Ngày nay, nhiều trường học và trung tâm đào tạo ở Việt Nam đang dần quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ để quản lý tốt hơn. Việc này không chỉ giúp giảm bớt công việc giấy tờ mà còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao chất lượng giảng dạy.
Odoo là một giải pháp quản lý linh hoạt, có thể dùng cho nhiều loại hình giáo dục khác nhau: từ mầm non, tiểu học, trung học, giáo dục K-12 đến đại học và cả các mô hình đào tạo ngắn hạn như boot camps. Phần mềm này giúp quản lý học viên, lớp học, giáo viên, học phí, nhân sự, tài chính – tất cả trong một hệ thống.
Bài viết này sẽ giới thiệu các tính năng nổi bật của Odoo cho giáo dục và chia sẻ một câu chuyện thực tế từ đơn vị đã triển khai thành công.
Các thách thức phổ biến trong quản lý trường học
Trong quá trình số hóa hoạt động giáo dục, các trường học, trung tâm đào tạo và hệ thống giáo dục liên cấp thường vấp phải những khó khăn mang tính hệ thống. Dưới đây là năm vấn đề phổ biến nhất:
Dữ liệu bị phân mảnh, khó đồng bộ
Phần lớn các trường học hiện nay sử dụng nhiều công cụ khác nhau để xử lý dữ liệu:
- Quản lý học sinhbằng Google Sheets hoặc phần mềm CRM rời rạc.
- Lịch học và lớp học được sắp xếp bằng Excel.
- Tài liệu học tập lưu trên Drive hoặc email.
- Hóa đơn học phí phát hành qua phần mềm kế toán riêng.
- Hồ sơ giáo viên và nhân sự lưu rải rác giữa bộ phận tuyển dụng, phòng nhân sự, kế toán.
Sự phân mảnh này khiến việc tổng hợp dữ liệu toàn trường trở nên mất thời gian, thiếu nhất quán và dễ xảy ra lỗi. Các báo cáo chiến lược hoặc thống kê theo thời gian thực gần như không khả thi.
Khó kiểm soát tiến độ học tập và kết quả học viên
Đối với các trường có số lượng học viên lớn và chương trình đào tạo đa dạng, việc giám sát tiến độ học tập của từng học viên, đánh giá kết quả học tập và phản hồi kịp thời trở thành một gánh nặng.
Ví dụ: một học viên có thể đang tham gia 4 lớp học khác nhau, nhưng không có hệ thống nào giúp giáo viên chủ nhiệm nắm được toàn cảnh việc học của học viên đó, liệu học viên có đang theo kịp bài, có nộp bài đầy đủ, có gặp khó khăn gì không?
Giao tiếp giữa trường – học viên – phụ huynh thiếu đồng bộ
Thông báo từ trường thường gửi rải rác qua nhiều kênh: email, Zalo, bản in, nhóm Facebook... Dẫn đến việc phụ huynh bỏ lỡ thông tin quan trọng như:
- Thay đổi lịch học
- Kết quả học tập
- Thông báo học phí
- Lịch họp phụ huynh
Việc này gây ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của học viên và uy tín của nhà trường.
Quản lý nghỉ phép, lương, nhân sự theo cách thủ công
Trong nhiều trường học, giáo viên xin nghỉ phải gửi giấy tay hoặc email riêng lẻ. Bộ phận HR và kế toán phải tổng hợp thủ công để tính lương hoặc điều phối giảng dạy thay thế. Điều này làm quy trình xử lý chậm trễ, không minh bạch, và dễ xảy ra nhầm lẫn.
Đặc biệt, với các trường sử dụng giáo viên cộng tác viên, dạy theo tiết, việc tính công, tính ương lại càng phức tạp.
Quản lý học phí rời rạc, không minh bạch
Việc theo dõi học phí theo từng học viên, từng lớp, từng kỳ học là một trong những nghiệp vụ gây nhiều khó khăn:
- Không biết ai đã đóng, ai chưa
- Không tự động nhắc học viên đến hạn
- Không ghi nhận học bổng, chiết khấu đầy đủ
- Không có báo cáo công nợ tức thời
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và hoạt động vận hành của nhà trường.
