Tổng quan
Trong nỗ lực hiện đại hóa quy trình vận hành và mở rộng hoạt động sản xuất một cách hiệu quả, Công ty Cổ phần Bestmix – doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp phụ gia và hóa chất cho ngành bê tông và vật liệu xây dựng – đã lựa chọn A1 Consulting là đối tác để triển khai hệ thống Odoo ERP.
Kết quả mang lại là một cuộc chuyển mình toàn diện trong cách doanh nghiệp quản lý sản xuất, tồn kho, bán hàng và tài chính – tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Thách thức
Với sứ mệnh cung cấp các giải pháp phụ gia chất lượng cao, Bestmix phục vụ hàng nghìn khách hàng trong ngành xây dựng và sản xuất vật liệu trên khắp Việt Nam. Danh mục sản phẩm của Bestmix bao gồm các loại phụ gia bê tông, hóa chất xây dựng, sản phẩm chống thấm và các giải pháp kỹ thuật tiên tiến ứng dụng trong xây dựng hạ tầng.
Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, hệ thống vận hành truyền thống không còn đáp ứng được yêu cầu; một giải pháp công nghệ mạnh mẽ và tích hợp để kiểm soát hiệu quả toàn bộ chuỗi hoạt động là vô cùng cần thiết.
Trước khi hợp tác với A1 Consulting để triển khai Odoo, Bestmix phải đối mặt với nhiều khó khăn trong vận hành, đặc biệt khi công ty mở rộng quy mô và nâng cao yêu cầu kiểm soát chất lượng.
Trong nhiều năm, Bestmix giống như những doanh nghiệp truyền thống - rất quen với việc sử dụng phần mềm kế toán thông thường, trong khi các hoạt động quan trọng khác như bán hàng, quản lý kho, sản xuất hay chăm sóc khách hàng có nhiều công đoạn vẫn phải xử lý thủ công hoặc lưu trữ rời rạc ở các bảng tính, Excel file. Việc này không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn khiến quy trình trở nên phân mảnh, khó kiểm soát và dễ xảy ra sai sót.
Một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất chính là bảo mật những thông tin quan trọng trong quy trình sản xuất. Và một hệ thống ERP có sự linh hoạt nhất định như Odoo đang xử lý được những kỳ vọng này của Bestmix.
Bên cạnh đó, quy trình logistics cũng tồn tại nhiều điểm nghẽn. Trong ngành hóa chất xây dựng, việc vận chuyển hàng hóa có thể kéo dài nhiều ngày. Tuy nhiên, hệ thống cũ không cho phép theo dõi chính xác trạng thái “đi đường” của hàng hóa. Bestmix cần một cơ chế xác nhận đa chiều giữa kho chuyển và kho nhận, cũng như các tính năng tự động thông báo (notification) tùy biến để hỗ trợ các phòng ban theo dõi công việc hiệu quả hơn.
Việc nhập liệu thủ công cũng gây ra nhiều rủi ro. Các sai sót trong quá trình nhập đơn hàng, số lượng hoặc giá bán có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính và vận hành. Do đó, Bestmix đặc biệt quan tâm đến việc giảm thiểu lỗi người dùng cuối, thông qua các công cụ hỗ trợ tự động và kiểm soát dữ liệu đầu vào.
Về mặt kinh doanh, Bestmix phục vụ đa dạng đối tượng – từ khách hàng dự án, nhà phân phối đến chi nhánh nội bộ. Tuy nhiên, quy trình đặt hàng từ chi nhánh về kho tổng, hay quản lý thông tin đơn hàng, giá bán và chương trình khuyến mãi vẫn được xử lý thủ công và rời rạc.
Thêm vào đó, Bestmix cần quản lý đồng thời nhiều loại giá bán cho mỗi đơn hàng – bao gồm giá niêm yết, giá bán thực tế và giá phải thu – nhưng chưa có hệ thống nào đủ linh hoạt để hỗ trợ. Doanh nghiệp cũng muốn theo dõi chặt chẽ doanh số, doanh thu và hạn mức theo từng đại lý, từng chi nhánh, để thiết kế chương trình ưu đãi và kiểm soát hiệu quả tài chính.
“Chúng tôi đủ năng lực để thu thập dữ liệu từ mọi quy trình nhưng thiếu một hệ thống đủ mạnh để liên kết, kiểm soát và phát triển nó. Việc quản lý vận hành thủ công khiến chúng tôi mất nhiều thời gian và công sức mà vẫn không tránh khỏi sai sót.” - Anh Đặng Hoàng Nam - Business Development Manager.
Giải pháp
Trải qua hơn 1 năm để nhìn lại toàn bộ các quy trình vận hành đang có, so sánh và lựa chọn giữa nhiều nền tảng ERP trên thị trường, Bestmix lựa chọn Odoo phiên bản Enterprise làm nền tảng cốt lõi - đánh dấu bước chuyển mình trong công cuộc chuyển đối số của mình
Với định hướng "chuẩn hóa trước – tùy biến sau", Bestmix triển khai Odoo giai đoạn 1 hoàn toàn theo luồng chuẩn, tập trung vào tự động hóa quy trình và kết nối dữ liệu nội bộ. Các ứng dụng cốt lõi như Sales, Inventory, Manufacturing, và Accounting được tích hợp đồng bộ, giúp tăng hiệu suất và giảm lỗi vận hành.
