Về Clever World
Ra đời năm 2022, Clever World là một mảnh ghép quan trọng trong hệ sinh thái của Tập đoàn Thiên Long – thương hiệu đã quá quen thuộc với người tiêu dùng Việt Nam trong lĩnh vực văn phòng phẩm, đồ chơi và sản phẩm tiêu dùng.
Với định hướng phát triển các mô hình bán lẻ hiện đại, Clever World nhanh chóng xây dựng được mạng lưới cửa hàng, tập trung vào hai thương hiệu: Clever Box và PEEKTOY. Nếu Clever Box hướng tới đối tượng gia đình và học sinh bằng danh mục sản phẩm đa dạng, thì PEEKTOY lại tập trung vào giới trẻ, với không gian mua sắm hiện đại và nhiều trải nghiệm tương tác. Chỉ sau ba năm, đến 2025, Clever World đã có hàng chục cửa hàng trên khắp cả nước, kết hợp với kênh online và offline
Thách thức
Song song với sự phát triển nhanh về quy mô là những khó khăn về quản lý. Clever World ban đầu chủ yếu vận hành bằng một số các hệ thống vận hành cơ bản nhưng hạn chế ở việc liền mạch dữ liệu vì các phần mềm SAAS chưa có sự tích hợp xuyên suốt khiến dữ liệu phân tán, thiếu liên kết giữa các bộ phận. Tại cửa hàng, nhân viên gặp khó khăn khi cập nhật giá bán và chương trình khuyến mãi theo thời gian thực, khả năng tích hợp với các cổng thanh toán và đối soát phải thông qua kiểm tra thủ công. Ở khâu kho vận, các nghiệp vụ nhập – xuất chủ yếu làm bằng tay, dễ dẫn đến sai sót hoặc chậm trễ do hệ thống của Cleverworld sử dụng chưa được tích hợp với WMS của kho sản xuất. Khi mô hình bán lẻ đa kênh mở rộng (cửa hàng vật lý, kênh trực tuyến, phân phối sỉ), những điểm yếu này càng bộc lộ rõ, đặc biệt là ở khâu đồng bộ dữ liệu và chăm sóc khách hàng đa kênh (Zalo, SMS, email).
Một thách thức chung cho hầu hết các nhà bán lẻ là mức độ đáp ứng của chuỗi cung ứng. Clever World làm việc với nhiều nhà cung cấp, bao gồm cả ký gửi và gia công ngoài, nên cần một hệ thống mua hàng minh bạch từ khâu yêu cầu báo giá, ký hợp đồng cho đến việc nhận hàng bồi thường. Ở cấp độ lập kế hoạch (planning), doanh nghiệp phải xử lý một lượng dữ liệu phức tạp: lịch sử bán hàng, mức tồn kho an toàn, MOQ, lead time nhập hàng… tất cả cần được tính toán cho từng cửa hàng lẫn kho trung tâm và kết hợp nhiều tiêu chí để xác định được nhu cầu đặt hàng và châm hàng cho cửa hàng (demand forecast)
Về kế toán tài chính, do các hệ thống khách biệt nên bộ phận kế toán vẫn cần xử lý công nợ, thanh toán và báo cáo bằng nhiều bước thủ công. Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót, khiến ban lãnh đạo thiếu bức tranh toàn cảnh để đưa ra quyết định nhanh.
Sau khi cân nhắc nhiều lựa chọn, ban lãnh đạo Clever World quyết định đầu tư vào Odoo ERP – nền tảng quản trị mã nguồn mở nổi tiếng với khả năng linh hoạt, dễ tùy chỉnh và chi phí triển khai hợp lý, thời gian tiếp cận nhanh chóng và dễ đánh giá. Yếu tố thuyết phục nhất là Odoo có thể tích hợp với nhiều hệ thống bên ngoài, đồng thời phù hợp với tốc độ phát triển nhanh của một doanh nghiệp bán lẻ mới như Clever World. Để hiện thực hóa dự án, công ty đã lựa chọn A1 Consulting – đối tác tư vấn và triển khai ERP với nhiều kinh nghiệm trong ngành bán lẻ, F&B và logistics.
