Hệ thống ERP đã trải qua nhiều thay đổi từ khi ra đời như là những công cụ lập kế hoạch tài nguyên vật liệu cho các nhà sản xuất. Ngày nay, phần mềm ERP đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của các tổ chức ở mọi lĩnh vực. Từ quản lý tài chính và kế toán đến quản lý hàng tồn kho và tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp, ERP giúp cải thiện hiệu suất và sự hợp tác giữa các phòng ban bằng cách kết nối các chức năng chính của doanh nghiệp, loại bỏ sự dư thừa và các công việc thủ công, đồng thời cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất để đảm bảo rằng toàn bộ doanh nghiệp hoạt động theo cùng một mục tiêu.
Dù bạn đang có kế hoạch nâng cấp hệ thống hiện tại hay đang tìm hiểu về phần mềm ERP lần đầu, 10 bước trong bài viết này sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình lựa chọn và tăng cường khả năng thành công của việc triển khai.
Tầm quan trọng của việc chọn hệ thống ERP phù hợp
Về cơ bản một hệ thống ERP là tập hợp các ứng dụng được tích hợp nhằm quản lý nhiều khía cạnh của doanh nghiệp như tài chính, kế toán, bán hàng, dịch vụ khách hàng, xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho và kho bãi, sản xuất, cung cấp dịch vụ, và nhiều chức năng kinh doanh quan trọng khác. Mặc dù việc triển khai ERP thường bắt đầu từ các lĩnh vực tài chính và kế toán nhưng doanh nghiệp có thể lựa chọn bắt đầu từ bất kỳ chức năng nào mà họ cảm thấy gặp nhiều thách thức nhất. Đặc điểm nổi bật của các hệ thống ERP là khả năng tích hợp dữ liệu từ toàn bộ tổ chức, do đó việc chọn lựa hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là rất quan trọng.
Giá trị chính của hệ thống ERP là khả năng hỗ trợ các công ty trong việc lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên, tự động hóa các quy trình thủ công tốn thời gian, và cải thiện sự hợp tác cũng như giao tiếp nội bộ. Bằng cách cung cấp một nguồn dữ liệu chính xác và duy nhất cho toàn bộ doanh nghiệp, phần mềm ERP cho phép đưa ra quyết định một cách thông minh hơn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Chọn lựa một hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là một quyết định quan trọng không thể xem nhẹ, đây là bước đi cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Quá trình này yêu cầu doanh nghiệp phải xem xét kỹ lưỡng các quy trình, dữ liệu và hoạt động kinh doanh hiện tại.
Do tính năng đa dạng của các giải pháp ERP, việc cân nhắc kỹ lưỡng là cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống không chỉ phục vụ cho nhu cầu hiện tại mà còn có khả năng mở rộng trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển. Sự tham gia của các bên liên quan từ nhiều bộ phận trong tổ chức ngay từ giai đoạn đầu là rất quan trọng để đạt được sự đồng thuận cần thiết, giúp doanh nghiệp bạn thành công trong việc triển khai hệ thống ERP.
>>> Xem thêm: Top 10 giải pháp Cloud ERP tốt nhất năm 2025
10 bước quan trọng để chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Chọn một hệ thống ERP phù hợp có thể là một quá trình tốn thời gian, vì vậy việc có một kế hoạch sẽ rất có lợi. Mặc dù không phải là hướng dẫn đầy đủ để chọn đúng hệ thống ERP cho doanh nghiệp của bạn, danh sách 10 Bước dưới đây sẽ giúp bạn khởi đầu đúng đắn. Bằng cách làm theo những Bước này và bỏ ra thời gian và due diligence cần thiết, hầu hết các tổ chức sẽ có thể chọn được hệ thống ERP phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của họ.
Bước 1: Xác định những tính năng và chức năng mà doanh nghiệp của bạn cần.