A1 Consulting cùng đội ngũ chuyên gia tư vấn của mình đã đồng hành cùng Bestmix triển khai hệ thống quản lý ERP tích hợp các phân hệ cốt lõi:
- Mua hàng (Purchasing): Tự động hóa quy trình mua nguyên vật liệu, theo dõi trạng thái đơn hàng và công nợ nhà cung cấp.
- Bán hàng (Sales): Tối ưu quy trình bán hàng đa kênh, phục vụ cả khách lẻ, dự án và chi nhánh nội bộ, tích hợp quản lý nhiều loại giá và chính sách khuyến mãi.
- Quản lý kho (Inventory): Ứng dụng luồng xác nhận kho chuyển - kho nhận, theo dõi hàng trên đường, cảnh báo tồn kho và tự động hóa thông báo nội bộ theo trạng thái công việc.
- Sản xuất (Manufacturing): Kiểm soát quy trình sản xuất từ nguyên liệu đến thành phẩm, đảm bảo chất lượng , công thức BOM được phân quyền cho đúng đối tượng nhằm đảo bảo tính bảo mật tuyệt đối và hạn chế rủi ro sai sót của người dùng. .
- Kế toán (Accounting): theo dõi giá thành sản xuất, hạch toán tự động, kết nối dữ liệu tức thời từ các bộ phận và kiểm soát quy trình bán hàng tối đa (theo dõi công nợ, hạn mức hoặc các phê duyệt liên quan đến giảm giá).
“Chúng tôi muốn xây dựng một nền móng vững chắc. Odoo cho phép chúng tôi vận hành linh hoạt mà vẫn đảm bảo chuẩn hóa và bảo mật. A1 Consulting đã giúp chúng tôi đi đúng hướng từ ngày đầu.” - Anh Đặng Hoàng Nam - Business Development Manager.
Kết quả
Dự án bắt đầu từ tháng 3/2022 và hoàn tất chỉ sau 4 tháng – đây chính là ưu điểm của việc triển khai Odoo theo phương pháp tiếp cận đã nhắc ở trên “"chuẩn hóa trước – tùy biến sau". Hiện tại, Odoo đang hỗ trợ toàn bộ các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm:
- Bán hàng & Mua hàng – Quy trình phê duyệt và cập nhật theo thời gian thực giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn.
- Tồn kho & Sản xuất – Theo dõi kho theo thời gian thực, định mức nguyên vật liệu (BOM), và lập kế hoạch sản xuất giúp giảm lãng phí và tối ưu nguồn lực.
- Kế toán – Dữ liệu được liên kết đồng bộ giúp lập báo cáo tài chính tự động, minh bạch và tiết kiệm thời gian đối chiếu.
“Trước đây mỗi tuần chúng tôi mất rất nhiều thời gian để đối chiếu sản xuất và tồn kho. Giờ mọi thứ đều tự động, theo thời gian thực – tiết kiệm rất nhiều công sức.” Anh Đặng Hoàng Nam - Business Development Manager
Từ khi chính thức sử dụng Odoo, Bestmix đã ghi nhận những cải thiện đáng kể về hiệu suất, tính minh bạch và khả năng ra quyết định. Các phòng ban giờ đây làm việc liền mạch nhờ dữ liệu tập trung. Việc lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn, vòng quay tồn kho cũng được cải thiện nhờ dự báo nhu cầu hiệu quả.
Tính bảo mật và nhất quán dữ liệu cũng được nâng cao. Các tính năng kiểm soát truy cập và theo dõi hoạt động trên Odoo giúp Bestmix duy trì tính tuân thủ và sự minh bạch trong vận hành.
“Chúng tôi đánh giá cao tính linh hoạt và khả năng mở rộng của Odoo. Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống cũng sẵn sàng lớn lên cùng chúng tôi. Hiện chúng tôi đã lên kế hoạch triển khai thêm nhiều module mới.” - Anh Đặng Hoàng Nam - Business Development Manager
Sau khi hệ thống được vận hành chính thức, đội ngũ Bestmix tiếp tục vận hành hệ thống theo hướng áp dụng triệt để, đào tạo mở rộng cho các nhân sự mới. Ngoài ra phía Bestmix cũng phát triển đội ngũ IT BA nội bộ để tiếp nhận các ý kiến/yêu cầu của người dùng nhằm cải tiến hệ thống theo hướng tối ưu nhất.
Kế hoạch tiếp theo
Sau gần hai năm kể từ khi vận hành Odoo giai đoạn đầu, từ những kết quả tích cực đạt được, tháng 2/2025, Bestmix đã chính thức quyết định nâng cấp hệ thống lên phiên bản mới nhất – Odoo 18 với sự hỗ trợ của đội ngũ A1 Consulting để tận dụng các tính năng mới và khả năng tối ưu hiệu suất mà bản cập nhật này đem lại.
Với nền tảng số đã được thiết lập, Bestmix đang hướng đến giai đoạn tiếp theo trong hành trình số hóa. Đồng thời, đội ngũ quản lý cũng phối hợp chặt chẽ với A1 Consulting để đào tạo nội bộ và tối ưu quy trình làm việc, đảm bảo mọi bộ phận khai thác hiệu quả tối đa từ nền tảng ERP.
Hành trình của Bestmix cùng Odoo là minh chứng cho thấy một hệ thống ERP được triển khai đúng cách có thể giúp doanh nghiệp sản xuất tăng trưởng thông minh, phản ứng linh hoạt với thị trường và xây dựng mô hình vận hành bền vững.