Giải pháp
Khi nhận dự án, A1 Consulting lựa chọn phương pháp tiếp cận linh hoạt, đặt sự hợp tác chặt chẽ với đội ngũ Clever World lên hàng đầu. Dự án được khởi động vào tháng 11/2024 và kéo dài hơn nửa năm, trải qua các giai đoạn từ khảo sát yêu cầu, thiết kế giải pháp, thử nghiệm cho đến đào tạo và chuyển giao.
Thay vì áp dụng một khuôn mẫu cứng nhắc, A1 Consulting cùng Clever World thống nhất đi theo hướng làm đến đâu chắc đến đó. Các cuộc họp chuyên sâu, những buổi workshop phân tích quy trình, hay các vòng kiểm thử với người dùng thật đều diễn ra thường xuyên. Điều này giúp cả hai bên nhanh chóng phát hiện và xử lý vấn đề phát sinh, đồng thời điều chỉnh giải pháp sao cho phù hợp nhất với thực tiễn vận hành.
Về phạm vi, hệ thống ERP được triển khai bao phủ hầu hết các hoạt động cốt lõi: từ bán hàng và marketing tại cửa hàng, đến quản trị chuỗi cung ứng, quản lý kho, kế toán – tài chính, cho đến tích hợp với các nền tảng bên ngoài như thương mại điện tử, thanh toán điện tử, hóa đơn điện tử và hệ thống quản lý kho thông minh (WMS). Cách làm này bảo đảm rằng Clever World không chỉ có một công cụ quản lý nội bộ, mà còn sở hữu một “bộ não trung tâm” có khả năng kết nối và vận hành liền mạch toàn bộ hệ sinh thái bán lẻ đa kênh.
Một điểm đáng chú ý là A1 Consulting không chỉ tập trung vào phần mềm, mà còn chú trọng đến con người – những người trực tiếp sử dụng hệ thống. Đội ngũ nhân viên từ cửa hàng đến hội sở được tham gia đào tạo, thực hành trên môi trường giả lập, thực hiện giai đoạn pilot để đánh giá hệ thống song song với hệ thống bán hàng cũ và nhận hỗ trợ trong suốt giai đoạn go-live. Bên cạnh đó, một trong những yếu tố thành công của hệ thống là nhờ vào đội ngũ Key-users và đội ngũ Công nghệ thông tin hỗ trợ từ Tập đoàn Thiên Long, những nhân sự đã có kinh nghiệm triển khai qua hệ thống có độ lớn về quy mô và phức tạp về nghiệp vụ, thấu hiểu cách thức phối hợp với các đối tác và là cầu nối quan trọng với người dùng. Nhờ đó, tỷ lệ chấp nhận và làm chủ hệ thống của nhân viên tăng nhanh, giảm đáng kể tình trạng “ngại đổi mới” vốn thường gặp ở các dự án công nghệ.
Kết quả là đến ngày 01/06/2025, Clever World chính thức đưa hệ thống Odoo ERP vào vận hành. Mốc go-live này không chỉ phản ánh nỗ lực của cả hai đội dự án, mà còn cho thấy cách một doanh nghiệp trẻ có thể nhanh chóng xây dựng nền tảng quản trị hiện đại nếu chọn đúng công nghệ và đúng đối tác đồng hành.
Kết quả
Chỉ sau một thời gian ngắn đưa hệ thống Odoo ERP vào vận hành, Clever World đã ghi nhận nhiều cải thiện rõ rệt trong hoạt động kinh doanh và quản trị. Nếu như trước đây, phần lớn quy trình còn phụ thuộc vào xử lý thủ công, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót, thì nay đa số đã được tự động hóa và hiển thị theo thời gian thực.
Thứ nhất, hiệu quả vận hành được nâng cao. Các quy trình mua hàng, quản lý kho và luân chuyển hàng hóa trở nên nhanh chóng, chính xác và dễ kiểm soát hơn. Hệ thống giúp giảm bớt gánh nặng cho các bộ phận vận hành, đồng thời đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng.
