Đối với doanh nghiệp ở mọi quy mô, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là yếu tố then chốt để đạt được thành công trong kinh doanh. Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho phép các công ty phối hợp và tinh giản chuỗi hoạt động cung ứng phức tạp, từ việc biến nguyên liệu thô thành sản phẩm hoàn thiện và giao chúng đến tay khách hàng.
Bằng cách tích hợp các tính năng quản lý chuỗi cung ứng thiết yếu, các hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả đồng thời kiểm soát chi phí.
Vai trò của ERP trong quản lý chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là một quy trình phức tạp, liên quan đến việc phân tích nhu cầu, tìm nguồn cung cấp nguyên liệu, sản xuất và phân phối sản phẩm đến tay khách hàng. Các hệ thống ERP phổ biến hiện nay bao gồm các mô-đun giúp quản lý các chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng như lập kế hoạch, mua sắm, sản xuất, quản lý tồn kho, kho bãi và đơn hàng. Điều này giúp doanh nghiệp có thể phối hợp, tối ưu hóa và tự động hóa các công việc này để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giảm chi phí vận hành.
Vì tất cả dữ liệu kinh doanh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, hệ thống ERP mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về chuỗi cung ứng, tài chính và các thông tin quan trọng khác. Sự tích hợp giữa các mô-đun giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và điều phối hoạt động sản xuất, mua sắm dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng. Điều này cũng giúp giảm thiểu những vấn đề thường gặp khi sử dụng nhiều phần mềm riêng biệt cho từng chức năng chuỗi cung ứng. Hơn nữa, ERP còn giúp tự động hóa các quy trình trong chuỗi cung ứng, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu sai sót do con người.
Sự kết nối giữa các mô-đun ERP còn cải thiện việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp các nhóm làm việc hiệu quả và hợp tác chặt chẽ hơn. Ví dụ, khi có thông tin chính xác về hợp đồng nhà cung cấp, công suất chuỗi cung ứng và nhu cầu của khách hàng, các nhà quản lý mua sắm có thể đặt mua đủ số lượng nguyên liệu để tối đa hóa sản xuất, đồng thời đảm bảo chi phí được kiểm soát. Tương tự, việc nhìn nhận toàn bộ hiệu suất chuỗi cung ứng giúp các nhà quản lý logistics tìm ra cơ hội để cải thiện hiệu quả công việc.
Lợi ích của việc sử dụng ERP trong quản lý chuỗi cung ứng
Việc sử dụng hệ thống ERP để tích hợp các công việc quan trọng trong chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lợi ích phổ biến:
- Nâng cao hiệu quả: Hệ thống ERP giúp cải thiện hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng theo nhiều cách. Nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các chức năng chuỗi cung ứng thông qua tự động hóa, đồng thời cải thiện khả năng giám sát toàn diện chuỗi cung ứng, giúp các bên liên quan nhanh chóng đưa ra quyết định để giảm chi phí trong sản xuất, logistics và mua sắm.
- Tăng cường giữ chân khách hàng: Bằng cách tích hợp dữ liệu và quy trình chuỗi cung ứng, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tốt hơn, tối ưu hóa lịch trình sản xuất và đưa ra dự báo chính xác về ngày giao hàng. Những cải tiến này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng cam kết với khách hàng, từ đó xây dựng lòng trung thành và giữ chân khách hàng.
- Tự động hóa quy trình làm việc: Các hệ thống ERP dựa trên đám mây tự động hóa việc luân chuyển dữ liệu trong và giữa các phòng ban, tăng tốc quy trình chuỗi cung ứng và giảm thiểu tối đa công việc thủ công. Ví dụ, hệ thống có thể tự động thông báo cho bộ phận mua sắm khi lượng nguyên liệu quan trọng trong kho giảm xuống dưới mức quy định.