Cách Odoo giải quyết các thách thức trong quản lý trường học
Hợp nhất toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất
Thay vì sử dụng nhiều hệ thống khác nhau, Odoo tích hợp tất cả vào một nền tảng duy nhất. Toàn bộ thông tin – từ học viên, lớp học, giảng viên, tài chính, tài liệu, nhân sự – được liên kết chặt chẽ với nhau. Điều này giúp:
- Truy xuất thông tin nhanh chóng theo từng đối tượng (học viên, lớp học, giáo viên…)
- Phân quyền rõ ràng cho từng bộ phận (quản lý, giáo vụ, kế toán…)
- Tự động hóa báo cáo theo thời gian thực
Ví dụ: Khi một học viên mới đăng ký học, hệ thống sẽ tự tạo hồ sơ học viên, liên kết với lớp học, lập hóa đơn học phí, và cập nhật thông tin cho bộ phận tài vụ mà không cần thao tác lặp lại.
Theo dõi chi tiết tiến độ và kết quả học tập
Với phân hệ eLearning, Odoo cho phép xây dựng chương trình học theo khóa, lớp hoặc mô-đun. Học viên có thể:
- Xem các bài học được giao
- Làm bài kiểm tra trực tuyến
- Theo dõi tiến độ học tập và điểm số
Giáo viên và ban điều hành có thể xem báo cáo tổng hợp theo từng lớp, từng học viên hoặc từng giảng viên để nắm bắt chất lượng đào tạo.
Kết nối nhà trường – học viên – phụ huynh một cách liền mạch
Odoo cung cấp các kênh giao tiếp nội bộ tích hợp ngay trong hệ thống:
- Gửi thông báo học phí, lịch học, kết quả học tập tự động
- Phụ huynh có thể đặt lịch hẹn gặp giáo viên cố vấn qua module Appointments
- Nhắc lịch họp, nộp học phí qua email hoặc SMS
Tất cả tương tác được lưu lại trên hệ thống, giúp truy xuất dễ dàng và tránh thất lạc thông tin.
Tự động hóa quy trình nhân sự và nghỉ phép
Thông qua các phân hệ như Time Off, Payroll, và HR, nhà trường có thể:
- Cho phép giáo viên xin nghỉ online theo mẫu
- Cấu hình phê duyệt nghỉ theo quy trình (trưởng bộ môn → HR → BGH)
- Ghi nhận nghỉ phép, giờ công và tính lương tự động theo chính sách của trường
- Theo dõi hồ sơ nhân sự đầy đủ (thâm niên, bằng cấp, năng lực, đánh giá hiệu suất…)
Tất cả dữ liệu nhân sự được số hóa, giúp phòng nhân sự và kế toán giảm khối lượng công việc thủ công.
Chuẩn hóa quy trình học phí và quản lý tài chính
Phân hệ Accounting của Odoo cho phép nhà trường thiết lập:
- Học phí theo kỳ, theo lớp hoặc cá nhân
- Các chính sách ưu đãi: học bổng, chiết khấu, thanh toán sớm
- Lập và gửi hóa đơn tự động
- Theo dõi công nợ, nhắc nợ tự động, chặn đăng ký nếu học phí chưa thanh toán (tùy chỉnh)
Bộ phận kế toán cũng có thể:
- Theo dõi ngân sách từng phòng ban
- Xuất báo cáo thu – chi, dòng tiền, công nợ bất kỳ lúc nào
- Phục vụ kiểm toán nội bộ dễ dàng
>>> Xem thêm: Giải pháp ERP cho ngành giáo dục
Các phân hệ Odoo cốt lõi dành cho quản lý trường học
Để vận hành hiệu quả một cơ sở giáo dục hiện đại, việc áp dụng các công cụ số hóa không chỉ giúp tối ưu công việc hành chính mà còn nâng cao chất lượng học tập và trải nghiệm người học. Bộ phân hệ dưới đây từ Odoo ERP giúp các trường học, trung tâm đào tạo và tổ chức giáo dục giải quyết các bài toán phổ biến nhất trong quản lý.
eLearning – Nền tảng học trực tuyến tích hợp
Phân hệ eLearning của Odoo được thiết kế như một hệ thống quản lý học tập (LMS) linh hoạt, giúp trường học triển khai đào tạo trực tuyến một cách chuyên nghiệp mà không cần nền tảng bên thứ ba.
Tính năng nổi bật:
- Tạo khóa học đa định dạng: Cho phép giảng viên xây dựng nội dung khóa học từ video, slide, PDF, bài trắc nghiệm, bài tập tự luận.
- Theo dõi tiến độ học viên: Mỗi học viên có bảng điều khiển riêng để theo dõi khóa học đã đăng ký, mức độ hoàn thành, bài kiểm tra đã làm.
- Cấp chứng chỉ tự động: Khi học viên hoàn thành đủ điều kiện, hệ thống sẽ tự động gửi chứng chỉ (tùy chỉnh theo mẫu).