Thứ hai, trải nghiệm khách hàng được cải thiện. Với hệ thống POS hiện đại, khách hàng được cung cấp thông tin minh bạch về đơn hàng, chương trình khuyến mãi và quyền lợi thành viên ngay tại quầy thanh toán. Các hoạt động chăm sóc khách hàng cũng được cá nhân hóa và đồng bộ qua nhiều kênh OTP góp phần gia tăng sự hài lòng và gắn bó.
Thứ ba, dữ liệu tài chính trở nên minh bạch và kịp thời. Các báo cáo tài chính, công nợ và dòng tiền được cập nhật tự động, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.
Cuối cùng, hệ thống mới giúp tối ưu chi phí vận hành. Việc tích hợp thanh toán điện tử, hóa đơn điện tử và công cụ lập kế hoạch nhu cầu hàng hóa giúp giảm khối lượng công việc giấy tờ, hạn chế sai sót và hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt hơn nguồn lực sẵn có.
Những kết quả này cho thấy Odoo ERP đã thực sự trở thành nền tảng quản trị trung tâm, giúp Clever World vận hành tinh gọn hơn, hướng đến sự phát triển bền vững trong dài hạn.
Tại lễ go-live, ông Nguyễn Đức Hạnh – Giám đốc Công nghệ Thông tin Tập đoàn Thiên Long nhấn mạnh:
“Kết quả hôm nay là sự nỗ lực chung của cả hai đội dự án. Nhưng chúng tôi cũng hiểu rằng go-live chỉ là điểm khởi đầu. Điều quan trọng là phải tiếp tục khai thác hệ thống, sáng tạo và tối ưu hơn nữa trong giai đoạn tới. Clever World hy vọng sẽ tiếp tục có được sự đồng hành của A1 Consulting để hành trình này luôn vững chắc.”
Thành công bước đầu cho thấy dự án không chỉ giải quyết các khó khăn hiện tại mà còn đặt nền móng cho Clever World tiến xa hơn: tăng trưởng nhanh nhưng vẫn duy trì tính bền vững, với ROI cao ngay từ năm đầu tiên.
Kết luận
Dự án Odoo ERP tại Clever World không chỉ là một bước tiến về công nghệ, mà còn là một minh chứng cho cách một doanh nghiệp trẻ có thể xây dựng nền tảng quản trị hiện đại ngay từ giai đoạn khởi đầu. Việc lựa chọn A1 Consulting làm đối tác đồng hành cho thấy sự đúng đắn trong chiến lược “chọn công nghệ phù hợp, chọn đối tác đúng tầm” của ban lãnh đạo Clever World.
Từ góc nhìn quản trị, dự án cũng mang lại nhiều bài học giá trị. Thứ nhất, sự cam kết từ ban lãnh đạo là yếu tố quyết định thành công, bởi ERP không chỉ là phần mềm mà là sự thay đổi toàn diện trong cách vận hành. Thứ hai, phương pháp triển khai linh hoạt giúp doanh nghiệp xử lý nhanh các tình huống phát sinh và đảm bảo hệ thống phù hợp với thực tế. Thứ ba, yếu tố con người – từ việc đào tạo, hỗ trợ đến khuyến khích sử dụng – chính là chìa khóa để hệ thống nhanh chóng được chấp nhận và phát huy hiệu quả.
Nhìn về phía trước, Clever World đã có trong tay một nền tảng quản trị vững chắc để tiếp tục mở rộng thị trường. Với sự đồng hành lâu dài từ A1 Consulting, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin chinh phục những mục tiêu tham vọng hơn: không chỉ là mở thêm cửa hàng, mà còn là nâng cao trải nghiệm khách hàng, khai thác dữ liệu để sáng tạo sản phẩm, và dần dần xây dựng vị thế vững chắc trong ngành bán lẻ hiện đại tại Việt Nam.
Dự án này là minh chứng rõ ràng rằng, khi công nghệ được triển khai đúng cách và gắn kết với chiến lược kinh doanh, nó không chỉ giúp giải quyết vấn đề trước mắt mà còn trở thành bệ phóng cho sự phát triển lâu dài. Với Clever World, hành trình chuyển đổi số mới chỉ bắt đầu, nhưng nền móng đã được đặt ra một cách chắc chắn để đi xa.