- Giảm chi phí hoạt động và chi phí quản lý: Với khả năng giám sát tốt hơn về cung và cầu, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa tồn kho - mua đủ nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu mà không gây ra tình trạng dư thừa. Điều này giúp tiết kiệm không gian kho bãi và chi phí. Các quy trình tự động cũng giảm thiểu chi phí hành chính và sai sót như đặt mua sai số lượng nguyên liệu, những sai sót này có thể gây ra tốn kém cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
- Giảm thiểu các vấn đề về CNTT: Việc sử dụng hệ thống ERP cho quản lý chuỗi cung ứng cũng giúp đơn giản hóa công tác IT. Doanh nghiệp không cần phải giải quyết những phức tạp trong việc tích hợp dữ liệu từ các hệ thống phần mềm khác nhau hoặc học cách vận hành các ứng dụng từ các nhà cung cấp khác nhau. Các mô-đun ERP chia sẻ cùng một dữ liệu theo thời gian thực, loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.
- Giải pháp chuỗi cung ứng linh hoạt: Linh hoạt là yếu tố quan trọng đối với chuỗi cung ứng hiện đại. Doanh nghiệp phải có khả năng phát hiện và phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi trong năng lực nhà cung cấp, tuyến đường vận chuyển và nhu cầu khách hàng. Các tính năng phân tích dự báo và lập kế hoạch kịch bản giúp doanh nghiệp nhận diện và giải quyết các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng đến hoạt động.
- Giảm tắc nghẽn: Mỗi bước trong chuỗi cung ứng phụ thuộc vào các bước trước đó. Ví dụ, kế hoạch kém có thể dẫn đến việc không mua nguyên liệu đúng thời điểm, gây ra tình trạng tồn kho không đủ và làm gián đoạn sản xuất. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp nhận diện các tắc nghẽn tiềm ẩn, thông báo cho các đội nhóm liên quan và phân bổ tài nguyên cần thiết để duy trì công suất sản xuất và tiếp tục giao hàng đúng hạn cho khách hàng.
13 cách ERP cải thiện Quản lý chuỗi cung ứng
Hệ thống ERP có thể cải thiện quản lý chuỗi cung ứng ở mọi giai đoạn, từ lập kế hoạch, mua sắm, quản lý tồn kho, sản xuất đến giao hàng. Dưới đây là 13 cách mà doanh nghiệp có thể sử dụng ERP để cải thiện quản lý chuỗi cung ứng:
- Lập kế hoạch: Các tính năng lập kế hoạch trong phần mềm ERP giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu tồn kho và sản xuất dựa trên các yếu tố như nhu cầu lịch sử, biến động theo mùa và dự báo bán hàng. Phần mềm giúp lập lịch sản xuất để đáp ứng khối lượng đơn hàng của khách hàng và đảm bảo rằng lao động, máy móc và nguyên vật liệu sẵn có để sản xuất đúng tiến độ.
- Mua sắm: Việc thay thế các bước thủ công, giấy tờ bằng quy trình mua sắm tự động có thể giảm chi phí và cải thiện kiểm soát quy trình mua hàng. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình mua sắm bằng cách tự động hóa các bước phê duyệt thủ công tốn thời gian. Hệ thống theo dõi đơn hàng giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về những gì đã được đặt và thời gian giao hàng.
- Cung ứng: Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình cung ứng từ việc đánh giá và phê duyệt nhà cung cấp, quản lý các đề xuất giá và theo dõi đơn hàng. Phần mềm cung ứng giúp giảm chi phí bằng cách đảm bảo rằng đơn hàng được gửi đến các nhà cung cấp đã được phê duyệt và tận dụng các điều khoản hợp đồng đã đàm phán. Các bảng điều khiển và báo cáo cung cấp cái nhìn thời gian thực về chi tiêu và hiệu suất nhà cung cấp.
- Thực thi chuỗi cung ứng: Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý các quy trình sản xuất phức tạp, phối hợp tồn kho, nguồn lực sản xuất và logistics để đảm bảo hoàn thành và giao hàng đúng hạn. Doanh nghiệp có thể giám sát trực tiếp mọi giai đoạn trong quy trình sản xuất từ đơn hàng bán hàng đến hoàn thành.