- Tương tác 2 chiều: Cho phép học viên để lại đánh giá, phản hồi hoặc trao đổi trong diễn đàn khóa học.
- Bán khóa học: Kết nối với website để hiển thị và bán các khóa học online; hỗ trợ thanh toán online và quy trình xác nhận tự động.
Inventory & Purchase – Quản lý đồng phục, giáo cụ và thiết bị học đường
Đối với các trường học và trung tâm đào tạo, việc quản lý vật tư từ đồng phục, giáo cụ đến thiết bị điện tử như máy chiếu, laptop – là một phần không thể thiếu trong hoạt động thường ngày. Bộ đôi phân hệ Inventory (Kho vận) và Purchase (Mua hàng) của Odoo cung cấp nền tảng mạnh mẽ để số hóa và tối ưu toàn bộ quy trình này.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý đồng phục học sinh và giáo cụ theo mã sản phẩm: Cho phép phân loại đồng phục theo kích cỡ, giới tính, cấp lớp; quản lý giáo cụ theo loại (bảng, bút, mô hình học tập…) và số lượng tồn kho thực tế.
- Ghi nhận cấp phát và điều chuyển: Theo dõi quá trình cấp phát đồng phục cho học sinh, điều chuyển thiết bị giữa các phòng học, phòng chức năng – đảm bảo minh bạch và không thất thoát.
- Theo dõi tình trạng tài sản: Quản lý vòng đời thiết bị dạy học như máy chiếu, TV, bảng điện tử – bao gồm thời gian mua, tình trạng sử dụng, lịch bảo trì hoặc thay thế.
- Tự động hóa quy trình mua sắm: Khi số lượng tồn kho thấp hơn định mức, hệ thống có thể tự động tạo đề xuất mua hàng và gửi đến bộ phận phụ trách để duyệt.
- Tích hợp với kế toán và ngân sách: Mọi hoạt động nhập – xuất – mua sắm được đồng bộ với phân hệ Accounting, giúp theo dõi chi phí vật tư theo từng phòng ban hoặc dự án giáo dục.
Time Off – Quản lý nghỉ phép giáo viên & nhân viên
Quản lý thời gian nghỉ của đội ngũ giảng viên, nhân viên hành chính là công việc thường xuyên và dễ xảy ra sai sót nếu xử lý thủ công.
Tính năng nổi bật:
- Tùy biến loại nghỉ: Phân biệt rõ nghỉ phép, nghỉ bệnh, nghỉ không lương, nghỉ công tác, nghỉ theo chính sách ngành giáo dục.
- Linh hoạt thời gian: Cho phép nghỉ theo ngày, nửa ngày hoặc giờ phù hợp với giáo viên dạy bán thời gian hoặc dạy theo tiết.
- Phê duyệt nhanh chóng: Tích hợp quy trình duyệt nhiều cấp (trưởng bộ môn → HR → BGH).
- Tài liệu minh chứng: Yêu cầu người nghỉ upload giấy khám bệnh, đơn xin nghỉ hoặc quyết định từ phòng đào tạo.
- Quy định thời gian khóa nghỉ: Thiết lập thời gian “không được nghỉ” như giai đoạn ôn thi, tổ chức sự kiện trường.
>>> Xem thêm: Quản lý nhân viên dễ dàng, hiệu quả với Odoo HRM
Documents – Quản lý tài liệu số toàn trường
Việc lưu trữ và xử lý hàng ngàn tài liệu như hồ sơ học sinh, hợp đồng giáo viên, giáo trình giảng dạy, báo cáo chuyên môn… thường tiêu tốn nhiều thời gian và dễ thất lạc.
Tính năng nổi bật:
- Lưu trữ có cấu trúc: Xây dựng hệ thống thư mục theo khối lớp, bộ môn, năm học, nhân sự – dễ tìm kiếm, dễ phân quyền.
- Làm việc hàng loạt: Tag, phân loại, xem trước, chia sẻ nhiều tài liệu cùng lúc.
- Phê duyệt và xử lý tự động: Tự động gửi tài liệu đến người liên quan (BGH, trưởng bộ môn) để duyệt hoặc ký số (khi tích hợp).
- Bảo mật và kiểm soát: Giới hạn chỉnh sửa với các file đang xử lý; ghi lịch sử thao tác (audit trail) đầy đủ.
Appointments – Lên lịch hẹn & tư vấn thông minh
Giao tiếp giữa học viên – giáo viên – phụ huynh là yếu tố quan trọng trong quản lý trường học, nhưng cũng là điểm dễ rối khi thiếu hệ thống đặt lịch hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
- Lên lịch trực tuyến: Cho phép học viên hoặc phụ huynh đặt lịch hẹn với cố vấn học tập, ban giám hiệu, phòng tài vụ… dựa trên khung giờ có sẵn.