Việc xác định các tính năng và chức năng mà doanh nghiệp của bạn cần trong hệ thống ERP là rất quan trọng cho sự thành công của hành trình ERP của bạn. Nếu bạn bắt đầu từ đầu, bạn sẽ phải thực hiện một cuộc đánh giá doanh nghiệp toàn diện và phân tích nhu cầu để hiểu các quy trình kinh doanh và luồng công việc nào sẽ được chuyển giao cho ERP mới, các công việc nào sẽ vẫn độc lập và, trong số đó, những công việc nào sẽ tương tác với phần mềm ERP mới. Nếu bạn đang nâng cấp hệ thống ERP hiện có, phần lớn tính năng có thể vẫn giống nhau, nhưng một cuộc đánh giá kỹ lưỡng là cần thiết để nắm bắt cách mà yêu cầu kinh doanh đã thay đổi kể từ khi hệ thống ban đầu được triển khai.
Trong trường hợp cả hai, phân tích nhu cầu nên bao gồm các mục tiêu cụ thể — bao gồm một định nghĩa rõ ràng về việc thành công trông như thế nào đối với tổ chức của bạn. Vấn đề nào mà công ty đang cố gắng giải quyết? Mục tiêu nào mà hệ thống sẽ giúp đạt được? Success sẽ được đo lường như thế nào? Thường thì việc có sự hỗ trợ bên ngoài sẽ hữu ích khi tiến hành các đánh giá này. Đối với nhiều sản phẩm ERP phổ biến, có các chuyên gia tư vấn, các nhà tích hợp hệ thống và các nhà phân phối giá trị gia tăng (VAR) có kinh nghiệm phong phú với những loại đánh giá này. Khi phân tích hoàn tất, hãy ngồi lại với các nhà cung cấp tiềm năng để xem xét các phát hiện. Bởi vì nhiều nhà cung cấp chuyên về các ngành nghề cụ thể, nhiều nhà cung cấp sẽ không được chọn trong vòng đầu tiên.
Hầu hết các doanh nghiệp, bất kể ngành nghề họ hoạt động hay sản phẩm và dịch vụ họ cung cấp, sẽ sử dụng một bộ tính năng ERP cơ bản được cung cấp bởi các thành phần khác nhau gọi là các mô-đun. Mỗi mô-đun tự nó bao gồm một tập hợp các khả năng có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh và có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các trường hợp sử dụng cụ thể của doanh nghiệp. Luôn có các mô-đun ERP cho tài chính và kế toán, và hầu hết các nhà cung cấp ERP cũng cung cấp các mô-đun cho các chức năng như mua sắm, sản xuất, quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý dự án (cho các dịch vụ chuyên nghiệp), quản lý quan hệ khách hàng và quản lý nguồn nhân lực (HR). Một số nhà cung cấp còn cung cấp các mô-đun khác, chẳng hạn như thương mại điện tử và tự động hóa tiếp thị. Phân tích nhu cầu sẽ xác định các mô-đun cần cho việc triển khai ban đầu của tổ chức bạn. Khi nhu cầu thay đổi và doanh nghiệp phát triển, các mô-đun khác có thể được thêm vào.
Bước 2: Đảm bảo có sự ủng hộ từ ban lãnh đạo và đội ngũ.
Bởi vì một triển khai ERP có thể ảnh hưởng đến mọi ngóc ngách của tổ chức, việc có được sự đồng thuận và lãnh đạo từ ban lãnh đạo là rất quan trọng cho sự thành công của nó. Hãy sử dụng công tác xem xét yêu cầu kinh doanh của bạn để giành được sự ủng hộ từ các giám đốc điều hành bằng cách cho họ thấy giá trị tiềm năng của hệ thống ERP. Nên bầu chọn một người tài trợ từ cấp cao sẽ làm người champion cho dự án. Giám đốc điều hành, giám đốc vận hành và giám đốc tài chính đều là những lựa chọn tốt.
Bởi vì việc thay đổi tổ chức là khó khăn và triển khai ERP phần nào là một bài tập về quản lý thay đổi, vai trò chính của người tài trợ là khiến mọi người ủng hộ dự án. Họ chịu trách nhiệm cho việc làm cho việc triển khai ERP thành công bằng cách làm người phát ngôn chính của dự án, quảng bá lợi ích của nó cho mọi phần của tổ chức. Họ cũng có thể giúp loại bỏ các trở ngại, đơn giản hóa việc ra quyết định và, khi cần thiết, đưa ra các quyết định khó khăn về sự cân bằng giữa các ưu tiên cạnh tranh.