- Giám sát: Việc giám sát chuỗi cung ứng đòi hỏi doanh nghiệp phải thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, quá trình này vừa phức tạp lại tốn thời gian, dễ mắc lỗi và gần như không thể có thông tin cập nhật. Với dữ liệu chuỗi cung ứng được tích hợp vào cơ sở dữ liệu hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể sử dụng bảng điều khiển thời gian thực để giám sát hiệu suất trên toàn bộ chuỗi cung ứng, giúp nhanh chóng điều chỉnh khi có vấn đề như trễ giao hàng hay hỏng hóc thiết bị sản xuất.
- Bảo trì: Các ứng dụng bảo trì và quản lý tài sản tích hợp vào bộ ERP giúp doanh nghiệp theo dõi việc sử dụng thiết bị, lên kế hoạch bảo trì để duy trì sản xuất suôn sẻ và giám sát chi phí tài sản.
- Đo lường: Quản lý chuỗi cung ứng thành công phụ thuộc nhiều vào khả năng thu thập, phân tích và rút ra các thông tin hữu ích từ dữ liệu. Các giải pháp ERP cung cấp khả năng đo lường và báo cáo mạnh mẽ, thu thập dữ liệu từ các nguồn bên trong và bên ngoài. Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng điều khiển và báo cáo tùy chỉnh để giám sát các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) và các chỉ tiêu chuỗi cung ứng, chẳng hạn như thời gian chu kỳ sản xuất, mức tồn kho và hiệu suất nhà cung cấp.
- Hợp tác và giao tiếp: Các hệ thống ERP tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và hợp tác trong nội bộ doanh nghiệp cũng như với các nhà cung cấp bên ngoài. Các bộ phận như mua sắm, sản xuất, bán hàng và quản lý tồn kho đều sử dụng chung một cơ sở dữ liệu, thông tin được cập nhật bởi một nhóm sẽ ngay lập tức có sẵn cho các nhóm khác. Các cổng thông tin giúp nhà cung cấp và khách hàng theo dõi trạng thái đơn hàng và giao tiếp hiệu quả với doanh nghiệp.
- Quản lý tồn kho: Các hệ thống quản lý tồn kho phức tạp giúp doanh nghiệp đảm bảo duy trì số lượng tồn kho hợp lý để phục vụ sản xuất và hoàn thành đơn hàng của khách hàng. Ví dụ, hệ thống ERP có thể cảnh báo nhóm mua sắm khi đến lúc phải đặt hàng lại, dựa trên các yếu tố như dữ liệu bán hàng theo mùa, nhu cầu dự đoán của khách hàng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp, ngoài mức tồn kho hiện tại.
- Quản lý kho bãi: Các hệ thống quản lý kho (WMS) tích hợp vào bộ ERP giúp doanh nghiệp vận hành kho bãi hiệu quả hơn, giảm chi phí và giao hàng nhanh chóng. WMS giúp tối ưu hóa không gian kho, giám sát tồn kho, theo dõi năng suất và cải thiện hiệu quả đóng gói và lấy hàng.
- Quản lý vật liệu/Kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP): Phần mềm kế hoạch yêu cầu vật liệu giúp doanh nghiệp lập kế hoạch lịch trình sản xuất hiệu quả bằng cách đảm bảo rằng nguyên liệu phù hợp có sẵn đúng lúc. Phần mềm xác định số lượng nguyên liệu thô và các vật tư khác cần thiết để đáp ứng nhu cầu, và thời gian cần thiết cho việc cung ứng. Các hệ thống MRP tiên tiến cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa sản xuất và giao hàng bằng cách phân tích ảnh hưởng của nhiều kịch bản khác nhau, chẳng hạn như các địa điểm giao hàng khác nhau.
- Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp: Đánh giá liên tục hiệu suất của nhà cung cấp giúp doanh nghiệp chọn các nhà cung cấp có thể đáp ứng yêu cầu một cách nhất quán. Phần mềm ERP cung cấp các phân tích mà doanh nghiệp có thể sử dụng để đo lường và so sánh hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các chỉ số như thời gian giao hàng, giao hàng đúng hạn, độ chính xác đơn hàng và chi phí.