- Xác nhận và thanh toán: Hỗ trợ xác nhận lịch hẹn kèm yêu cầu thanh toán trước (đối với các dịch vụ như lớp học thêm, tư vấn du học…).
- Tự động hóa thông báo: Nhắc lịch qua email, SMS, đồng bộ lịch với Google/Outlook để giảm tình trạng "no-show".
- Hỗ trợ nhiều múi giờ: Hữu ích cho trường có học viên hoặc giảng viên nước ngoài.
Accounting – Quản lý tài chính trường học hiệu quả
Phân hệ Accounting giúp nhà trường minh bạch hóa dòng tiền, tối ưu quy trình thu học phí và quản lý ngân sách vận hành.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý học phí: Tạo hóa đơn định kỳ, chia kỳ thanh toán, áp dụng chiết khấu theo chương trình ưu đãi hoặc học bổng.
- Theo dõi công nợ: Xem nhanh tình trạng đóng phí của từng học viên, gửi nhắc nhở tự động khi đến hạn.
- Quản lý ngân sách & dự báo: Thiết lập ngân sách theo phòng ban, chương trình đào tạo; theo dõi biến động tài chính.
- Báo cáo minh bạch: Xuất báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo nguồn thu – chi; tích hợp kiểm toán nội bộ.
Case Study: RT Holdings – Chuẩn hóa quản lý trường học với Odoo
RT Holdings là một trong những tập đoàn đa ngành hàng đầu tại Việt Nam, hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, tư vấn, thương mại – dịch vụ và đầu tư quốc tế, với hơn 2.000 nhân sự. Nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và thúc đẩy chuyển đổi số, RT Holdings đã hợp tác với A1 Consulting triển khai hệ thống Odoo ERP, đặc biệt tập trung vào phân hệ Quản lý nhân sự (HRM).
Thách thức
- Mô hình hoạt động đa đơn vị, đa pháp nhân và đa địa điểm khiến việc quản lý ngày càng phức tạp.
- Các phần mềm hiện tại thiếu tính tích hợp, gây rời rạc trong quy trình, dữ liệu và phối hợp nội bộ.
- Hạn chế trong việc chuẩn hóa vận hành, ra quyết định dựa trên dữ liệu và phát triển chiến lược nhân sự đồng bộ.
Giải pháp
- A1 Consulting triển khai từng giai đoạn: từ quản lý tài chính, học vụ, cơ sở vật chất đến hệ thống HRM.
- Các quy trình như mua sắm, quản lý tài sản, chấm công, tính lương… được số hóa và tự động hóa.
- Hệ thống Odoo được tích hợp liền mạch với Salesforce CRM nhằm đồng bộ thông tin tuyển sinh – kế toán – học vụ, hạn chế nhập liệu thủ công.
- HRM trở thành nền tảng tập trung để quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự, tạo cơ sở dữ liệu thống nhất phục vụ chiến lược dài hạn.
Kết quả:
- Tiết kiệm 60% thời gian làm việc mỗi tuần nhờ các quy trình tự động hóa.
- Vận hành mượt mà, dữ liệu học sinh – nhân sự – tài chính được chia sẻ liền mạch giữa các bộ phận.
- Trải nghiệm khách hàng và nội bộ được cải thiện rõ rệt, tăng hiệu quả tuyển sinh và giữ chân nhân tài.
- Tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược phát triển bền vững, chuyển đổi số toàn diện và xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiện đại.
>>> Xem chi tiết: Case Study: RT Holdings – Tự động hóa quản lý giáo dục với Odoo
Kết luận
Phần mềm quản lý trường học Odoo là giải pháp toàn diện giúp các đơn vị giáo dục tối ưu hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm học viên và đảm bảo hiệu quả hoạt động. Odoo không chỉ là một phần mềm quản lý học viên, mà còn là giải pháp quản lý trường học toàn diện, giúp các tổ chức giáo dục tại Việt Nam chuyển mình mạnh mẽ trong kỷ nguyên số.
Với khả năng tùy biến cao, chi phí hợp lý và tích hợp linh hoạt, Odoo là lựa chọn phù hợp cho cả trường học, trung tâm đào tạo và hệ thống giáo dục đa ngành.
Bạn đang xem xét chuyển đổi số cho đơn vị giáo dục của mình? Hãy liên hệ ngay với các chuyên gia từ A1 Consulting để được tư vấn chi tiết và thiết kế lộ trình triển khai phù hợp nhất.