Bước 3: Viết một yêu cầu đề xuất chính thức (RFP).
Trong một dự án mà rất quan trọng đối với tổ chức như ERP, việc dành thời gian để tạo ra các tài liệu chính thức là rất quan trọng. Quá trình viết các RFP chính thức buộc bạn phải suy nghĩ tường tận về điều mà bạn đang tìm kiếm trong hệ thống ERP ở một mức độ sâu hơn so với bình thường, để bạn có thể truyền đạt một cách rõ ràng và ngắn gọn trong văn bản. Các RFP chính thức cũng giúp các nhà cung cấp hiểu rõ phạm vi dự án và tạo ra một sân chơi bình đẳng cho các phản hồi từ nhà cung cấp.
Bước 4: Xem xét hệ thống ERP có tích hợp với các phần mềm khác bạn đang sử dụng hay không.
Nếu bạn định tiếp tục sử dụng các ứng dụng hiện có cho một số quy trình kinh doanh nhất định, bạn sẽ muốn chọn một giải pháp ERP dễ dàng tích hợp với các ứng dụng đó. Nhiều hệ thống ERP phổ biến đi kèm với các tích hợp đã được chứng nhận với các ứng dụng kinh doanh phổ biến khác, chẳng hạn như cửa hàng thương mại điện tử, hệ thống điểm bán hàng (POS), các thị trường trực tuyến, quản lý nhà cung cấp, quản lý dự án và hệ sinh thái nhà cung cấp và đối tác bên thứ ba. Những tích hợp sẵn này đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh cốt lõi có thể giữ nguyên nếu cần thiết. Tích hợp các ứng dụng vào giải pháp ERP cũng có thể loại bỏ sự cần thiết phải nhập lại dữ liệu một cách thủ công từ một hệ thống sang hệ thống khác.
Hãy tìm kiếm các hệ thống ERP sử dụng các giao diện tiêu chuẩn trong ngành, chẳng hạn như API REST và SOAP, để bạn có thể kết nối nhanh chóng và dễ dàng bất kỳ ứng dụng nào với ERP mới. Các kết nối tiêu chuẩn trong ngành rất an toàn và dễ hiểu với các nhà phát triển, vì vậy việc sử dụng chúng sẽ giúp tăng tốc quá trình triển khai một hệ thống mới.
Cũng quan trọng là tìm kiếm một hệ thống ERP hỗ trợ nhập và xuất tệp CSV. Hỗ trợ cho API SQL dựa trên ODBC của Microsoft và các API SQL JDBC sẽ đảm bảo rằng ERP mới giao tiếp một cách tự nhiên với các cơ sở dữ liệu SQL.
Bước 5: Xem xét sự phù hợp về chức năng của hệ thống ERP trong tổ chức của bạn.
Sự phù hợp về chức năng có thể được định nghĩa một cách lỏng lẻo là khả năng của hệ thống ERP trong việc giải quyết các vấn đề kinh doanh. Điều cốt yếu là phải đảm bảo rằng giải pháp ERP được chọn là thích hợp về chức năng cho tổ chức của bạn, vì vậy bạn cần phải hiểu cách ERP sẽ làm việc với các quy trình kinh doanh hiện có. Mặc dù rất quan trọng để khớp ERP với các quy trình kinh doanh hiện tại để đáp ứng nhu cầu hiện tại, bạn cũng nên nghĩ về tương lai. Bằng cách phác thảo các kịch bản kinh doanh tương lai, chẳng hạn như việc công ty mở rộng ra quốc tế, bạn có thể hiểu liệu giải pháp ERP đang xem xét có phù hợp về chức năng trong cả ngắn hạn và dài hạn hay không.
Cũng cần xác định liệu một hệ thống ERP cứng nhắc sẽ đủ hay một hệ thống có thể cấu hình linh hoạt hơn là cần thiết. Các hệ thống cứng nhắc có nhiều quy trình định nghĩa trước mà tổ chức của bạn phải thích nghi, trong khi một hệ thống có thể cấu hình linh hoạt hơn sẽ thích nghi với cách hoạt động của doanh nghiệp bạn.
