoạn tiếp theo
Bước 8: Khởi chạy hệ thống
Trong triển khai ERP, giai đoạn go-live là thời điểm được mong đợi nhất, lúc hệ thống ERP mới được đưa vào sử dụng và nhân viên bắt đầu dùng nó để thực hiện công việc hàng ngày. Tuy nhiên, thành công của giai đoạn go-live phụ thuộc vào việc người dùng đã chuẩn bị tốt cho hệ thống mới, hệ thống đã sẵn sàng đáp ứng các vấn đề và yêu cầu của tổ chức, và cấu trúc hỗ trợ hiệu quả.
Một kế hoạch khởi chạy (launch plan) rõ ràng sẽ giúp giai đoạn go-live diễn ra suôn sẻ. Kế hoạch này cần bao gồm các thông tin quan trọng như: lịch trình cho việc ra mắt hệ thống ERP, chiến lược truyền thông để thông báo cho các bên liên quan và phương án dự phòng để xử lý các vấn đề phát sinh. Trong giai đoạn này, nhóm dự án ERP đóng vai trò quan trọng trong việc giải đáp thắc mắc, hướng dẫn và xử lý các vấn đề kỹ thuật.
Tổ chức của bạn có thể lựa chọn giữa việc triển khai theo từng giai đoạn (phased rollout) hoặc triển khai toàn diện (full deployment). Trong phương pháp phased rollout, hệ thống ERP được giới thiệu theo từng giai đoạn cho các phòng ban hoặc chức năng cụ thể trước khi triển khai cho toàn hệ thống. Trong khi đó, full deployment là triển khai hệ thống ERP đồng loạt cho toàn tổ chức cùng một lúc.
Bước 9: Đánh giá sau triển khai và hỗ trợ
Vòng đời triển khai ERP không kết thúc vào ngày go-live. Giai đoạn hậu triển khai (post-implementation) cũng quan trọng không kém giai đoạn triển khai. Giai đoạn này bao gồm việc theo dõi hiệu suất, xử lý các vấn đề phát sinh và cung cấp hỗ trợ liên tục cho người dùng hệ thống.
Việc đánh giá toàn diện hiệu suất hệ thống giúp xem xét khả năng hệ thống đáp ứng yêu cầu kinh doanh của tổ chức cũng như tác động đến năng suất và sự hài lòng của người dùng. Để tránh tổn hại cho hoạt động kinh doanh, bất kỳ vấn đề nào được phát hiện cũng phải được xử lý ngay lập tức.
Đào tạo và hỗ trợ người dùng liên tục là điều thiết yếu trong giai đoạn này. Khi hệ thống được nâng cấp và các tính năng mới được thêm vào, người dùng cần có đào tạo để sử dụng các tính năng mới trong công việc hàng ngày. Việc đào tạo liên tục có thể được cung cấp thông qua các buổi đào tạo định kỳ, hướng dẫn sử dụng và tài nguyên trực tuyến.
Việc cập nhật cũng rất quan trọng để đảm bảo giải pháp ERP đáp ứng các yêu cầu và nhu cầu thay đổi. Hệ thống ERP đã triển khai có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu thay đổi. Thêm vào đó, các bản cập nhật có thể được thực hiện để khắc phục lỗ hổng bảo mật và các vấn đề hiệu suất để hệ thống hoạt động tối ưu.
Tại sao bạn nên thuê một Tư vấn viên triển khai ERP cho quá trình triển khai ERP của bạn?
Chuyên môn và kinh nghiệm
Việc triển khai ERP đòi hỏi hiểu biết sâu sắc cả về phần mềm ERP và các thực tiễn tốt nhất trong triển khai ERP để đảm bảo kết quả dự án thành công. Một tư vấn viên triển khai ERP đã dẫn dắt nhiều dự án ERP tương tự như tổ chức của bạn mang lại kinh nghiệm và chuyên môn sâu. Họ có thể tận dụng kiến thức này để căn chỉnh hệ thống ERP bạn chọn với yêu cầu độc đáo của bạn.
Quản lý rủi ro
Dự án triển khai ERP đối mặt với nhiều rủi ro, chẳng hạn như vượt ngân sách hoặc trễ tiến độ, vốn có thể khiến dự án thất bại nếu không được quản lý tốt. Các tư vấn viên triển khai ERP có kinh nghiệm có thể giúp tổ chức bạn nhận diện các thách thức từ sớm và giảm thiểu chúng trước khi làm dự án bị lệch hướng.
Lựa chọn hệ thống
Thị trường ERP có hàng trăm hệ thống ERP, điều này có thể khiến việc lựa chọn hệ thống phù hợp trở nên khó khăn. Một đội ngũ tư vấn triển khai độc lập có thể hỗ trợ bạn trong quá trình lựa chọn. Việc họ độc lập đảm bảo rằng hệ thống ERP được chọn là phù hợp, bất kể nhà cung cấp, và họ có thể giúp tổ chức triển khai một giải pháp ERP đáp ứng mục tiêu của bạn.
Tăng tốc triển khai
Khi kế hoạch triển khai ERP kéo dài quá thời hạn đã đặt, bạn có nguy cơ chịu chi phí triển khai cao hơn và mất cơ hội. Một đội ngũ triển khai có kinh nghiệm có thể giúp tổ chức bạn tiết kiệm thời gian và tài nguyên triển khai nhờ các phương pháp đã được kiểm chứng. Tư vấn viên có thể tối ưu hóa quy trình triển khai để đẩy nhanh thời gian đến giá trị (time-to-value) của dự án.
Quản lý thay đổi và việc người dùng chấp nhận hệ thống ERP mới
Thành công trong triển khai ERP yêu cầu sự ủng hộ và chấp nhận từ các bên liên quan chính. Một tư vấn viên triển khai ERP có thể giúp tổ chức bạn xây dựng một kế hoạch quản lý thay đổi (change management) toàn diện, với sự chuyển đổi mượt mà từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Hơn nữa, tư vấn viên có thể huấn luyện nhân viên để sử dụng đầy đủ hệ thống trong công việc của mình bằng cách cung cấp đào tạo và hỗ trợ cần thiết.
Kết luận
Dự án triển khai ERP là một công việc lớn, và nếu thành công, nó có thể cải thiện hiệu quả vận hành và năng suất của tổ chức. Việc triển khai thành công đòi hỏi lập kế hoạch cẩn thận, thực thi đúng cách và hỗ trợ liên tục từ tất cả các bên liên quan trong tổ chức.
Hành trình lựa chọn phần mềm ERP phù hợp và triển khai ERP có thể khó khăn. A1 Consulting có thể hỗ trợ tổ chức bạn qua quá trình phức tạp này, từ việc chọn hệ thống ERP phù hợp, tới triển khai để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách.