- Khả năng nhìn nhận toàn cầu: Các hệ thống ERP có thể cung cấp cái nhìn tốt hơn về nguyên vật liệu, bộ phận phụ và sản phẩm hoàn chỉnh khi chúng di chuyển từ cung cấp đến sản xuất và giao hàng — cả trong và ngoài doanh nghiệp. Khả năng giám sát chuỗi cung ứng này rất quan trọng để tăng hiệu quả hoạt động và cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể theo dõi nguyên vật liệu khi chúng di chuyển từ các nhà cung cấp đến kho bãi của công ty, giám sát tồn kho, sản xuất và cuối cùng là giao sản phẩm hoàn chỉnh đến khách hàng.
Triển khai quản lý chuỗi cung ứng với ERP
Việc tích hợp quản lý chuỗi cung ứng với các bộ phận khác của doanh nghiệp rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Để làm được điều này, việc chọn hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là rất quan trọng.
Giải pháp ERP dựa trên đám mây (cloud-based) thường phù hợp hơn so với các hệ thống on premise vì không cần phải đầu tư vào phần cứng hay bảo trì hệ thống phức tạp. Hệ thống đám mây có thể mở rộng dễ dàng và nhân viên có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ đâu có Internet. Nếu doanh nghiệp bạn có kế hoạch mở rộng trong tương lai, ví dụ như bán hàng quốc tế, bạn nên chọn hệ thống ERP hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và tiền tệ. Đồng thời, nếu doanh nghiệp cần thêm tính năng chuyên biệt cho chuỗi cung ứng, bạn nên kiểm tra xem liệu các ứng dụng đó có thể tích hợp với ERP không.
Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng với NetSuite ERP
Giải pháp quản lý chuỗi cung ứng dựa trên đám mây của NetSuite giúp các công ty phân tích nhu cầu, phân bổ tài nguyên và lập kế hoạch sản xuất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đồng thời kiểm soát chi phí. Việc tích hợp các chức năng chuỗi cung ứng vào hệ thống ERP NetSuite giúp dữ liệu sản xuất, thông tin tài chính, tồn kho và đơn hàng luôn được cập nhật theo thời gian thực, giúp các bộ phận mua hàng, lập kế hoạch và sản xuất luôn có thông tin chính xác nhất. Các tính năng lập kế hoạch nhu cầu và quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu, tối ưu hóa việc cung cấp hàng hóa và tăng doanh thu.
Phần mềm mua sắm giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình mua hàng, giao tiếp với nhà cung cấp và tăng độ chính xác của đơn hàng.
Các doanh nghiệp nhỏ hay các công ty đa quốc gia đều có thể tận dụng phần mềm sản xuất của NetSuite ERP để tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ việc lập kế hoạch lao động, máy móc đến nguyên vật liệu.
Các công ty có hoạt động quốc tế có thể quản lý nhiều chi nhánh từ một hệ thống ERP duy nhất. Hệ thống này hỗ trợ 27 ngôn ngữ, 190 loại tiền tệ và các yêu cầu kế toán, thuế địa phương, giúp doanh nghiệp dễ dàng hợp tác với khách hàng và nhà cung cấp trên toàn thế giới.
Kết luận
Các hệ thống ERP tích hợp và tự động hóa các hoạt động chuỗi cung ứng từ lập kế hoạch nhu cầu, mua sắm, sản xuất đến phân phối, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng và giảm chi phí.
Đừng ngần ngại liên hệ với A1 Consulting ngay hôm nay nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để tối ưu chuỗi cung ứng của doanh nghiệp mình.
A1 Consulting tự hào là đối tác chiến lược của NetSuite ERP tại Việt Nam, cung cấp giải pháp quản lý chuỗi cung ứng và ERP toàn diện cho các doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ từ A1 Consulting, các doanh nghiệp sẽ được triển khai và tối ưu hóa hệ thống NetSuite ERP, giúp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn, giảm chi phí và tăng trưởng bền vững.