Xác định sự phù hợp về chức năng yêu cầu sự tham gia từ tất cả các bên liên quan trong tổ chức. Mọi người sẽ bị ảnh hưởng bởi hệ thống ERP mới đều cần được tham khảo ý kiến để đảm bảo rằng giải pháp sẽ đáp ứng nhiều nhu cầu với ít tùy chỉnh nhất có thể. Hãy xem xung quanh để tìm hiểu những gì các đối thủ cạnh tranh đang sử dụng. Một số giải pháp ERP được tối ưu hóa để hoạt động tốt nhất trong một ngành nghề cụ thể. Việc tìm ra hệ thống nào phù hợp sẽ giúp bạn thu hẹp quy trình lựa chọn bằng cách lập danh sách ngắn cho một vài nhà cung cấp tiềm năng.
Mặc dù không phải là danh sách đầy đủ, việc trả lời những câu hỏi sau đây có thể giúp bạn tìm ra những gì cần để xác định sự phù hợp về chức năng:
- Chỗ nào trong các hệ thống hiện tại của chúng tôi đang gặp vấn đề?
- Các hệ thống hiện tại của chúng tôi làm tốt điều gì?
- Có bao nhiêu và loại quy trình thủ công nào có thể được tự động hóa với một hệ thống ERP mới?
- Chúng tôi cần cải thiện báo cáo và khả năng giám sát ở đâu?
- Những hệ thống trong nhà khác và đối tác nào sẽ cần được tích hợp với ERP mới?
Các câu trả lời cho các câu hỏi này nên tạo ra một danh sách chi tiết các yêu cầu mà hệ thống ERP mới phải đáp ứng để có hiệu quả. Bởi vì sự phù hợp về chức năng là rất quan trọng cho một việc triển khai ERP thành công, các công ty không nên bắt đầu đánh giá ERP cho đến khi những câu hỏi này được trả lời.
Bước 6: Đánh giá uy tín của các nhà cung cấp ERP tiềm năng của bạn.
Luôn luôn quan trọng để cảm thấy tự tin rằng một đối tác kinh doanh tiềm năng cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ xuất sắc với dịch vụ hỗ trợ vững chắc. May mắn thay, việc xác định xem danh tiếng của một nhà cung cấp có phù hợp với hype của nó hay không không khó, mặc dù có thể mất thời gian. Bắt đầu bằng cách xem xét cấp độ kinh nghiệm của nhà cung cấp trong ngành của bạn. Họ có một cách tiếp cận theo ngành nghề, với các nhóm có chuyên môn sâu trong ngành của bạn hoặc các đối tác thực hiện với chuyên môn cần thiết không?
Gartner, Forrester và nhiều nhà phân tích ngành khác công bố các bảng xếp hạng và nghiên cứu thị trường hàng năm hoặc nửa năm về các nhà cung cấp ERP. Những báo cáo này cung cấp một cái nhìn tốt về các điểm mạnh và yếu của một nhà cung cấp. Tương tự, báo chí thương mại công nghệ là nơi tốt để tìm thông tin cập nhật về một nhà cung cấp. Nếu công ty đó là công ty đại chúng, hãy tìm các báo cáo phân tích về hiệu suất tài chính của nó, cùng với các bài viết trong báo chí tài chính về triển vọng ngắn hạn và dài hạn của nó.
Để có các đánh giá cập nhật, hãy xem các trang web đánh giá phần mềm doanh nghiệp như G2, Capterra, Gartner Peer Insights và Software Advice. Tất cả những trang web đánh giá này cung cấp xếp hạng và ý kiến của khách hàng. Bạn cũng có thể tận dụng các nhóm người dùng trên LinkedIn để đặt câu hỏi về nhà cung cấp.
Một khi bạn đã thu hẹp danh sách các ứng viên ERP xuống còn hai hoặc ba, một nơi tuyệt vời để có thông tin không thiên lệch là tại một cuộc họp người dùng của nhà cung cấp (nếu bạn được phép tham dự). Ở đó, bạn có khả năng gặp những khách hàng giàu kinh nghiệm với sản phẩm của nhà cung cấp và thường sẵn sàng thảo luận trong suốt các thông báo sản phẩm mới và các phiên hướng dẫn. Tương tự, đây cũng là thời điểm tốt để hỏi về dịch vụ hỗ trợ. Bạn có được các nhóm chuyên trách và quản lý tài khoản không? Thời gian trung bình và trình độ kinh nghiệm của nhân viên hỗ trợ là gì? Nhà cung cấp có thể cung cấp các khách hàng tham khảo không?
