Tổng quan
Điều hành một trung tâm thương mại lớn chưa bao giờ là việc dễ dàng. Với hàng trăm gian hàng, cơ sở hạ tầng phức tạp, hàng loạt quy trình vận hành và hàng ngàn lượt khách ghé thăm mỗi ngày, đội ngũ quản lý luôn phải vận hành như một cỗ máy chính xác.
Ở điều kiện bình thường, đó đã là một bài toán không đơn giản. Khi đại dịch COVID-19 bùng phát, thách thức còn lớn hơn gấp bội. Làm sao để vẫn giữ cho trung tâm hoạt động ổn định, đảm bảo tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về y tế, và cùng lúc đó duy trì sự phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan?
Tại Aeon Mall Bình Dương (TP. Thuận An), ban quản lý đã chọn cách tiếp cận chủ động: áp dụng công nghệ để tái tổ chức cách vận hành của mình. Và giải pháp được lựa chọn chính là nền tảng làm việc số Lark.
Bài toán đặt ra
Trước dịch bệnh, việc liên lạc giữa nhân viên trung tâm với các cửa hàng thuê mặt bằng và các đối tác thường được thực hiện trực tiếp, chủ yếu qua giấy tờ và các quy trình thủ công.
Khi các biện pháp giãn cách được thực hiện nghiêm ngặt, cách làm này không còn phù hợp. Aeon Mall Bình Dương cần một giải pháp thay thế không chỉ đảm bảo an toàn mà còn phải tăng tính hiệu quả. Họ muốn một hệ thống có thể chuyển toàn bộ quy trình vận hành truyền thống sang hình thức trực tuyến, đồng thời đảm bảo thông tin không bị gián đoạn.
Digital Promotion Team tại văn phòng đại diện AEONMALL tại TP.HCM đã đề xuất Lark như một lựa chọn phù hợp. Sau khi được New Business Strategy Team tại AEONMALL Việt Nam phê duyệt, nền tảng này chính thức được triển khai tại Aeon Mall Bình Dương.
Giải pháp từ Lark
Với sự hỗ trợ của Lark, ban quản lý đã có thể tổ chức lại quy trình làm việc theo hướng số hóa hoàn toàn.
Các biểu mẫu và quy trình trước đây được thay thế bằng tính năng Khảo sát và Phê duyệt ngay trên Lark. Nhờ khả năng hoạt động linh hoạt trên mọi thiết bị, hệ thống phê duyệt mới cho phép ban quản lý dễ dàng nắm bắt hoạt động từ xa và xử lý mọi tình huống trong thời gian ngắn nhất.
Tính năng Thông báo (Announcement) giúp trung tâm nhanh chóng gửi thông tin đến các gian hàng và nhận phản hồi kịp thời. Tất cả dữ liệu được lưu trữ tập trung, cho phép phân tích và đưa ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính như trước.
Kết quả đạt được
Việc áp dụng Lark tại Aeon Mall Bình Dương đã mang lại nhiều chuyển biến tích cực:
- Loại bỏ quy trình giấy tờ rườm rà, tiết kiệm thời gian xử lý
- Đáp ứng tốt các yêu cầu về giãn cách xã hội trong giai đoạn dịch bệnh
- Báo cáo và dữ liệu tập trung, hỗ trợ việc theo dõi và điều hành hiệu quả hơn
- Mọi phản hồi từ người thuê được xử lý qua một kênh duy nhất, rõ ràng và minh bạch
- Tăng cường tương tác liên tục giữa ban quản lý và các bên liên quan thông qua thiết bị di động
“Lark đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của chúng tôi tại Aeon Mall Bình Dương. Nền tảng này đã giúp chúng tôi duy trì sự phối hợp nhịp nhàng, ngay cả khi làm việc từ xa, đồng thời hỗ trợ đắc lực trong giai đoạn chống dịch. Chúng tôi hoàn toàn tin tưởng vào tiềm năng phát triển lâu dài của giải pháp này.”
– Nguyễn Thị Huyền
New Business Strategy Manager, AEON Mall Vietnam