Trang web của nhà cung cấp cũng có thể là một chỉ số tốt về cách mà công ty hoạt động và những gì nó coi trọng. Nó có nhiều nghiên cứu điển hình về khách hàng trong ngành của bạn không? Nó đã đầu tư vào các trang tài nguyên giải quyết những vấn đề phổ biến và cho phép bạn tự tìm câu trả lời cho các câu hỏi không? Nếu có, loại nội dung này là một chỉ báo tốt rằng nhà cung cấp sẽ coi trọng sự thành công của bạn. Nhưng hãy cẩn thận rằng, đặc biệt khi nói đến các nhà cung cấp công nghệ, một trải nghiệm trang web kém có thể đơn giản chỉ có nghĩa là tổ chức không đặt marketing lên hàng đầu như, ví dụ, việc phát triển sản phẩm.
Cuối cùng, hãy Google các nhà cung cấp trong danh sách ngắn của bạn. Tìm thông tin về danh tiếng, khiếu nại, các vấn đề xấu và các vấn đề tương tự.
Bước 7: Xem xét chi phí phần mềm và triển khai
Chi phí phần mềm ERP khác nhau rất nhiều theo nhà cung cấp, số lượng mô-đun cần thiết, hệ thống có dựa trên đám mây hay chạy trên cơ sở vật lý, liệu một bên thứ ba có triển khai nó hay không, cùng với số lượng và loại giấy phép người dùng.
Quan trọng là, không phải tất cả người dùng đều cần giấy phép đầy đủ. Các nhà cung cấp ERP cung cấp giá khác nhau dựa trên các tính năng mà mỗi người dùng cần truy cập, vì vậy cần tinh chỉnh quyền truy cập dựa trên dữ liệu và tính năng cần thiết cho từng vai trò của nhân viên — ngay cả đối với những người tham gia cấp C-suite. Ví dụ, phí cho ai đó chỉ cần nhập chi phí của họ hoặc theo dõi thời gian của họ sẽ thấp hơn phí cho người phụ trách thanh toán hóa đơn.
Tùy thuộc vào cách triển khai hệ thống ERP, có thể có các chi phí lớn ở giai đoạn đầu, bao gồm phí cấp phép, bảo trì hàng năm, phần cứng máy tính (đối với các cài đặt trên-premises), chi phí chuyển đổi và chuẩn bị dữ liệu, lập trình tùy chỉnh, thử nghiệm, đào tạo và hỗ trợ triển khai từ nhà cung cấp và/hoặc các chuyên gia tư vấn. Để đánh giá các chi phí tiếp tục, hãy xem xét số lượng người dùng/đăng ký cần thiết, hỗ trợ liên tục, các bổ sung và tùy chỉnh trong tương lai dự kiến, cùng với số quốc gia mà bạn làm việc.
Chi phí cao hơn không nhất thiết tương đương với một hệ thống tốt hơn. Nếu, chẳng hạn, một sản phẩm ERP đắt hơn có các tính năng mà bạn không cần hoặc sẽ không sử dụng, giá trị của chức năng bổ sung đó sẽ thấp. Đây là một lý do nữa mà việc thực hiện một phân tích nhu cầu kỹ lưỡng ở giai đoạn đầu của hành trình ERP là vô cùng quan trọng.
Để đạt được bức tranh chính xác về lợi tức đầu tư (ROI) cho một hệ thống ERP cho tổ chức của bạn, tốt nhất nên xem xét thời gian hoàn vốn trong khoảng thời gian từ năm đến bảy năm.
Bước 8: Làm sạch dữ liệu của bạn.
Một trong những thách thức lớn nhất của việc triển khai ERP là xác định dữ liệu nào mà hệ thống mới sẽ yêu cầu. Việc di chuyển toàn bộ dữ liệu lịch sử của tổ chức của bạn, ví dụ, thường không cần thiết trong hầu hết các tình huống. Nếu không có lý do thuyết phục để bao gồm các tập dữ liệu nhất định, thì đừng làm vậy. Để tránh di chuyển quá nhiều dữ liệu, nhiều tổ chức có một ngày cắt đứt, nơi dữ liệu tạo ra trước thời điểm đó sẽ tự động được loại trừ khỏi việc di chuyển.
Việc di chuyển dữ liệu sạch là rất quan trọng. Bởi vì khách hàng tương tác với nhiều phòng ban khác nhau trong tổ chức, các phiên bản trùng lặp của cùng một dữ liệu là điều thường thấy. Hơn nữa, dữ liệu thường được lưu trữ ở các định dạng khác nhau — ví dụ, định dạng của số đơn đặt hàng, ngày tháng, tên và địa chỉ có thể là duy nhất đối với mỗi phòng ban và ứng dụng mà nó sử dụng. Một số thông tin sẽ không chính xác, và thông tin khách hàng cũ sẽ có khả năng xuất hiện.
Một việc di chuyển dữ liệu sạch sẽ yêu cầu phân tích sâu để xác định tất cả dữ liệu của tổ chức bạn, phân loại nó và hiểu các định dạng mà nó đang sử dụng. Mục tiêu là xác định và loại bỏ càng nhiều dữ liệu dư thừa càng tốt, trong khi biến đổi dữ liệu còn lại để di chuyển vào định dạng của hệ thống ERP mới.
Vì sự phức tạp của nhiệm vụ này, nhiều tổ chức tạo ra một nhóm di chuyển dữ liệu có thể xác định dữ liệu nào cần được chuyển, cách thức di chuyển và các định dạng và mẫu cần thiết. Việc xử lý dữ liệu không được di chuyển cũng nên được giải quyết. Nhóm này nên bao gồm các thành viên từ khắp tổ chức những người hiểu cách mà dữ liệu được tiêu thụ và tạo ra trong các đơn vị kinh doanh của họ.
Do sự phức tạp của quyền riêng tư dữ liệu ngày nay, cũng là một ý tưởng tốt để bao gồm trong nhóm một người có trách nhiệm chung về tuân thủ quy định — tốt nhất là người có thẩm quyền ra quyết định.
Bước 9: Lập kế hoạch cho quy trình triển khai.
Phần mềm ERP cung cấp một tập hợp các tính năng rộng lớn ảnh hưởng đến nhiều phần khác nhau của doanh nghiệp bạn, vì vậy rất quan trọng để suy nghĩ kỹ lưỡng về quy trình triển khai. Mỗi sản phẩm của nhà cung cấp là duy nhất; một số rất có thể tùy chỉnh và sẽ thích nghi với các quy trình kinh doanh hiện có, trong khi những sản phẩm khác yêu cầu người dùng thay đổi cách họ làm việc để sử dụng hệ thống mới. Việc xác định sớm các cản trở rõ ràng sẽ giúp bạn tránh những bất ngờ không mong muốn vào ngày đầu tiên và đảm bảo rằng hệ thống mới sẽ được áp dụng trên toàn tổ chức nhanh chóng nhất có thể.
Bắt đầu bằng cách tìm câu trả lời cho những câu hỏi có thể biết được sớm trong quy trình quyết định: Nhân viên có cần được đào tạo lại để sử dụng hệ thống mới không? Ai sẽ dẫn dắt nhóm triển khai? Chúng tôi sẽ xử lý quản lý thay đổi như thế nào? Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của sản phẩm và kích thước công ty, việc triển khai có thể mất từ vài tháng đến hơn một năm. Với sự quản lý dự án tốt, việc bỏ lỡ các mốc quan trọng trong quá trình triển khai trở nên ít có khả năng xảy ra hơn.
Một lịch trình dự án chi tiết giúp làm cho việc triển khai ERP được suôn sẻ hơn. Hầu hết các kế hoạch triển khai ERP bao gồm sáu giai đoạn, bắt đầu với việc tìm hiểu và lập kế hoạch. Sau khi chọn được một hệ thống ERP, các bước tiếp theo là:
- Thiết kế: Phân tích các quy trình làm việc hiện tại, thực hiện các tùy chỉnh cần thiết và xác định cách di chuyển dữ liệu.
- Cấu hình: Phần mềm được thiết lập, tài liệu đào tạo được chuẩn bị và việc nhập dữ liệu bắt đầu.
- Thử nghiệm từng bước: Điều này bao gồm việc điều chỉnh lại hệ thống.
- Triển khai: Hệ thống ERP chính thức hoạt động.
- Hỗ trợ liên tục: Điều này đảm bảo rằng người dùng có tất cả những gì họ cần để tận dụng tối đa hệ thống và một nơi để quay lại nhằm giải quyết bất kỳ thách thức nào phát sinh.
Việc thiết lập các kỳ vọng thực tế là một bước quan trọng trong sự thành công của việc triển khai ERP. Việc hứa hẹn quá mức và giao hàng không đủ về mọi thứ như thời gian dự án, phạm vi và chi phí có thể tạo ra sự nghi ngờ và phản đối không cần thiết từ phía các bên liên quan và hội đồng quản trị.
Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là liệu hệ thống ERP của bạn sẽ được triển khai trên-premises hay trên nền tảng đám mây. Các giải pháp ERP dựa trên đám mây có thể hiệu quả về chi phí hơn vì chúng không yêu cầu mức đầu tư ban đầu cao như một hệ thống nội bộ. Hầu hết các công ty ngày nay đang áp dụng các giải pháp dựa trên đám mây.
Bước 10: Đánh giá về dịch vụ hỗ trợ
Việc ước lượng mức độ hỗ trợ sau triển khai mà bạn sẽ cần phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Chúng có thể bao gồm, ví dụ, số lượng múi giờ mà doanh nghiệp hoạt động trong, liệu có các quản trị viên IT nội bộ đủ chứng nhận để quản lý hệ thống ERP mới hay không và liệu nó có cần nhiều tùy chỉnh hay không.
Đối với các triển khai ERP trên-premises, một yếu tố chính luôn là mức độ sẵn có của hệ thống mà tổ chức của bạn yêu cầu. Để hiểu điều này, các công ty sẽ phải ước tính các chi phí tiềm năng cho doanh nghiệp về mất năng suất, doanh thu và tác động đến danh tiếng nếu các hệ thống ERP gặp sự cố, ngay cả chỉ trong vài giờ. Câu trả lời đã giúp xác định mức độ hỗ trợ mà tổ chức cần. Tuy nhiên, với phần mềm ERP dựa trên đám mây, thời gian hoạt động không còn là một yếu tố trong các phép toán chi phí hỗ trợ, vì các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường đảm bảo với tất cả các khách hàng cùng một mức độ sẵn có rất cao.
Nhiều nhà cung cấp cung cấp các gói hỗ trợ tùy chỉnh với các mức độ hỗ trợ khác nhau, chẳng hạn như bạc, vàng và kim cương. Với gói hỗ trợ cơ bản, khách hàng thường có quyền truy cập vào một trung tâm tri thức với các nguồn lực hỗ trợ, chẳng hạn như blog, bài viết, hướng dẫn, ebook và video hướng dẫn. Các gói hỗ trợ cao cấp thường bổ sung quyền truy cập ưu tiên vào các kỹ thuật viên trực tiếp và hỗ trợ qua điện thoại trong giờ làm việc. Ở mức độ giữa này, hỗ trợ 24x7 thường chỉ được dành cho các vấn đề quan trọng.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tiên tiến thường chủ yếu là chủ động và được thiết kế để giữ cho hệ thống ERP của bạn hoạt động ở mức hiệu suất tối ưu.
Các tính năng ERP mà hầu hết các doanh nghiệp sử dụng
Trong khi hầu hết các giải pháp ERP chứa nhiều mô-đun cung cấp cho doanh nghiệp phần mềm linh hoạt, mở rộng để vận hành các hoạt động của họ, các tính năng chính có trong hầu hết các triển khai ERP bao gồm:
- Tài chính và kế toán để theo dõi tài khoản phải trả, tài khoản phải thu và quản lý sổ cái chung. Mô-đun này cũng tạo ra các báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo dòng tiền, cũng như các hóa đơn tự động, biên nhận thanh toán và khai báo thuế.
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để theo dõi hoạt động của khách hàng, quản lý các khách hàng tiềm năng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng.
- Quản lý nguồn nhân lực để hợp nhất và quản lý thông tin nhân viên, đồng thời cung cấp dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên.
- Quản lý đơn hàng để theo dõi các đơn đặt hàng từ thời điểm đặt đến khi hoàn thiện.
- Quản lý hàng tồn kho để theo dõi hàng tồn kho theo SKU.
- Quản lý sản xuất để lập kế hoạch và quản lý quy trình sản xuất và chuỗi cung ứng.
- Mua sắm, để tìm nguồn hàng hóa và dịch vụ.
Các doanh nghiệp dịch vụ thường bao gồm một mô-đun tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp để theo dõi dự án, quản lý chi phí và hợp tác nhóm.
Hậu quả của việc chọn sai hệ thống ERP
Khi một doanh nghiệp lựa chọn không đúng hệ thống ERP, khả năng đạt được hiệu quả trong quy trình kinh doanh mà họ mong muốn sẽ bị giảm sút. Thậm chí, một hệ thống ERP không phù hợp có thể gây ra những vấn đề trong hoạt động, khi người dùng cố gắng điều chỉnh các quy trình làm việc hiện tại vào một hệ thống không được thiết kế để hỗ trợ chúng. Hậu quả của việc chọn sai ERP là rất nhiều công sức bị lãng phí - một nỗ lực lớn nhằm cải thiện doanh nghiệp nhưng cuối cùng không mang lại kết quả như mong đợi.
Vậy, điều gì tạo nên một hệ thống ERP không hiệu quả? Đơn giản, đó là một triển khai ERP không giúp cho các quy trình kinh doanh trở nên trôi chảy hơn, nhanh hơn và có sự tự động hóa ở những điểm quan trọng. Kết quả này thường xảy ra khi phần mềm không hoạt động như nhà cung cấp đã hứa hoặc khi các tính năng được hứa hẹn không thực sự phù hợp với các yêu cầu về mục tiêu kinh doanh của bạn.
Chính vì vậy, tất cả 10 Bước được trình bày trong bài viết này được thiết kế để hỗ trợ bạn xác định các mục tiêu kinh doanh rõ ràng cho việc triển khai ERP của mình, diễn đạt những mục tiêu đó một cách chi tiết và cụ thể, và xác định thành công sẽ như thế nào cũng như cách bạn sẽ đo lường nó. Với những thông tin này, các doanh nghiệp sẽ có thể lựa chọn ERP một cách thông minh - tức là tìm ra hệ thống ERP mà các tính năng và chức năng của nó phù hợp nhất với yêu cầu của các mục tiêu kinh doanh của họ.
Chọn hệ thống ERP đúng, chọn Oracle NetSuite
Hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) của Oracle NetSuite là một giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp mong muốn nâng cao hiệu suất hiện tại và phát triển bền vững trong tương lai. Được thiết kế hoàn toàn trên nền tảng đám mây, Oracle NetSuite mang lại cho các công ty sự linh hoạt và khả năng mở rộng cần thiết để thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh, đồng thời hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp. Với dữ liệu theo thời gian thực và bảng điều khiển dựa trên vai trò, Oracle NetSuite giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn ở mọi cấp độ trong tổ chức.
>>> Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp trên cloud cùng Oracle NetSuite
Tất cả những yếu tố này góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp bằng cách giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu suất, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tận dụng các cơ hội mới.
Việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho tổ chức của bạn có thể là một thách thức lớn, vì ERP ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác nhau trong doanh nghiệp. Những công ty biết cách lựa chọn đúng sẽ được hưởng lợi từ một hệ thống đáp ứng nhu cầu hiện tại và hỗ trợ sự phát triển của tổ chức với ít trở ngại hơn. Bằng cách thực hiện 10 bước được trình bày trong bài viết này, các công ty không chỉ có thể chọn được ERP phù hợp; trong quá trình này, họ cũng sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về cách thức hoạt động thực sự của tổ chức. Họ có thể phát hiện ra những sự thật khó chịu nhưng cũng có thể thu được những hiểu biết quý giá cần thiết để thực hiện những thay đổi giúp họ phát triển và thành công.
Để nhận được sự tư vấn từ các chuyên gia về việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ các chuyên gia của A1 Consulting ngày hôm nay.
